新形勢下檔案管理工作規范化途徑探究

薛大偉

摘 要：企事業改革的持續深入，使得企事業單位的檔案數量越來越多，企事業單位的檔案管理工作難度也不斷加大。走檔案管理規范化發展路徑，提高單位檔案管理水平，也成為企事業單位檔案管理工作努力的新方向。文章首先闡述了企事業單位檔案規范化管理的必要性，就如何進行檔案規范化管理進行了探討、分析。

關鍵詞：檔案管理；規范化；途徑

檔案是單位、組織、個人在發展過程、社會活動中形成的具有保存價值的歷史原始記錄。對于企事業單位來講，檔案是單位進行文化建設的重要素材，也是企事業單位規范管理的基礎和憑證。在新形勢下，企事業單位檔案管理內容和環境都出現了新的變化，檔案管理工作也變得更加復雜。因此，走檔案管理規范化發展之路，也成為單位的必然選擇。

1 檔案管理工作規范化的必要性

檔案是企事業單位在生產管理、經營活動中形成的各種資料，它對于企事業單位來說有著重要意義。如一些企事業檔案記錄了企事業發展創新成果、企事業經營整體狀況，所以，企事業在人事安排、經濟決策中都要以檔案為依據來進行戰略部署，以促進企事業健康發展。因此，可以說，做好檔案管理、開發和利用工作，維護檔案的完整性、真實性，是企事業單位的重要管理任務，是提高企事業單位工作效率和工作質量的關鍵，也是企事業單位發展的需求。企事業單位的檔案形成范圍非常廣，檔案形式也是豐富多樣，各種文字、圖表、聲像資料和實物等，都有可能是檔案載體。在新形勢下，隨著企事業單位發展規模的不斷擴大，企事業單位的檔案數量也與日俱多，檔案管理難度也隨之加大。但是，許多單位在檔案管理中，始終存在管理意識淡薄、管理不規范等問題。如企事業單位檔案管理部門在檔案收集、歸檔和利用方面都存在許多問題，這不得不引起我們的重視。要想解決這些問題，必須走檔案規范化管理之路。

2 檔案管理工作規范化途徑

2.1 提高檔案管理意識，完善檔案管理制度

態度決定行動，提高檔案管理意識，是做好企事業單位檔案管理工作的出發點。因此，在新形勢下，企事業單位要提高檔案管理意識，轉變傳統的檔案管理觀念，樹立“人人有責”的檔案管理思想，將檔案管理工作納入單位工作計劃，制定和完善檔案管理工作制度，明確各類檔案分類、整理、歸檔要求和標準，從檔案搜集到保管建立嚴格的工作流程和管理制度，要求有關部門將檔案管理工作落到實處。然后，成立專職檔案管理部門，配備專業的檔案管理工作人員，明確工作人員的工作職責，并實行崗位責任制，對檔案管理工作進行督查和考核，以提高檔案工作者的責任感和工作熱情，進而提高單位檔案管理和利用率。在此基礎上，在單位內部加大檔案管理工作宣傳教育，營造重視檔案管理的氛圍，使單位職工充分認識到檔案及檔案管理工作的作用，為檔案規范化管理打好基礎。

2.2 完善檔案管理設施，提高檔案技術管理水平

檔案管理設施不完善，檔案管理技術落后，是企事業單位在檔案方面普遍存在的一個問題。在科學技術快速發展的大環境下，傳統的檔案管理模式和方法，已經無法滿足企事業單位檔案管理工作需要。因此，企事業單位要抓住發展機遇，加強檔案管理設施建設，將信息技術運用到檔案管理中來，以提高檔案管理質量。這就要求企事業單位強檔案管理的資金投入，完善檔案管理軟硬件設備，為檔案現代化管理打好基礎。如在資金允許的情況下，單位要購買更加先進的消防系統、防盜報警裝置、防蟲、防濕設備，確保檔案安全。在此基礎上，發揮計算機技術、網絡技術以及數據庫管理技術的作用，走檔案信息化之路，提高檔案管理和利用效率。如完善檔案管理網絡環境，購買先進的檔案管理硬件和系統軟件，建設檔案數據資源庫，建設單位內部服務館內網和公眾服務網，允許職工群眾通過網絡查詢、瀏覽、使用檔案。與此同時，完善檔案信息化管理制度，明確檔案信息化建設標準，要求工作人員按照工作規定，采用科學的方法進行檔案管理，如采用科學的技術手段進行光盤、磁帶類檔案讀取、保存和管理，以防止檔案信息丟失。

2.3 提高檔案工作者的素質水平

工作人員素質偏低，是影響企事業單位檔案規范化管理的一個重要因素。如許多單位的檔案管理人員都缺少專業的檔案管理知識和技能，根本無法勝任檔案管理工作要求，所以他們在檔案管理中，難以做到得心應手，也無法做到規范化管理。鑒于此，在新時期，企事業單位要重視和加強檔案管理工作隊伍建設，嚴把檔案工作人員招聘質量關，確保錄用的檔案工作人員具有檔案管理專業能力和素養。然后，建立健全工作人員培訓機制，制定檔案管理隊伍學習和培訓計劃，針對檔案管理隊伍進行信息技術教育、職業道德教育和專業技能培訓，提高培訓工作的實效，以提高檔案工作隊伍的整體素質，進而提高檔案標準化、規范化管理水平。

參考文獻

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