探索建立電子檔案信息管理系統(tǒng)

摘 要：隨著信息技術和網絡的發(fā)展和普及，利用電子信息管理文件已經是各行、各業(yè)的日常基本工作，信息檔案的建立是標志著辦公自動化的完成，電子檔案信息系統(tǒng)就是通過計算機技術處理的圖像、視頻、文字等信息，使之成為能相互進行信息存取和輸出的集成系統(tǒng)。換而言之，能綜合信息發(fā)布者的意愿和接受者對信息的需求，對信息進行收集、整理、組合并雙向式傳播。 現在部分的單位還采用傳統(tǒng)的方式進行存儲，或將底圖掃描成圖片文件進行存儲，這就造成了存儲不安全、查閱不方便、數據不共享等問題。

關鍵詞：電子檔案；信息；系統(tǒng)；管理

建立電子檔案信息系統(tǒng)，可以將現在存在的電子檔案和目錄裝到數據庫中，來實現電子檔案的共享。這樣，單位內部用戶可以方便查詢圖紙和與之相關的檔案信息。

1 建立完善的檔案數據管理系統(tǒng)

利用網絡信息技術的優(yōu)勢建立一套完善的數據管理系統(tǒng)，通過建立統(tǒng)一的標準，規(guī)范整個文件管理，構建完整的檔案信息資源共享服務平臺，利用先進技術對檔案數據進行即時更新，解決信息報送不及時問題。同時對檔案信息進行數據分類，按照不同的種類進行不同的分組，同時這些信息可以重復利用，但數據的統(tǒng)計分類并不是一件簡單的工作，需要相關部門發(fā)揮最大的作用，真正實現檔案管理信息化、便捷化、科學完善的自身管理機制，也是檔案工作能夠安全、高效進行的前提。為保證檔案管理工作的安全性、高效性，應對檔案的檢閱與存儲，實行互相牽制、分級授權簽署的模式進行管理，對部分珍貴檔案的存放和過期檔案的銷毀，都要實施集體決策。

1、資源共享、強化整合

以現階段檔案信息系統(tǒng)和信息資源為基礎加強整合，如何合理整合檔案資源，深入挖掘檔案資源的潛在價值，實現互聯(lián)互通資源共享，在管理信息系統(tǒng)設計時，充分考慮應用原有設備保護現有系統(tǒng)的建設，把現有系統(tǒng)資料和數據進行合理有效的整合，充分利用和保護現有資源，為資源共享強化整合工作，科學有序的開展奠定了良好的基礎。

2、追求先進、力求實用

采用先進、實用的信息技術，既能保證系統(tǒng)現在的功能，又充分利用自身的優(yōu)勢，結合目前檔案管理現狀，借鑒其他單位先進經驗，認真比較和選擇先進技術路線，優(yōu)化設計任務，使建成的檔案信息管理系統(tǒng)既是技術先進的系統(tǒng)，也是經濟實用，符合實際需求的系統(tǒng)。

3、擴大開放、確保安全

應用需求的不斷發(fā)展和電子檔案信息系統(tǒng)規(guī)模的不斷擴大，采用具有良好的開放性和擴充性的方案，來保證業(yè)務系統(tǒng)的增加，業(yè)務量的增長，社會公眾需求的延伸和新應用的開發(fā)等應用需求的發(fā)展，盡可能利用結構化的設計方案，在功能設計上，適當引入高新的先進技術，加強信息的安全，信息的集成和利用，更有利于將來系統(tǒng)的安全和開放。

2 電子檔案管理系統(tǒng)的現代化功能與優(yōu)勢

隨著社會科技的快速發(fā)展，以紙質為載體的檔案信息逐漸被電子檔案所代替。為了適應社會經濟體制改革的需要，并在市場競爭中占有優(yōu)勢，加快促進信息資源的開發(fā)、利用、保存和傳遞，實現資源共享。真正實現檔案管理信息化、便捷化。

1、數據錄入功能是檔案部門的一項重要工作，檔案管理員在收集整理中按照分類，對各種類型的檔案進行歸檔，包括錄入完整的工程項目信息、案卷信息及文件信息，施工資料和竣工資料的詳細信息和圖紙。一旦檔案信息錄入了歸檔庫，其他用戶即可通過在網上瀏覽、查詢實現對已錄入信息的電子檔案庫進行搜索和查詢所需資料。檔案管理人員也可以通過錄入、編輯各種檔案數據完成項目錄入、案卷錄入、文件錄入等工作，并能對文件進行修改和重新歸檔。實現了辦公自動化和無紙化的目標。

