檔案記憶觀視野下的企業檔案管理分析

摘 要：“檔案記憶觀”是近幾年新興的一種概念，這一概念的誕生對企業檔案管理工作提出了新標準，該項工作在企業發展中的重要作用也被逐漸顯現了出來。檔案管理不僅可以為企業保存下大量資料，為企業各項工作提供真實、可靠的數據支持，同時還可以對企業發展做出正確的指導，對企業發展助益極大。通過對“檔案記憶觀”的了解，分析出這一概念下，企業方案的正確管理方式，期望可以為各企業的檔案管理帶來一定的啟示。

關鍵詞：企業組織記憶；檔案記憶觀；企業檔案管理；數學方案

檔案記憶觀的核心就是對記憶屬性的認知，是通過檔案為載體，對企業發展情況以及經營現狀進行記錄的。在新時代中，各企業一直都在對自身檔案管理模式進行著管理，并開始將檔案記憶觀加入到了檔案管理理念之中，使現代企業檔案管理發生了一定變化。企業也在這一觀念的引導下，不斷對檔案存在的價值進行了挖掘，為企業的長久發展提供了可靠的保障。

1 檔案記憶觀

所謂“檔案記憶觀”指的就是人類對于檔案帶有構建人類記憶的一種價值認識，屬于檔案界中的新興概念[1]。任何一個組織在發展時，都會產生一定量的數據，而檔案管理能夠對這些數據進行保存與記錄，將組織發展過程完整性的記錄下來。而檔案記憶觀，可以將社會人員歷史記憶以及檔案記憶等內容有機結合在一起，能夠將檔案具有的社會責任完全發揮出來。在這一觀念角度中，作為活動與事件的重要記載體，檔案能夠起到的作用極大。對檔案記憶觀進行深入探究，可以將檔案在社會記憶中具有的作用發揮到最大化。而其作為社會記憶基本形態中的一種，也在社會記憶以及國家記憶中擁有著不可取代的位置。與此同時，檔案記憶觀還向我們詮釋了在社會記憶構建與保護過程中，檔案所具有的功能。也正是因為對檔案記憶觀的不斷探究，才能使企業通過對檔案價值的利用，來保證自己在歷史變更中的平穩發展。

2 檔案記憶觀視野下，企業檔案的管理方式

（一）建立企業內部檔案，完善企業記憶

就社會組成而言，企業是整體社會的組成內容之一。企業對于自身集體記憶的保存完整性，就某就層面來講，是社會與民族對集體記憶認知程度的一種體現。這也直接說明了企業改革對于民族經濟走勢的重要影響，國家政治經濟水平與企業發展有著極為密切的聯系，所以企業組織記憶也便成為了社會記憶中的重要內容[2]。每位企業管理者都十分清楚檔案管理與企業發展之間的必然聯系，而對于企業內部檔案進行階段性整理，實際就是對企業一段時期之內發展情況的整理，這也直觀反映出了檔案構建、管理工作具有的重要價值。在信息時代之中，企業會產生不同形式的文件數據，信息的數量不僅巨大而且繁雜，企業想要建立起完整的檔案數據庫，就必須要提高企業員工對于檔案數據的重視程度，以保證各種資料數據收集的完整性，為企業檔案建立打下良好前提。企業一方面要提高檔案管理者工作能力，使他們可以秉持公正認真的態度，對企業現階段發展情況進行全面掌握，及時發動企業內容員工力量，保證對于檔案數據收集與管理的質量，不斷提高企業檔案管理水平；另一方面，企業要逐漸推行檔案數字化改革，要建立起內部數字化檔案資源中心，并要與各部門之間建立起信息收集網絡，保證各種信息都能及時、完整的上傳到檔案管理者處，而檔案管理者不僅會對這些信息進行科學化的統計與整理，同時還會根據企業實情實施高質量的管理檔案，保證了企業不同階段檔案的完整性，為企業記憶完善提供了可靠的保障。

