淺析做好文秘工作對施工企業(yè)的作用及影響

閆芬

摘要：在施工企業(yè)中，文秘工作主要是負(fù)責(zé)企業(yè)內(nèi)部上下級之間、企業(yè)與外部各機(jī)構(gòu)單位之間的溝通與協(xié)調(diào)，是領(lǐng)導(dǎo)必不可少的參謀助手。在經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的時(shí)代，各個(gè)施工企業(yè)也越來越重視企業(yè)當(dāng)中的文秘工作，對文秘工作的水平和能力要求也在逐漸提高。因此，在這種背景下，文秘人員必須要切實(shí)做好工作才能更好的服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展。本文中將對文秘工作的重要性以及文秘如何更好的服務(wù)于企業(yè)提出幾點(diǎn)意見。

關(guān)鍵詞：文秘工作；施工企業(yè)；重要性

不論在何種企業(yè)中，文秘工作都是不可缺少的一個(gè)工作部門。如果將企業(yè)比作一部高效運(yùn)轉(zhuǎn)的機(jī)器，那么文秘工作就是這部機(jī)器中連接各個(gè)部件的螺絲釘，看似不起眼，但是缺少它是萬萬不可的。只有真正重視文秘工作并且發(fā)揮其最大作用，才能使企業(yè)更好的運(yùn)轉(zhuǎn)。

一、施工企業(yè)中文秘工作的重要作用

（一）施工企業(yè)中文秘工作的屬性

一是服務(wù)性。這也是文秘工作的最基本職能，就是為企業(yè)中的各級領(lǐng)導(dǎo)、各個(gè)部門、每位員工提供各類型的服務(wù)工作，比如文件的上傳下達(dá)、公務(wù)用章的管理等等，該項(xiàng)職能的重要性不言而喻。

二是政治性。一般來說，文秘工作主要的服務(wù)對象還是企業(yè)中領(lǐng)導(dǎo)層級的人員，需要幫助領(lǐng)導(dǎo)在整個(gè)工作中時(shí)刻牢記國家大政方針，落實(shí)國家相關(guān)政策。

三是從屬性。由于文秘工作不僅要為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，同時(shí)也是為項(xiàng)目部提供服務(wù)工作。一方面要聽從領(lǐng)導(dǎo)指揮，按照領(lǐng)導(dǎo)的指示安排完成各項(xiàng)工作任務(wù)，另一方面，文秘部門也要將領(lǐng)導(dǎo)的工作意圖及時(shí)向項(xiàng)目部傳達(dá)，同時(shí)也要將項(xiàng)目部的工作進(jìn)度以及工作中的問題及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反饋，在雙方之間起到橋梁的作用，也為項(xiàng)目部提供會(huì)議接待、文書審批等常規(guī)性工作。因此，文秘工作不能獨(dú)立存在，需要從屬于領(lǐng)導(dǎo)和項(xiàng)目部門而存在。

四是綜合性。與企業(yè)中其他主管部門不同，文秘工作的內(nèi)容很廣，涉及到企業(yè)的各個(gè)方面，例如上傳下達(dá)文件、文書整理歸檔、會(huì)議服務(wù)、文件傳輸打印、人員接待等等，同時(shí)還要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的指示安排，要定期或不定期的收集整理各個(gè)主管部門的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，進(jìn)行匯報(bào)或通報(bào)。

（二）施工企業(yè)中文秘工作的重要作用

因?yàn)槭┕て髽I(yè)的職能部門比較多，每個(gè)職能部門的專業(yè)性又相對較高，因此在其中起著溝通協(xié)調(diào)作用的文秘工作就起著很大的作用。它的重要作用主要是：

一是領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手作用。文秘工作是叢書領(lǐng)導(dǎo)工作中的，也就注定其是領(lǐng)導(dǎo)了解各部門工作開展情況的重要通道，也為領(lǐng)導(dǎo)的重要決策提供數(shù)據(jù)依據(jù)。

二是溝通協(xié)調(diào)作用。因?yàn)槭┕て髽I(yè)的職能部門比較多，文秘工作作為企業(yè)這部大機(jī)器中的“螺絲釘”，就是要將各個(gè)部門之間有效的連接起來，保證各個(gè)部門之間的溝通與協(xié)調(diào)，及時(shí)將上級領(lǐng)導(dǎo)工作意見進(jìn)行傳達(dá)，有效的反饋領(lǐng)導(dǎo)決策的實(shí)施情況。

三是代表企業(yè)形象作用。施工企業(yè)大部分都是專業(yè)技術(shù)人員，施工作業(yè)場地多，因此文秘工作部門就要承擔(dān)起對外的溝通的職能。正是基于此項(xiàng)職能，文秘人員在工作中會(huì)接觸到各種社會(huì)人員，也是對外展示自己企業(yè)的形象，他們的工作中的一舉一動(dòng)都代表著企業(yè)的形象。

