民兵檔案信息化建設的研究與探討

摘 要：科學技術的快速發展帶動了經濟的發展和社會的進步，成為了我們生產生活中必不可少的一部分，特別是在民兵檔案信息化建設中，計算機信息技術的廣泛應用和普及變得尤為重要。民兵檔案是記錄每個民兵參與社會活動的真實材料，是對個人關系、學歷、工作能力、思想品德等方面的最原始記錄，能夠真實反映個人能力和閱歷，在警備司令部的管理活動中占據著非常重要的地位，是促進部門發展的重要基礎性戰略資源。加強民兵檔案信息化建設是一項綜合性的系統工程，包含了采集管理和利用民兵人事檔案信息數據，又包含對信息系統的規劃和管理。因此在面對民兵檔案信息化建設的新形勢下，必須要充分利用新興科技技術的優點，加強對民兵檔案管理的信息化建設， 不斷提高民兵檔案管理的水平和效率，實現民兵檔案管理工作的新突破。本文主要從民兵檔案管理信息化建設的意義、民兵檔案管理信息化建設中存在的問題、以及民兵檔案管理的信息化建設途徑等方面來進行具體闡述，期望借助現代化的技術手段來提高民兵工作的質量和民兵檔案信息化的管理與利用水平。

關鍵字：民兵檔案信息化建設；優越性；必要性；建設途徑

1 民兵檔案信息化管理的優越性

民兵檔案管理的信息化、網絡化和數據化能夠使管理人員在工作中發揮的更好，從而促進信息的共享和共建。首先是民兵檔案管理充分利用信息技術后，信息被電子計算機經過數字編碼處理形成電子文件，檔案就能在時間和空間上通過網絡實現即時的查詢。對于民兵檔案管理人員，他們就可以在浩瀚的檔案信息中快速準確地找到所要找尋的信息，同時也會提高檔案的收集以及檔案的整理和編研工作速度， 適應不斷增加和更新的民兵信息，擺脫了效率低、誤差大的人工劣勢，讓檔案管理與民兵的發展相協調。社會信息化的發展能夠改變檔案的生成方式，使民兵檔案文件的起草和歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中高速進行，形成系統的檔案信息，實現快速、精確的檢索，為用戶提供更為完善的服務。比起相對傳統的檔案管理模式，檔案經過信息化建設后，電子文件在后期還能根據民兵的發展進行更改，不依托紙質載體就可進行遠程傳輸，節約人力物力，方便快捷。

2 加強民兵組織檔案信息化建設的必要性

2.1檔案信息化是指在檔案管理的活動中以現代信息技術為手段，對各類檔案的信息資源進行處置、管理以及提供相應的服務來發展檔案業務，同時提高檔案工作的現代化管理水平，最大限度延長檔案信息的保存時間。能夠與機關辦公自動化系統實現資源共享，使電子文件在收集、整理、歸檔和利用的過程中具有一體化的工作流程。因為檔案內容都是真實的信息，而且與每個民兵的切身利益息息相關，所以信息量大，分類復雜，并且有些信息內容需要保密，這就需要加強檔案管理的信息化建設。通過現代技術整合和保存信息資料，有利于提高民兵檔案利用率，也便于分類和查看。另外民兵檔案還是人事部門對每個民兵進行管理的重要憑證，是各項工作開展的基礎，也是選撥人才及建設高素質隊伍的基石，特別是當前檔案使用頻率不斷提高的新形勢下，加快檔案信息化管理更具有必要性。

2.2信息化管理有利于提高民兵檔案管理效率。因為以往檔案管理采取紙質載體保管較多，而且檔案的收集、整理和利用也都是手工的方式，這樣就加大了檔案管理人員工作量，降低工作效率。若將信息化技術應用在民兵檔案管理工作中，則只需要將個人信息數據錄入到計算機系統中就可以反復對其進行查閱和使用，自動對檔案信息進行分類、提取和加工，檔案的生成、采集、歸檔等一系列工作流程全部自動化完成，，是傳統工作方法與現代科學技術相適應的體現，這種方式將會大大減少人力，降低成本，提高效率， 更好的保存和查詢數據。