（二）整理企業內部檔案，保證使用便利性

在建立起完善的內部檔案之后，企業就需要采用相應措施，對整體檔案資料進行合理整理，以確保后期檔案使用的便利性與高效性。通常在企業內部，檔案管理人員不僅要對企業組織記憶進行全面性的收集，同時還要對每一份檔案資料進行分類與保管，這樣才能確保資料的真實性與科學性[3]。而企業組織記憶主要是對企業發展進程與目前經濟活動的一種記錄，不僅會將工作人員信息記錄在其中，而且也包含著各個部門的運行資料。只有對這些資料進行科學整理，才能夠使企業切實認識到自身存在的不足之處，從而本則揚長避短的原則，保證企業核心競爭力的不斷提升，有效帶動企業的長久發展。

檔案最為重要的屬性就是“真實性”，很多企業也認識到了這一重要屬性，并開始加強了對檔案資料真實性的重視程度，對每一份檔案內容都進行了認真的鑒定。但由于企業檔案資料較為繁雜，所以企業必須要按照自身需求，對各種資料進行科學分類，再分別對所有檔案的真實性進行鑒定。在進行鑒定過程中，相關人員必須要對檔案資料的價值進行明確，要結合企業發展戰略檔案，對高價值信息進行特殊保存，特別要對有借鑒性的重要資料進行嚴格分類與管理，為企業后期查詢與運用提供可靠保障。此外，建立數字檔案庫的企業，還要將信息技術的優勢合理運用起來，以提高資料分類與整理的工作效率，有效減輕企業檔案管理人員的工作負擔。

（三）強化檔案安全系統，保證檔案安全

數字化檔案的建立與使用，雖然有著諸多優勢，但也存在著一定的安全隱患，為了保證檔案資料安全，為企業記憶完整性提供保障，企業必須要對整體數學檔案安全系統進行強化。為了達到這一點，企業一方面要對現有安全系統進行升級，提高系統自身對于外來病毒以及非法入侵攻擊的防御能力，降低系統病毒入侵的發生機率；一方面要對檔案技術監控系統進行強化，要保證監控人員對于數字檔案庫的監控質量，以便異樣操作發生時，相關人員可以及時對其進行處理，有效降低檔案危險情況發生機率；另一方面，要將企業檔案資料設置為長期可讀模式，確保資料不會被隨意進行篡改，并要對企業內部每位人員的檔案查看權限進行限制，最大程度降低人為性危險發生的可能性。

（四）合理運用檔案信息，保證企業記憶傳承性

企業進行檔案資料收集與整理的目標，就是為了將檔案資料具有的價值完全發揮出來，來幫助企業制定出更加合理的發展方案與計劃，以確保企業的持續性發展。在企業內部建立起組織記憶，可以有效提升員工對于企業的認同度與歸屬感，能夠為企業發展打下良好地群眾支持基礎。同時要對檔案管理工作不斷進行優化，要將方案管理內容以一種最為直觀的方式呈現給員工，從而對企業內部組織記憶進行有效的挖掘。而且將整合后的檔案信息呈現在員工面前時，也會便于員工對企業發展歷程進行理解，如果這時增加員工參與互動項目，并對檔案資料的呈現方式進行適當轉換，可以以展覽館或者微電影等形式進行展示，從而增加人們對于企業記憶的觀看興趣，保證企業文化的繼承與傳播。

3 結束語

通過本文對于檔案記憶觀以及企業檔案管理相關內容的論述，使我們對檔案記憶觀下企業檔案管理方案有了更加深入的了解。企業必須要認識到企業組織記憶的重要性，不僅要對“檔案記憶觀”進行深層次研究，同時還要在這種觀念之下，對企業檔案的建立工作與管理工作進行優化，要建立起完善的檔案資料建立體系以及整理體系，并要對檔案安全系統進行強化，合理對檔案信息進行運用，進而為企業記憶傳承奠定良好地基礎。

參考文獻

[1]劉一凡. 檔案記憶觀視野下的企業檔案管理[J]. 現代交際，2016，01：179-180.

[2]田亞萍. 企業記憶觀視野下企業檔案工作的思考[J]. 陜西檔案，2016，02：28-29.

[3]吳峻. 檔案記憶觀下的企業檔案管理分析[J]. 檔案與建設，2016，06：34-35+74.

[4]于洪菲. 在檔案記憶觀視野下企業檔案管理的探究[J]. 赤子（上中旬），2014，15：260.

作者簡介

張秀玲（1973-），女，山西晉中人，漢，高級，，函授專科，研究方向：建筑檔案方向。