2、數據檢索功能是提供檢索數據和瀏覽圖紙等相關功能。注冊人員只要登錄檔案信息系統(tǒng)，首先要選擇需要檢索的檔案類型，再用“數據檢索”或“分類檢索”檢索此類案卷或文件信息，若想用本地機上的系統(tǒng)瀏覽文件，可用“文件瀏覽器進行設置。在用戶權限允許的條件下，可以直接瀏覽到所需要的檔案信息的全文，可以下載到本地機上供檢索者利用。也可以對這些圖紙和資料進行借閱，借閱必須通過審核后，方可看到借閱的電子圖紙或藍圖，傳統(tǒng)的底圖保存方式會占用大量的庫房，管理不便，檔案電子化可以節(jié)約大量的庫房和人力資源，提高檔案的檢索效率。因此，也提高了檔案的查詢率和查準率。檢索完畢后，應用“退出系統(tǒng)”關閉檢索子系統(tǒng)，防止他人盜用用戶的身份和權力。

3 、數據轉換功能受網絡建設和存儲容量的限制， 以前的檔案管理軟件主要是管理檔案的條目信息，紙質檔案的信息化管理是以電子影像技術為支撐，將紙質檔案轉化為電子信息進行管理。電子信息的檔案化管理是把應用系統(tǒng)的電子信息進行憑證化處理后，形成電子檔案。為了進行數據轉換，首先需要進行轉換關系的定義，即指定原來數據庫的字段與本系統(tǒng)中某檔案類型數據庫字段的對應關系。

3 電子檔案管理系統(tǒng)的保密工作和風險控制

隨著網絡技術的發(fā)展與信息化的全面推進，給電子檔案信息保密工作也帶來了一定的難度。首先，我國的《保密法》在關于保護電子信息檔案方面也不夠健全，規(guī)章制度不夠明確；其次，檔案管理工作人員保密觀念淡薄，保密意識有待進一步提高，因此，建立完善的電子信息檔案管理系統(tǒng)不僅要從系統(tǒng)標準上著手進行基礎性建構，更重要的是注意電子檔案信息管理系統(tǒng)在運用過程中的保密工作和風險防范工作。保密工作不僅要對文件進行加密保護，更重要的是對涉密人員的專業(yè)素養(yǎng)要及時更新，而在風險控制中，除了及時處理風險問題分散風險和緩解風險外，還應當對風險進行評估和控制，防范于未然。

1、從制度上保證檔案形成以及管理部門的權威性。檔案部門的工作性質本身就是權威和嚴肅的代表，這也是檔案部門工作的價值體現。所以在對電子檔案進行管理的時候，同樣要運用和傳統(tǒng)的紙質檔案管理時候利用的同一個甚至高于傳統(tǒng)的管理標準進行檔案的管理。主要包括建立相關的制度規(guī)范部門的職責義務和權利。要規(guī)范操作程序，保證電子檔案在傳輸過程中的安全，應該落實并嚴格把關蓋章簽章制度，使其得到法律制度的保護。還可以利用外部群眾的監(jiān)督措施來保證電子檔案的權威性。

2、在技術上保證電子檔案的原始狀態(tài)。為建立的檔案信息管理系統(tǒng)，安裝病毒查殺軟件，建立防火墻等安全措施，防止他人的惡意攻擊造成系統(tǒng)癱瘓和對檔案的損壞，以及對檔案的盜用和對內容的篡改等。還要對系統(tǒng)進行加密，限制訪問權限等，防止無關人員的隨意進入查看，設定電子檔案密級，設置訪問權限。并且根據電子檔案內容的密級層次進行有效管理。對內容不是完全開放的電子檔案，不提供拷貝的方式使用。采用網絡方式提供利用時，有密級的信息內容應進行加密處理，并對所使用的“密鑰”進行定期或不定期的更改，保證電子檔案的保密性和安全性。另外要對文件檔案進行備份防止在丟失和被破壞后及時回復管理。

3、電子檔案信息管理是一項系統(tǒng)化的工作，復雜程度較高，為了使電子檔案信息管理更具有效性與安全性，加強對檔案管理工作人員的專業(yè)素質進行培養(yǎng)，便顯得極為重要使他們的能力得到提升。從思想上認識到檔案管理工作的重要性，從技術上確保檔案管理工作的安全性，達到既能使電子檔案信息最大限度的被利用，又能使這些資源得到可靠、安全、有效的保護。總之，必須提高電子文件的制作者和管理人員的責任心，使他們養(yǎng)成忠于職守、認真負責、精益求精的工作態(tài)度，這是保證電子文件原始性、真實性的根本措施。只有工作人員的專業(yè)素質得到提升，檔案信息管理工作才能得到保證。

作者簡介

孫玉春（1970-），女，吉林四平，中專，檔案館員。