機關檔案信息化管理的研究與探討

摘 要：機關單位檔案信息化是我國信息化戰略發展的必然結果，也是我國機關單位與時俱進、創新發展的必然結果。本文主要通過對機關單位檔案信息化相關理論的闡述，在加深對機關單位檔案信息了解的同時，梳理我國機關單位檔案信息化建設存在的問題，從而提出解決對策。

關鍵字：信息化；機關單位檔案；建設研究

1 引言

機關單位檔案的建設是保證機關單位工作有序進行、高效運轉的基礎，而傳統的機關單位檔案管理方式，由于檔案數據信息的多樣性、復雜性、龐大性而使檔案的錄入、儲存等都面臨很大挑戰，很難適應時代的高速發展和迅速變化。因此，為完善機關單位檔案信息化建設，本文對機關單位檔案信息化建設的研究與探討做了一個簡單的分析。

2 檔案信息化發展的必要性

檔案材料如果不經過嚴密的管理，可能會導致檔案信息持有者趁虛而入，隨意篡改他人信息，威脅員工，很有可能導致內部管理混亂。如果檔案由各個部門保管或者掌握在個人的手中，缺乏有效的管理機制，一旦員工跳槽，就會把單位重要的信息資源帶走，輕則會使管理層斷裂，重則導致機關重要的機密和知識產權流失。檔案是對過去發生的行為、信息進行記錄和保存的一項活動，具有一定的保存和參考價值。機關單位的檔案更為重要，記錄著機密和未公開的專利技術。一旦流失，后果不堪設想。所以對單位檔案進行統一的管理，尤其是加強信息化的建設，設立防火墻，這樣檔案的信息就不會輕易的泄露出去，可以有效的避免因信息流失而影響機關單位的生存與發展。

3 機關單位檔案信息化建設存在問題

3.1 機關單位檔案信息化認識不足

受傳統思維和工作方式的影響，采用手工書寫和人員整理的方式已經深入人心，雖然數據、信息眾多、工作冗雜，但人們已經習慣了這種方式。要進行機關單位檔案的信息化對于傳統的人員設置、工作要求改變較大，進行機關單位檔案信息化很難得到檔案工作人員的理解和接納。其實這是因為對機關單位檔案信息化的認識不足。隨著互聯網的發展，各個行業和部門積極利用這一便利基礎，順應時代發展要求，對于效率等各方面都有很大提高，機關單位檔案的信息化也是如此，不僅可以提高機關單位檔案的個人工作效率、提高機關單位部門的整體職能效率，還有利于對機關單位檔案信息化模式的不斷探索和完善，為我國機關單位檔案信息化的整體發展奠定基礎。隨著信息化這個大環境的形成，一味堅持傳統思想觀念是不可取的，機關單位部門要加強對機關單位檔案工作者信息化知識的宣傳，并傳遞相關積極信息，鼓勵下屬各機關單位積極開展檔案信息化工作，提高對機關單位檔案信息化建設的認識。

3.2 機關單位檔案工作信息化人才較少

機關單位檔案的信息化建設離不開信息人才的支撐。所謂以人為本，人才是一個機關單位、部門和社會發展最核心的要素，機關單位檔案工作是整合檔案資源，配合各方信息需求，唯有人才的相互配合才能完成部門的應盡職責；同時，隨著我國各項改革措施的提出和實施，機關單位檔案工作也將面臨更大挑戰，只有擁有大量有實力的人才，才能保證各項工作的有序進行。機關單位檔案信息化建設它不僅需要檔案專業人才還需要既懂檔案工作又有計算機專業知識的信息化人才。雖然我國信息技術一直在不斷飛速發展，各種高端人才數量連年增長，但這些人才基本上分布在電信、航空工業、研究開發等領域，機關單位檔案工作受其工作特點和其他因素的影響，信息化人才相對較少，不利于機關單位檔案信息化建設的持續發展。

