關于人事檔案管理的幾點思考與探索

白琳麗

摘 要：現代社會不斷發展進步，單位的運轉需要以人力資源管理提供可靠的支持，而人事檔案作為重要的信息資料，在人力資源管理中發揮著重要的作用，以提高人力資源決策的科學性和合理性。本文就人事檔案管理的必要性以及人事檔案管理的具體策略開展分析和研究，僅供相關人員參考。

關鍵詞：人事檔案；管理；必要性；策略

當前社會經濟與科技不斷發展進步，市場競爭日趨加劇，單位的正常高效運轉離不開科學合理的人力資源，而人力資源管理工作的開展則需要以人事檔案管理作為重要基礎和前提，以保證人力資源管理的科學性以及人事決策的實效性。在社會發展新形勢下，各單位都面臨著復雜的發展形勢，如何更為高效的開展人事檔案管理工作，是當前各單位所面臨著一項重要課題。

1 人事檔案管理功能的界定

人事檔案是關于個人學歷、專業特長、社會經歷等信息的詳細且客觀的記錄，能夠為崗位選聘以及員工晉升提供可靠的依據。傳統人事檔案管理方式下，時效性以及系統性不足，人事檔案的應用價值難以得到有效發揮，一定程度上制約著檔案事業的發展。而社會發展新形勢下，應當對人事檔案管理功能進行重新界定，也就是說，人事檔案管理的開展，能夠對人事檔案資源進行優化整合，更加真實準確的記錄個人資歷，反應個人情況，并為單位對員工進行考核與任用提供可靠的依據。

2 人事檔案管理的必要性

2.1 使人事檔案管理更加規范化

當前人事檔案管理工作存在的問題很多，例如單位領導普遍上對于人事檔案管理過于輕視，因此使得單位對人事檔案管理的人員和資金投入不足，導致檔案管理人員數量不夠、專業水平較低，基礎設施較為落后，管理方法落后，導致管理過于混亂，人事檔案管理的規范化水平亟待提高，為提高人事檔案管理水平和管理效率，就必須加強人事檔案管理。

2.2 使人事檔案的服務作用得到切實發揮

隨著市場競爭越來越激烈，人力資源管理在單位各項管理事務中所處地位也越來越重要，而人事檔案管理工作的最主要作用就是為人力資源管理服務，而當前的人事檔案管理方式較為粗放，信息化水平不高，檔案管理多為手工操作，導致檔案資料的真實性和時效性難以保障，其應有的作用得不到切實發揮，為此，就必須加強人事檔案管理，使人事檔案管理工作與單位人力資源管理工作的發展相適應。

3 加強人事檔案管理的具體策略

3.1 建立健全人事檔案管理長效機制

人事檔案工作是一項頭緒多、瑣碎繁雜的工作，如果沒有一定的制度來制約，就會無章可循、無所適從。應結合人事檔案管理工作的實際和社會現實需要，進一步完善各項檔案管理制度，并在抓落實上下工夫。為提高人事檔案管理的有效性，推進人事檔案管理工作的高效開展，應當積極建立健全人事檔案管理長效機制，切實提升人事檔案管理水平。這就要求在人事檔案管理工作中逐步完善檔案管理人員的考核標準，通過定期檢查以及不定期抽查的方式，掌握檔案管理人員的工作情況，對其任務完成情況進行規范考核，將其與檔案管理人員的經濟利益相掛鉤，從而充分調動人事檔案管理人員的工作積極性與能動性。在人事檔案管理長效機制的建立與完善的過程中，應當對不同類型人員的檔案資料進行分類管理，明確工作重點，結合單位使用需求以及個人特點提供有針對性的人事檔案資源服務。與此同時，應當對檔案信息進行規范甄別，堅決不允許在人事檔案管理工作中弄虛作假。為促進人事檔案管理長效機制的高效落實，應當加強人事檔案管理人員的培訓與教育，在不斷提升其業務能力的同時，堅持做到與時俱進，以制度約束檔案管理人員的諸多行為，從而為人事檔案管理工作的有序開展打下良好的基礎。

3.2 加強人事檔案管理信息化建設

人事檔案管理是一項特殊的工作，對檔案管理方式以及技術手段有著較高的要求，尤其是近年來社會經濟不斷發展進步，檔案管理工作也面臨著復雜的形勢。科學技術的進步推進了人事檔案管理工作的精細化水平不斷提升，推進人事檔案管理信息化建設的高效開展。在這一過程中，應當積極引進先進的管理理念以及管理技術方式，對現代科學技術加以優化利用，對人事檔案開展精細化、自動化以及動態化的管理，基于數字技術以及網絡技術建立人事檔案信息網絡平臺，通過所獲取的訪問權限能夠對人事檔案信息實現遠程訪問，切實提高人事檔案信息查詢以及利用的便捷性與高效性，并且有效保證了人事檔案信息安全，提高人事檔案管理的規范性和有效性。

3.3 加強人事檔案管理社會化建設

為提高人事檔案資料的真實性和有效性，應當在完善人事代理制度的基礎上適當增加人事檔案內容的公開程度，使個人在自己檔案內容的更新和完善過程中有一定的建議權和修改權。另外，隨著社會主義市場經濟的發展，人事檔案管理應當為滿足社會新需求而存在，因此加強人事檔案管理的社會化建設是時代的需求。在新的歷史時期，人事檔案管理應當改變過去計劃經濟時代政府部門直接行政干預的局面，而應當在發揮政府宏觀指揮和監督作用的前提下，使人事檔案管理的法人意識和市場意識更加強化，明確人事檔案中介機構在市場中的橋梁作用，規范人事檔案中介機構的收費標準、操作規程以及職業道德標準，提倡中介機構實行企業化管理，提高其經濟效益，通過中介機構的第三方管理，能夠很大程度上避免徇私舞弊行為，并有效提高人事檔案管理工作的專業性水平。

3.4 提高人事檔案管理人員素質

人事檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為人事檔案工作人員要不斷提高自身政治素質和專業素質。提高自身的政治素質，加強責任感，把人事檔案工作看做是一項政治工作，在平常的管理中體現它的嚴肅性，能堅持原則、嚴守紀律、遵守制度、保守秘密。在繁雜瑣碎、枯燥單調的工作中保持高度的責任心，減少工作中的失誤和差錯。有了責任心，才能不厭其煩的去收集材料，才能認真鑒別材料的真偽，才能按照要求將材料及時歸檔、整理成冊，才能將人事檔案材料當作一種資源。注重自身專業水平的提高，通過自學、參加培訓等方式，熟悉人事檔案工作的各個環節和基本要求，尤其是對材料的鑒別、分類，更是要了如指掌。努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質量。積極探索新的管理模式，使人事檔案工作更科學、更實用，為不斷進步發展的社會提供有利的人事資源。

4 結束語

總而言之，人事檔案管理工作在社會發展新形勢下占據著重要的地位，直接關系著人力資源管理的科學性和有效性。為提高人事檔案管理的規范性和科學性，應當積極采取可行措施，優化人事檔案管理模式與管理方案，提高人事檔案管理效率，確保其在社會主義市場經濟中的作用得到最大化發揮，從而推進社會的穩定和諧發展。

參考文獻

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