信息化背景下加強高校學生檔案管理的對策

張文華

摘 要：在信息化時代背景下，將計算機技術與高校學生檔案管理相結合，可以有效的保證高校學生檔案的準確、快速、完整的統一管理；本文著重探討信息化背景下學生檔案管理的現狀和信息化背景下加強學生檔案管理的對策；以期更好的促進教育事業的發展。

關鍵詞：信息化；檔案管理；對策

由于學生檔案種類多、流動性強、工作量大等特點，高校學生檔案管理給管理工作者帶來極大的困難。高校檔案管理的工作旨在高效、規范、準確的管理學生檔案；要實現學生檔案快速、準確的管理，學生檔案管理應該與現代計算機技術相結合，利用計算機快速、準確的數據庫為學生建立高效的檔案管理。本文就信息化背景下，計算機技術用于學生檔案管理的對策做詳細分析，最后指出局限性和不足并針對缺陷提出解決策略，以更好的促進學生檔案管理工作的進行。

1 信息化背景下學生檔案管理的現狀

學生檔案管理工作是高校檔案工作的重要組成部分，學生檔案管理必須堅持集中統一管理的原則，確保學生檔案的完整、準確、系統、安全。傳統的學生檔案管理，學生檔案一般以紙質文件的形式存儲在檔案柜中，多以班級、入學年份為分類依據。在這樣的情況下，尋找一份學生的個人檔案，既使依賴于經驗豐富的管理人員，也要花費些許時間去完成。不能快速、準確的對學生檔案進行管理就是傳統檔案管理工作的缺陷。在信息化時代背景下，運用計算機的數據庫可以有效的節省人力，并可以高效的對檔案地進行規范、系統的統一管理。然而高校學生檔案管理與計算機技術的完美結合尚需時間，高校學生檔案管理仍存在參差不齊的現狀，主要體現在學生檔案信息化管理意識淡薄、配套設施不足、檔案管理人員計算機水平低三個方面。

1.1 學生檔案信息化管理意識淡薄

學生檔案管理工作者習慣于傳統的檔案管理，一方面不能認識到學生檔案管理工作的重要性，另一方面甚至認為信息化管理對于學生檔案用途甚少；學校無法加強學生檔案的信息化檔案管理，一方面同樣認識不到學生檔案管理工作的重要性，另一方面不愿在學生檔案信息化管理投入資金。學校和檔案管理工作者對于學生檔案信息化管理的意識淡薄，同時造成了學生對于檔案管理的意識淡薄，比如學生無法意識到檔案的重要性就不會去關心個人檔案，這有可能導致學生檔案的缺失、不準確等。高校學生檔案管理工作的高效進行有賴于學校和管理工作者的思想統一，認識到信息化用于學生檔案管理的重要性。

1.2 配套設施不足

學校未在學生檔案信息化管理方面投入資金，造成信息化管理的配套設施嚴重不足，比如計算機、管理系統的缺失；有的學校甚至教學計算機嚴重不足，更談不上用于信息化檔案管理的計算機；嚴重制約信息化在學生檔案管理工作方面的開展，不利于學生檔案高效、系統的統一管理。學生檔案信息化管理依賴于計算機龐大的數據庫，計算機等相關配套設施的不足，阻礙了學生檔案的信息化管理。

1.3 檔案管理人員計算機水平低

學生檔案管理人員大多習慣于傳統的檔案管理，并且對新興的計算機不感興趣，跟不上時代，不能與時俱進；學生檔案管理人員對掌握計算機操作不能引起重視；一方面學生檔案管理人員年紀較大，對新事物的接受能力較弱，不能很好的掌握計算機的操作，另一方面學生檔案管理人員不愿改變以往的工作方式去嘗試新的工作方法。學生檔案管理人員計算機水平的不足影響了信息化用于檔案管理的進程。

2 信息化背景下加強學生檔案管理的對策

要使學生檔案的信息化管理得到有序進行，首先學校和檔案管理人員要從主觀上認識到信息化檔案管理的重要性，然后逐步配備相關設施和專業管理人員，這樣才能讓信息化檔案管理逐步替代傳統的檔案管理。

2.1 重視信息化檔案管理，加大信息化檔案管理資金投入

學校可以采取分期、分批培訓的方式對檔案管理人員進行培訓，包括重視信息化檔案意識的培養、對檔案管理人員進行計算機操作水平的培訓，以增強檔案管理人員在信息化檔案管理的意識和提高檔案管理人員的整體計算機水平；學校還要在信息化檔案管理的配套設施上加大投資力度，讓計算機等相關設施可以更好的服務于信息化檔案管理；同時學校也要為信息化檔案管理專門配備專業人員，以期對信息化檔案進行統一系統的管理。

2.2 重視信息化檔案管理的系統管理，建立健全的數據庫管理系統

學校不僅要在計算機相關硬件設施方面加強投資，而且要加強對計算機數據庫的軟件管理方面的投資力度，只有建立完善的檔案管理數據庫系統，才能高效、準確的對學生檔案進行歸類、匯總、查詢、調用等，方便檔案的管理。比如要查找學生的個人檔案，只須在管理軟件中輸入姓名或學號，就可以對學生的信息進行查詢、修改、存儲、調用等。若不能在信息化檔案管理的軟件方面進行完善、優化就很難在繁冗的檔案信息中，快速、準確的對學生的檔案信息進行集中管理。

3 信息化檔案管理的局限性和不足

信息化檔案管理固然能夠將繁冗的檔案化繁為簡，快速、準確的查詢和調用學生的個人檔案，不可否認也會有本身的局限性和不足。一方面信息化檔案管理以計算機為媒介存儲信息，一旦數據管理系統崩潰或計算機硬件故障，所有的檔案信息都會缺失或亂碼；另一方面，計算機技術的發展同樣使得造假更易于執行，比如某人可以隨意更改學生的檔案信息。這就要求學校要運用信息化檔案管理的同時做好紙質檔案的備份和加強信息化檔案管理的安全性。

4 結語

信息化檔案管理在高校學生檔案管理方面的重要作用不言而喻，高校管理者要能新故相推，增強對信息化檔案管理的重視意識。信息化檔案管理對提高檔案管理的效率有很大的促進作用，可以更系統、規范、高效的對高校學生檔案進行統一管理。同時高校管理者也要認識到信息化檔案管理的局限性和不足，利用舊的檔案管理和新的信息化檔案管理方法的優勢，摒棄新舊兩種管理模式的缺陷，才能夠更好的服務于教育事業，促進教育事業的穩步發展。

參考文獻

[1]羅若.信息化背景下加強高校學生檔案管理的對策[J].科技廣場，2014，（8）：195-198.

[2]范燁，盧東慧.加強高校學生檔案管理工作新思考[J].黑龍江史志，2015，（1）：266-266，269.

[3]馬潔，佟丞，劉衛智等.高校學生檔案管理存在的問題及對策研究[J].石家莊學院學報，2012，14（2）：115-117.

[4]劉斌.論高校學生檔案管理存在的問題和對策[J].時代經貿，2012，（29）：106.