3.3 信息化設備利用率低

機關單位檔案信息化建設已經經歷了一段時間的發展，部分機關單位檔案部門也積極引入計算機等信息化設備，以便提高檔案管理工作的效率，響應國家信息化戰略。但實際上，目前我國機關單位檔案信息化設備大部分處于閑置狀態、利用率偏低，只有簡單的編輯、傳輸文件等功能被利用。各檔案部門根據自己實際情況將已有設備利用起來或引入新的信息化設備是促進機關單位檔案信息化的下一步重要工作點。

3.4 相關法律法規不夠完善

檔案信息化管理是檔案工作者智慧的結晶，具有獨創性。檔案信息資料記錄著機密和未公開的專利技術。一旦流失，后果不堪設想。尤其是在網絡環境下，公民的隱私權和檔案資源的利用勢必會產生諸多的矛盾。國家有關的法律文件并沒有明確的規定那些檔案資料屬于公民的隱私，何時開放會不侵犯公民的隱私等一系列的問題，相關的法律法規還不是很健全，仍然需要國家去努力改善這一問題。

4 機關單位檔案信息化建設對策

4.1 轉變傳統觀念，提高信息化意識

轉變傳統觀念，接受新的事物也許需要很長的時間，也將面臨很大的挑戰，但是我們要堅定機關單位檔案信息化的決心，逐步樹立信心化觀念，實現機關單位檔案信息化的逐漸過渡。我們要充分認識到信息化的這個大環境，認識到機關單位檔案信息化的重要性，認識到信息化對于整合資源、促進共享的重要性，各部門要將機關單位檔案信息化作為發展戰略，并提到實際日程上。這符合機關單位檔案事業改革創新的發展方向。機關單位檔案工作者也要積極接受信息化工作方式、認清機關單位檔案發展的大方向，提供工作責任感、樹立現代化管理理念。通過領導與員工的共同努力，實現機關單位檔案信息化建設的進一步發展。

4.2 加大人才培訓和招聘力度

機關單位檔案部門要加大對現有員工的信息化培訓，聘請信息化專業人員不定期對檔案工作者進行基礎知識傳授和實踐演練，促進理論與實踐的結合運用。同時利用校園招聘、社會招聘、人才引進等方式，加大專業人才的招收，吸收實施機關單位檔案工作的新鮮血液，在完成本職工作同時，帶動其他工作者的進步，形成良好的機關單位檔案信息化工作環境。同時還要注重檔案管理人才的培養，具備專業的檔案管理知識、有較強的整體規劃能力，保證檔案保管等工作的順利進行。要更好的做好機關單位檔案信息化工作，還要進一步將兩種專業的人才融合培養，加強具備多能力人員的存在。

4.3 建立檔案信息化建設工作組

機關單位檔案信息化的建設是一件比較浩大的工程，要做好這項工作、保證每個環節的正確對接和順利實施，需要建立檔案信息化工作組。檔案信息化工作組主要對機關單位檔案工作進行總體布局，并制定詳細發展和工作計劃，同時推進和監督信息化工作的進展，直至完成。檔案信息化工作是一項基礎性、服務性很強的工作，但也是我國機關單位事業發展的重要一環，所以只有組織者和實施者共同努力，才能更好的完成。

5 總結

由于我國經濟發展水平的不平衡性與差異性，決定了其檔案信息化建設戰略模式的選擇必須考慮以下因素：一是檔案信息化建設必須與經濟發展水平相吻合；二是檔案信息化建設必須具有中國特色。所以機關事業單位必須要轉變傳統的觀念，引進信息化的人才，建立信息化工作組。只有這樣，才能從根本上促進我國機關事業的檔案管理水平，提高管理的效率，節省大量的人力和物力。

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作者簡介

魏紅（1968-），女，山東德州人，本科，畢業于山東省省委黨校，館員，研究方向：檔案管理。