2.3民兵檔案信息化管理是社會發展的必然趨勢，社會進步、人類進步就需要科技來解放雙手，實現檔案信息存儲數字化能夠使檔案信息擺脫自然限制。當檔案信息網站與互聯網相聯系時，不僅能促進檔案部門間對民兵信息的交流和查看，促進資源共享，而且能夠拓展檔案利用服務的范圍，提供更準確及方便的民兵檔案信息利用，加快推動檔案信息資源共享的步伐，形成開放型服務，從單一的部門服務擴展到為全社會服務，從而為廣大民眾服務。

3 強化民兵檔案信息化建設的具體措施

3.1 加強民兵檔案信息安全管理

我們應重視民兵檔案信息的安全性，加強對原始文件內容的保護，不隨意篡改信息材料，保證檔案信息的安全性與完整性。應該加強保密工作構建牢靠的防火墻，設置有關的密碼和訪問權限，適當的運用網管技術，預防地域網絡黑客的攻擊。當電子文件形成后應及時進行積累整理和備份，以防在松散狀態下造成材料遺漏、混亂。

3.2 加強網絡建設，構建信息平臺

在當前民兵檔案信息化管理工作中，需要構建完善的民兵檔案網絡管理體系，通過聯結局域網實現檔案網絡化管理。在民兵信息化管理的指導和技術支持下規范信息流動渠道。面對人員流動性，民兵信息資料量較大等特點，就需要建立科學的民兵信息庫來應對這種動態的變化，把民兵信息庫與民兵檔案管理有效的結合起來，統一靜態信息和動態信息，有效確保民兵檔案利用過程中信息的準確性和實時性，促進民兵檔案管理工作順利開展。同時加強電子文件歸檔管理，針對不同類型載體的檔案進行數字化處理和轉換，保證產生的有保存價值的民兵電子文件信息真實、完整、有效。

3.3 提高民兵檔案管理人員素質

如今在又好又快發展經濟的條件下，我們應時刻具備憂患意識，在目前社會和諧穩定的環境下，我們不能否認世界仍存在自然災害以及突發事件，這就使中國民兵建設的鞏固與發展尤顯重要。民兵人員能否在緊急關頭召之即來快速應急，高效處理各種突發事件已成為社會一個普遍研究的課題。因此只有重視平時積累收集整理業已歸檔的各種戰備資料，才能冷靜快速應對突然變故，做好保家衛民事業，對得起黨。加強民兵檔案現代化管理首先意識強調很重要。民兵檔案管理作為一門專業性很強的工作，就要求提高民兵檔案人員業務素質。積累各種專業知識，通過檔案部門組織的培訓和講座加強掌握民兵建設現代化管理技能，提高檔案管理綜合素質，只有強化民兵檔案管理素質，才能做好新時期的檔案處理工作。民兵檔案管理部門要充分認識到檔案人員繼續教育在檔案事業發展中的戰略作用和實際意義，真正認識到民兵檔案管理的重要性，讓每一位檔案管理人員都能夠樹立起愛崗敬業的奉獻精神和嚴謹細致的工作作風。

3.4 加強民兵檔案信息化管理制度建設

加強民兵檔案信息化管理制度建設，建立民兵檔案信息管理相關運行機制。這是順利開展工作的基礎。為了促進民兵檔案管理質量提高就必須要建立和健全民兵檔案管理人員繼續教育的管理制度，明確繼續教育應從實際出發的原則。此外教育要結合民兵檔案管理要求，按崗位、分居次、多渠道、多形式的進行。結合民兵檔案管理要求，提供全面系統專業多形式的知識教育，促進檔案專業人員對知識的吸收和領會。

4 結語

在當前社會和經濟快速發展的新形勢下，民兵檔案信息管理的信息化使我們能更快更好地現人才，了解人才，選拔人才和利用人才。因此我們亟需把民兵檔案信息的管理與利用方式轉移到現代化的技術手段上來，不斷完善和優化檔案管理工作以及提高對民兵檔案信息的管理與利用水平，使其更好的與當前社會發展的需求相適應，為民兵檔案更好的服務于民兵管理工作奠定良好的基礎。

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作者簡介

初美娜，女，山東煙臺人，本科，畢業于西南科技大學，現職稱：檔案館員。研究方向：檔案管理。