淺談文書檔案在管理過程中的注意事項

閆薇薇

摘 要：文書檔案的管理是檔案管理工作中的一個重要部分，本文從管理職責、立卷歸檔要求以及文書檔案的利用等方面加以論述，希望能為廣大檔案工作者帶來啟示。

文書檔案的管理工作是檔案管理工作中的重中之重，作為一名檔案管理工作人員，必須引起高度重視，才能做好這項工作。

1 認真履行管理職責

一要認真貫徹執行國家檔案工作的法律、法規和方針政策，建立健全各項規章制度。 二要努力學習掌握檔案工作業務知識，提高業務能力。四是嚴格執行黨和國家的保密制度，妥善保管好文書檔案文件及有關材料，注意安全嚴防失密。三是對本單位各處室形成的各種門類的檔案材料的收集、整理、立卷和歸檔工作，進行監督和指導。三要集中統一管理單位各種門類和載體的檔案。四要開展檔案史料的編研工作，積極提供利用，為單位工作服務。五要在集中主要力量抓好機關檔案工作的基礎上，對直屬單位和本系統檔案工作進行必要的指導、監督和檢查。六按規定向上級檔案館移交應進館的檔案。 七要根據國家有關檔案保管期限的規定，制定本機關檔案存、毀制度。八辦理領導交辦的其它有關的檔案業務工作。九負責機關大事記的搜索、整理和編印。

2 做好立卷歸檔工作

文書檔案作為檔案的一項重要內容.經常為人們所利用，所以文書檔案質量就顯得尤為重要。文件材料收集的齊全是歸檔文件提高質量的物質基礎；運用正確的立卷方法對高質量的歸檔文件進行整理。才能保證文件檔案的質量得到提高。只有達到這一目的。文書檔案的立卷歸檔工作才有意義。

一是歸檔范圍。凡是反映本機關工作活動具有查考利用價值的文件材料、圖片、照片、錄音、錄像帶等，均應立卷歸檔。二是歸檔內容要求。1.要求所屬各部門要按照立卷歸檔范圍，將具有保存利用價值的文件材料收集齊全、完整，根據文件材料的形成規律和有機聯系，科學整理立卷。2.行政管理部門的立卷歸檔工作在檔案室的監督指導下進行。所屬各部門必須把應歸檔的文件材料按立卷要求整理預歸成卷，經檔案室檢查合格后方可歸檔。3.聲像檔案應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內容和責任者，照片檔案應將照片和底片分別整理歸檔。4.會議審計檔案應由財務會計部門按照歸檔要求，負責整理立卷。5.檔案室接收案卷時，必須要求所屬各部門將歸檔的案卷編制好移交目錄，一式兩份，檔案人員按照目錄清點無誤；驗收案卷質量符合要求后，交接雙方在移交目錄上簽字，一份存檔案室，一份本處室留存，以備查找。三是歸檔時間要求。1.文書檔案的時間要求最好在次年五月底以前接收完畢。 2.會計審計檔案在年終之后，為方便工作可暫由本單位財務會計部門保管一年，于第二年六月底以前移交檔案室保管。 3.基建檔案在基本建設工程竣工驗收后，由基建部門整理成卷交檔案室保管。

3 做好檔案的開發和利用工作

檔案作為記錄政治、經濟、科學、文化等領域原始和真實活動的儲存寶庫，蘊含著大量有價值且豐富的信息資源，如何開發和利用好這些信息資源是我們每一個檔案人所要思考和研究的重要課題。那么如何在保密、安全的基礎上開發利用呢？本人見解如下：

一是本部門工作人員因工作需要，經本部門主要負責人簽批，可查閱本部門形成的檔案資料。因工作需要查閱其它部門形成資料時，在征得其它部門領導同意后，經上級行政主管部門主管批準后方可查閱。二是查閱摘抄檔案，需填寫檔案利用登記表。未經檔案室同意，不能復印、復制、公布檔案材料，一般不能將檔案帶出檔案室，特殊情況需要借出者需要辦理借閱手續，并及時歸還。三是不準在文件材料上涂改、剪裁、加圈、畫線、折疊，不得隨意折卷或撕去其中文件。四是需要利用行政主管部門、各部門會議記錄，必須經黨組書記或副書記、部門主管或副主管批準后方可查閱。五是本單位財務人員因工作需要，查閱本人經辦的會計檔案，需征得主管財務的副主任同意；財務人員或其它同志因工作需要查閱他人經辦的會計檔案時，需征得本單位領導同意并經財務處處長批準后方可查閱。

4 做好檔案保管工作

檔案保管工作質量的高低，對提高檔案管理水平具有重大的影響。檔案保管工作是整個檔案工作有機組成部分之一，它與其他環節有著密切的聯系，不能離開其他環節而單獨存在和孤立進行。所謂檔案的保管，就是根據檔案的成分和狀況，所采取的存放和安全防護措施。內容有：檔案的庫房管理、檔案流動過程中的保護、保護檔案的專門措施。其任務是：為了解決安全留存的要求和檔案可能損壞之間的尖銳矛盾。檔案損壞和遭受破壞的原因，不為乎社會原因或自然原因，或者說是人為因素和自然因素兩方面。檔案保管工作的任務，就是了解和檔案損壞規律，通過經常性工作，采取專門的技術措施，最大限度地防止和減少檔案的損毀，延長檔案的壽命，維護檔案的系統性和完整性，保證檔案的政治安全。

一是檔案庫房門窗要堅固，并安裝防護設施，下班前關好鎖牢。二是檔案工作庫房要隨時加鎖，鑰匙妥善保管，非工作人員未經批準不得進入。三是檔案庫房要有防火設備，對滅火器要定期檢查，及時修理，保持完好狀態。四是檔案庫房要有溫度計、干濕計，根據季節和氣候的變化，注意通風，力爭將濕溫度分別控制在14-24度，相對溫度45-60%的范圍內。五是檔案庫房要有防光、防蟲、防塵、防鼠等用品和設備，并及時檢查，如發現藥物失靈要隨時更換。六是檔案室每季對檔案保管的狀況進行一次全面檢查，如遇特殊情況要及時檢查，并作記錄，發現問題及時向分管領導匯報，采取有效措施，保護檔案的安全。

5 做好檔案統計工作

為了給本單位各項工作提供最有效的檔案服務，協助業務部門做好工作，提高工作效率，檔案人員需認真做好機關檔案統計工作。按檔案統計制度的規定，需對檔案的收進、移出、保管及利用情況進行統計，并按照規定向檔案業務管理機關報送檔案工作基本情況統計。建立健全檔案數量統計，借閱及其效果統計，鑒定情況登記，檔案管理基本情況統計。統計工作應隨時進行。將收集的文件材料及時整理登記入庫，隨時做好建立，年末對前一年歸卷數目進行一次全面匯總，并填報上級機關。定期統計利用情況，每年末統計當年檔案借閱人次，總結檔案利用效果。

參考資料

1.5大出納檔案的保管權限內容.湖北仁和會計網.2013-06-26[引用日期2013-06-26]