重大工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理創(chuàng)新

路江麗

摘 要：檔案是記錄重大工程建設(shè)項(xiàng)目的重要憑據(jù)，通過(guò)檔案資料的查閱，能夠了解重大工程項(xiàng)目在建設(shè)過(guò)程中的具體情況，具有較大的參考價(jià)值。本文將結(jié)合當(dāng)前重大工程建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)檔案管理的實(shí)際情況，對(duì)重大工程建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理工作創(chuàng)新進(jìn)行探究，希望能夠?qū)窈蟮南嚓P(guān)研究提供一定的參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞：重大工程；檔案管理；創(chuàng)新研究

重大工程建設(shè)項(xiàng)目關(guān)系到國(guó)計(jì)民生，對(duì)社會(huì)的發(fā)展具有重要的意義。所以，必須圍繞重大工程建設(shè)項(xiàng)目建立起科學(xué)的檔案管理體系，從而真實(shí)的反映出重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目的相關(guān)情況，也能夠在一定程度上對(duì)工程建設(shè)起到監(jiān)督作用，因此重大工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理也是工程質(zhì)量管理的一項(xiàng)內(nèi)容。但是，鑒于當(dāng)前重大工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理已經(jīng)難以滿足工程建設(shè)的需要的情況下，檔案管理工作必須進(jìn)行創(chuàng)新。

1 重大工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的主要特點(diǎn)介紹

1.1 項(xiàng)目檔案管理工作具有責(zé)任重的特點(diǎn)

責(zé)任重其實(shí)是任何檔案管理工作都具有的特點(diǎn)，但是考慮到管理的是關(guān)于重大工程建設(shè)項(xiàng)目的檔案資料，這份責(zé)任相當(dāng)于重上加重。作為項(xiàng)目活動(dòng)的伴生物，項(xiàng)目檔案反映的是項(xiàng)目建設(shè)的全過(guò)程，無(wú)論是涉及還是施工，都能夠?qū)崒?shí)在在地從項(xiàng)目檔案中尋找的到。因此，重大工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的重要性不言而喻，其工作必須做到的非常到位。

1.2 項(xiàng)目檔案管理工作具有難度大的特點(diǎn)

難度大主要體現(xiàn)在三個(gè)方面，分別是收集難、周期性強(qiáng)以及整理難。第一，收集難。重大工程建設(shè)項(xiàng)目的參與單位眾多，涉及到的人員數(shù)量龐大，施工環(huán)節(jié)也非常多，各施工部們和施工人員間的關(guān)系有復(fù)雜，再加上人員的變動(dòng)頻繁，導(dǎo)致檔案的收集可能有眾多來(lái)源，增加了資料收集的難度。第二，周期性強(qiáng)。重大工程建設(shè)項(xiàng)目的管理具有周期性特點(diǎn)，這就使得項(xiàng)目的檔案管理工作必須跟著項(xiàng)目的管理進(jìn)度來(lái)執(zhí)行，在各個(gè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)內(nèi)完成規(guī)定的小目標(biāo)，否則容易與項(xiàng)目的管理脫節(jié)。第三，整理難。重大工程項(xiàng)目檔案管理因?yàn)榫哂惺占y的特點(diǎn)，這也直接決定了項(xiàng)目檔案的整理難度非常大，種類多、數(shù)量大是導(dǎo)致項(xiàng)目檔案管理整理時(shí)難度大的直接導(dǎo)火索。

1.3 項(xiàng)目檔案管理工作具有要求高的特點(diǎn)

項(xiàng)目檔案管理是項(xiàng)目管理、竣工驗(yàn)收、生產(chǎn)運(yùn)行等一些列環(huán)節(jié)的重要依據(jù)，同時(shí)還是對(duì)項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)行正確分析判斷以及科學(xué)決策的重要依據(jù)，不但能有力地維護(hù)項(xiàng)目的資產(chǎn)和知識(shí)產(chǎn)權(quán)，也可以保證項(xiàng)目的正常運(yùn)行和管理。從這些內(nèi)容的敘述中，我們不難發(fā)現(xiàn)，重大工程建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理工作面臨的要求是多么嚴(yán)格。

1.4 項(xiàng)目檔案管理工作具有涉及廣的特點(diǎn)

重大工程建設(shè)項(xiàng)目涉及到的內(nèi)容非常廣，同時(shí)還可能受到來(lái)自各個(gè)方面的制約。重大項(xiàng)目檔案管理工作并不是獨(dú)立存在的，項(xiàng)目檔案管理工作的開(kāi)展必須需要其他部門(mén)的積極配合，上到高層領(lǐng)導(dǎo)，下達(dá)基層員工，每一位項(xiàng)目建設(shè)參與人員都應(yīng)當(dāng)了解項(xiàng)目檔案管理工作的基本要求，并學(xué)習(xí)必要的檔案管理工作知識(shí)。這樣一來(lái)，人人都能夠?yàn)橹卮蠊こ探ㄔO(shè)項(xiàng)目的檔案管理工作出一份力，并自覺(jué)的配合檔案管理工作人員的工作。

