淺析怎樣做好涉密檔案的管理工作

無論是檔案工作人員，還是其他工作人員，對于國家的機密性文件都有保守的義務，尤其一些檔案信息的內容涉及到國家的安全利益，經濟、技術的機密，社會的正常秩序及一些個人隱私等，其重要性可想而知。信息化時代的到來，促進了資源共享的發展。檔案存在的意義除了以外，還用給被廣泛的利用起來，這樣才能體現其自身的價值。對于檔案的利用前提基礎是要保證操作是在保密的狀態下完成，無規制的使用將會給國家及個人帶來一定的危害。

1 正確處理各方面關系，確保檔案保密工作進行

（一）檔案的保密與利用的關系

在國家的各類保存檔案中，涉密檔案占據一定的分量。其根據內容的不同被劃分三個等級，分別是“絕密”、“機密”與“秘密”。作為涉密檔案的保管工作，從業者背負著重要的使命。保密是對于檔案信息的內容不外泄，但是利用也是檔案存在十分重要的作用，只要將利用的時間、地點、范圍進行合理的限制，才能體現其真正的價值。如若沒有節制的濫用，將會造成泄密事件，給國家及個人帶來威脅。因此，檔案的保密及利用關系要進行均衡的處理，在實際的工作中根據現狀進行權衡。

（二）將制度與措施兩者關系相均衡

要想對檔案管理工作做到位，就要制定相關的規章制度，并且對其具體的內容進行逐步完善。與此同時，也要相應的采取一定的措施，利用高科技的預防手段及嚴格的監督制約措施，將涉密檔案管理工作中的細節進行分析，將管理制度進行不斷深化改革，是涉密檔案管理工作的重中之重。我國對于涉密檔案管理工作制定了很多法律法規及其細則、制度進行行為約束。目的在于在進行檔案管理工作的過程中，各個環節都受約束并嚴格的執行規章制度，保證整個操作過程有法可依，有證可查，減少泄密的可能性。檔案的存放除了紙質的要求，有時還將其存貯在如光盤、U盤等載體。工作人員要進行分門別類的存放，并遵循相關的審批制度。

（三）涉密檔案保管年限轉化關系分析

上述文章內容提到，根據相關的法律法規，我們將涉密檔案的內容分為三個級別，工作人員要依據密級的相異采取不同的措施及辦法進行有效管理，從而將檔案的利用率發揮到最大的效率。國家對于涉密檔案的管理年限由具體的說明，絕密、機密、秘密三個等級分對應著小于30年、20年、10年的期限要求。在限期內，涉密文件受到國家的保護。涉密的事項經過時間的洗禮并不是一直保持不變的，期限一到，保密工作的意義便失去，也就是說涉密檔案由死變活出現。我們不能從思想上將涉密檔案看成是不變的，并對于時限及使用范圍沒有約束，這是錯誤的。涉密檔案的工作人員應該對涉密檔案的管理工作加大力度，采用科學合理的方式進行區分管理，將可利用與不可利用的檔案分開存放，使檔案最大化的得到利用。

（四）處理好紙質與電子檔案之間的關系

傳統的檔案存儲方式都是采用紙質的檔案，其妥善的進行保密與利用是檔案管理的工作重點。工作人員應該從思想上認識到檔案的重要性，做到不損壞、不丟失、不散亂、不泄密，為開發利用檔案信息資源作貢獻。然而，科學的發展進步，使電子檔案崛起，并與紙質檔案同等重要。做好電子檔案的保密和開發利用工作，應對高科技的挑戰，已是當務之急。一方面要創造必要條件，提高檔案工作者科學技術水平，特別是計算機網絡保密知識。同時，要積極構建本部門信息系統主體，及其與外界關聯行為約束機制。凡涉密網絡一定要與互聯網實行物理隔離；定期進行網上信息檢查，確保涉密信息不上網。

2 要做好檔案的保密工作，還要從幾方面做起

（一）做好檔案庫房管理中的保密工作

庫房管理是檔案保密工作的重點。從總體上講，檔案庫房應按照國家有關規定來單獨興建，但也有一些不具備條件的單位，往往將庫房設置在機關辦公樓內。應當注意的是，不是任何一間辦公室都可以用作庫房的，從檔案保密的角度來看，不宜將庫房設在辦公樓的最底層，庫房門窗等應專門加固，以防盜竊。還應盡量做到庫房與辦公室分開，庫房與閱覽室分開。檔案庫房應指定專人負責管理，制定嚴格的庫房管理制度，無關人員一律禁止入內。這是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。

（二）做好檔案的保管期限與保密期限的區分工作

確定保管期限的原則是，正確分析和鑒別檔案內容的現實作用和歷史作用，根據本機關工作的需要和為國家積累歷史文化財富的需要，全面確定檔案的保存價值，準確地判定檔案的保管期限。而保密期限是根據國家秘密事項在一定時間內，如被泄露將對國家的安全和利益造成的危害來確定的，它表示該國家秘密事項在其確定的期限內，受國家有關保密法律、法規的保護，產生法律效力的時限。《國家秘密保密期限的規定》中規定：除有特殊規定外，絕密級事項不超過30年，機密級事項不超過20年，秘密級事項不超過10年。保密期限在一年及一年以上的以年計，在一年以內的以月計。

（三）檔案管理人員的職責

檔案管理人員的職責，就是要維護檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務就是做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞，就是使檔案保管得完好無損，不致因各種不利因素而使檔案損壞。對已經破損的檔案，要及時搶救。不丟，就是使檔案絕對安全，不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊，不僅保證檔案實體安全，也要保證檔案內容的安全。不散，就是要求檔案的保管相對集中，不致因檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴重情況。

3 絕密檔案的管理和保密

為確保國家核心秘密的安全，必須管理好絕密檔案。首先，絕密檔案應與非絕密檔案分別保管。要設置保險柜、保險鎖、防盜器，從保管條件上確保絕密檔案的安全。其次，提高絕密檔案管理人員的素質。絕密檔案管理人員具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深等特點，他們對保守黨和國家的秘密負有比一般工作人員更為重大的責任，最后，加強絕密檔案的日常管理。絕密檔案的調閱、移出、銷毀等應嚴格按規定手續辦理，必須經指定領導人審批，認真履行登記、簽字手續，任何人無權擅自調閱。

4 結束語

對于檔案管理工作來說，保密及利用是其工作的兩大重點內容。其工作任務是共榮且艱巨的。我要要從日常的工作中不斷的找尋工作中的不足，妥善的進行整改，逐步的完善規章制度，使檔案管理工作更加的制度化、標準化。有強烈的先見意識，對于影響到檔案安全的障礙進行提前的清除，以做到防患于未然。使國家及個人的檔案信息安全并得到有力的保護。

作者簡介

馬智慧（1980-），男，回族，新疆布爾津人，新疆阿勒泰地區布爾津縣社會保險管理局，助理館員，研究方向為檔案管理。