四是化解企業(yè)內(nèi)部矛盾的作用。由于文秘工作又帶有很強(qiáng)的政治性，它的工作范圍又會(huì)涉及到施工企業(yè)中的每一個(gè)人，因此它就需要做好員工的思想工作，加強(qiáng)同員工的相互溝通，及時(shí)了解他們的工作需求，及時(shí)發(fā)現(xiàn)苗頭性問題并解決，化解企業(yè)的內(nèi)部矛盾，這才能使企業(yè)進(jìn)行良好的運(yùn)轉(zhuǎn)，保證企業(yè)健康穩(wěn)定的發(fā)展。

二、做好文秘工作應(yīng)具備的幾種意識(shí)

一是學(xué)習(xí)意識(shí)。由于文秘工作具有很強(qiáng)的綜合性，因此文秘人員必須要有時(shí)刻學(xué)習(xí)的觀念，不斷更新自己的知識(shí)能力，拓寬知識(shí)面和綜合能力，同時(shí)，作為施工企業(yè)的文秘人員也要精通相關(guān)法律法規(guī)、業(yè)務(wù)知識(shí)，為企業(yè)提供最基本的法律服務(wù)，使自己能夠轉(zhuǎn)變成為綜合性、專業(yè)性的綜合性文秘人員。

二是效率意識(shí)。對于施工企業(yè)來說，工程的進(jìn)度就是企業(yè)的生命，因此工作效率直接影響到企業(yè)的效益，按時(shí)完成工程項(xiàng)目也是企業(yè)誠信經(jīng)營的一種體現(xiàn)。所以，文秘人員必須時(shí)刻保持工作效率優(yōu)先的意識(shí)，在處理工作中保持雷厲風(fēng)行，當(dāng)然也要兼顧工作質(zhì)量，是企業(yè)更好的發(fā)展。

三是全局意識(shí)。因?yàn)槲拿毓ぷ饔泻芏嗟膶ν鈽I(yè)務(wù)，在對外工作中又代表著企業(yè)的形象，但是文秘工作從本質(zhì)上來說仍是施工企業(yè)工作中的一部分，因此文秘人員應(yīng)當(dāng)具有全局意識(shí)，工作角度要時(shí)刻從企業(yè)的全局利益出發(fā)，沉著應(yīng)對。

四是應(yīng)變意識(shí)。現(xiàn)在經(jīng)濟(jì)環(huán)境是不斷變化的，隨時(shí)可能出現(xiàn)新的問題和情況，因此文秘人員要時(shí)刻注重大環(huán)境的發(fā)展和變化，及時(shí)發(fā)現(xiàn)新形勢、新情況，發(fā)生新的問題時(shí)要冷靜應(yīng)對、全局思考、沉著從容的解決。

三、文秘人員必須具備的能力

一是要具有較高的文字水平。文秘人員工作中一項(xiàng)很重要的工作任務(wù)就是大量的文件起草等文字處理工作。文字處理能力是一種綜合能力的體現(xiàn)，要想做到內(nèi)外兼顧并不容易。所以，作為文秘人員必須要有扎實(shí)的文字功底，不僅要將領(lǐng)導(dǎo)意圖寫進(jìn)材料中，同時(shí)也要體現(xiàn)國家的方針政策，不斷加強(qiáng)寫作實(shí)踐，熟練掌握各種類型文正的寫作，注意文風(fēng)改革，培養(yǎng)和洗煉文字表達(dá)能力。

二是廣泛的社交能力。文秘所從事的不僅僅是文書起草的工作，還要負(fù)責(zé)對外接待、各部門之間溝通協(xié)調(diào)的工作，因此文秘人員必須具備廣泛的社交能力。

三是領(lǐng)悟與理解能力。文秘人員的工作大部分都是有領(lǐng)導(dǎo)直接指導(dǎo)的，這就要求文秘人員要能夠準(zhǔn)確的領(lǐng)悟領(lǐng)導(dǎo)的意圖，對于直接表達(dá)出的意圖一般都能夠很好的掌握，但是對于領(lǐng)導(dǎo)暗示性行的指示與精神就需要文秘人員具有很好的悟性與理解能力，準(zhǔn)確的領(lǐng)悟領(lǐng)導(dǎo)的想法后，才能夠準(zhǔn)確、高效的處理事情。

四、結(jié)束語

在施工企業(yè)中，文秘工作是必不可少的一部分，它是施工企業(yè)內(nèi)部各部門之間、以及同外部之間驚醒溝通的有效橋梁，充當(dāng)著領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策的參謀助手，因此文秘人員必須要積極提升自我的綜合能力，更好的適應(yīng)新時(shí)代對文秘工作的要求。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳浩.從價(jià)值觀取向看文秘人員的角色定位[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012（4）：36-37.