2 重大工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理創(chuàng)新對(duì)策

2.1 有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)必須重視檔案管理工作的開(kāi)展

企業(yè)的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)不能像以往一樣忽視檔案管理工作，必須要將檔案管理工作納入企業(yè)的日常工作范圍，重視檔案管理工作的開(kāi)展。在實(shí)際的工作開(kāi)展過(guò)程當(dāng)中，企業(yè)可以建立起重大工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，對(duì)參與項(xiàng)目建設(shè)的各個(gè)部門(mén)的文件資料的形成、積累和管理作出明確規(guī)定。選派專門(mén)的工作人員當(dāng)工程項(xiàng)目辦公室，跟蹤收集項(xiàng)目建設(shè)各個(gè)階段的文件資料。檔案人員還需要參與到工程建設(shè)項(xiàng)目每天的例會(huì)當(dāng)中，通過(guò)各種方式的應(yīng)用，及時(shí)了解工程建設(shè)項(xiàng)目的進(jìn)展情況。在工程建設(shè)項(xiàng)目的竣工大會(huì)上，整理觀察是否項(xiàng)目在建設(shè)過(guò)程中有任何文件資料的遺漏，確保收集到的文件資料完整、全面。在收集整理檔案資料的過(guò)程中，工作人員需要緊緊圍繞制定的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行，以總體工程項(xiàng)目管理為主線，對(duì)實(shí)務(wù)檔案按照一定的規(guī)律進(jìn)行分類真理，為今后檔案的查閱提供便利。

2.2 根據(jù)實(shí)際情況制定檔案管理工作制度

制度的制定是確保工作順利進(jìn)行的前提，沒(méi)有制度的約束，任何工作都難以有效開(kāi)展。重大工程建設(shè)工程的檔案管理工作也一樣，必須建立嚴(yán)格的規(guī)章制度，合理分配好各個(gè)參建單位在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中所承當(dāng)?shù)呢?zé)任。明確項(xiàng)目建設(shè)的項(xiàng)目部門(mén)以及設(shè)備管理部門(mén)，還有項(xiàng)目建設(shè)的施工單位、質(zhì)量監(jiān)理單位，為這些部門(mén)提出明確的資料歸檔范圍和歸檔要求，并明確其中的責(zé)任人，如果任何環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題直接找到責(zé)任人，責(zé)任人必須承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。

2.3 建立起項(xiàng)目檔案自檢制度

重大工程項(xiàng)目在建設(shè)完成之后，建設(shè)單位要求各部門(mén)對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行自檢，根據(jù)檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性以及系統(tǒng)性，尤其是對(duì)本部門(mén)所負(fù)責(zé)的項(xiàng)目中比較隱蔽的工程記錄進(jìn)行檢查，還要重點(diǎn)檢查工程前期的文件，其他的還包括設(shè)計(jì)基礎(chǔ)文件、施工技術(shù)文件、質(zhì)量評(píng)定文件以及建立工作文件等。

2.4 提高檔案管理部門(mén)工作人員的素質(zhì)水平

工作人員是檔案管理工作的直接參與者，他們的工作能力和工作素質(zhì)將直接決定著項(xiàng)目檔案管理工作的質(zhì)量。所以，檔案管理工作人員的素質(zhì)水平必須得到提升。有關(guān)部門(mén)可以定期開(kāi)展培訓(xùn)，使得工作人員能夠跟上最新的工作進(jìn)度，尤其是在對(duì)檔案收集整理過(guò)程中的各種設(shè)備、工具的應(yīng)用，必須要讓工作人員熟練操作。同時(shí)，還要提高檔案管理工作人員的職業(yè)素質(zhì)。由于檔案管理工作具有難度大、范圍廣，部分工作人員在進(jìn)行工作的時(shí)候難免會(huì)因?yàn)楦鞣N各樣的原因?qū)е鹿ぷ鞒霈F(xiàn)問(wèn)題，特別是情緒問(wèn)題較為嚴(yán)重。所以，除了要提高工作人員的業(yè)務(wù)水平之外，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)工作人員職業(yè)道德方面的培訓(xùn)，使得工作人員能夠積極地面對(duì)工作，在工作過(guò)程中保持良好的工作態(tài)度，用心投入到工作當(dāng)中。

2.5 做好必要的保密措施

重大工程的項(xiàng)目管理工作涉及到的內(nèi)容非常多，其中的很多部分機(jī)密性非常高，尤其是國(guó)有企業(yè)在進(jìn)行重大工程項(xiàng)目建設(shè)的時(shí)候，很有可能會(huì)涉及到一些國(guó)家機(jī)密層面的內(nèi)容。因此，企業(yè)檔案管理部門(mén)在努力開(kāi)發(fā)檔案信息價(jià)值和創(chuàng)新提供利用方式的同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)考慮到保密方面的工作，加強(qiáng)檔案的保密工作。

3 結(jié)語(yǔ)

總而言之，重大工程建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理工作重要性不言而喻，企業(yè)必須重視檔案管理工作的開(kāi)展，制定詳細(xì)的檔案管理制度，為檔案管理工作的開(kāi)展提供保證。檔案管理工作人員也應(yīng)當(dāng)不斷努力提升自身的工作水平，全心全意投入到檔案管理工作中。此外，在科技水平如此發(fā)達(dá)的時(shí)代，檔案管理工作還可以借助計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行管理，從而提高檔案管理工作的效率。

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