淺談在整理干部人事檔案中的幾點體會

李生桃

摘 要：干部人事檔案是準確反映本人歷史，為組織人事部門選準人、用好人提供依據(jù)的重要基礎。是干部人事工作的重要組成部分，也是干部工作、人才工作的一項基礎性工作和重要環(huán)節(jié)。

關鍵詞：檔案整理；人事檔案；檔案管理；檔案審核

干部人事檔案是準確反映本人歷史，為組織人事部門選準人、用好人提供依據(jù)的重要基礎。是干部人事工作的重要組成部分，也是干部工作、人才工作的一項基礎性工作和重要環(huán)節(jié)。胡錦濤同志曾說過：“檔案事業(yè)是一項崇高的事業(yè)，是黨和國家事業(yè)發(fā)展的一個不可缺少的方面。借助檔案是我們能夠更好地了解過去、把握現(xiàn)在預見未來。”

我被州教育局抽調(diào)統(tǒng)一整理州直教育系統(tǒng)干部人事檔案，主要負責整理我校在職職工的干部人事檔案，從檔案的審核、材料的補充、整理、編輯目錄到裝訂工作歷時4個月，現(xiàn)將工作中的幾點體會淺談如下：

1 干部人事檔案審核工作是整個檔案整理工作的基礎

干部人事檔案審核是一項政策性強、業(yè)務量大、涉及面廣的重要工作。對加強干部檔案材料的收集，提高檔案管理人員的管理水平，推動干部檔案工作的信息化建設，具有重要作用。干部人事檔案整理工作的步驟主要包括審核、補充材料、具體整理、編輯目錄及裝訂等程序。在整個過程中審核是第一步，是整個人事檔案整理工作的基礎，也是不可缺少的一步。

在具體審核過程中，我翻閱了大量有關干部人事檔案整理的資料及條例、細則和規(guī)定，積累了一些關于檔案方面的理論知識，努力提高自身業(yè)務水平。在檔案審核過程中，一定要把“單項否決”（單項否決是指一本干部檔案中如果存在材料錯裝、涂改造假或1996年后任副科級以上職務的《干部任免審批表》不全的情況，則對整個檔案工作進行否決）和“三齡一歷”（三齡是指年齡、工齡和黨齡；一歷是指學歷）的內(nèi)容作為重點，同時也要對其他內(nèi)容認真審核。在審核中，要牢記分類標準，嚴格按照《干部人事檔案整理工作細則》分類，一般分為履歷類、考核類、學歷類、培訓類、黨團類、獎勵類、處分類、離任審計類、任免類、工資類、出國（境）材料、各級黨代會或人代會及其它代表材料等十四類。審核工作是一項長期、枯燥的工作，所以在此項工作中，做到細致、認真、專心、謹慎很不容易，只有做到這些才能保證我們高效準確地完成檔案審核工作。

2 干部人事檔案材料的補充是檔案工作的重要組成部分

補充檔案材料是推動干部人事檔案工作規(guī)范化、制度化和信息化建設的基礎性工作。因此檔案材料是否齊全、完整、真實是全面提升檔案利用價值的重要基礎，也是檔案全面、客觀地反映干部基本情況的根本保證。

在干部檔案材料補充過程中，我發(fā)現(xiàn)常有“三齡一歷”記載的時間及部分內(nèi)容不一致現(xiàn)象。經(jīng)請示上級部門有關工作人員，明確指出：出生時間根據(jù)2006年10月15日中組部、人事部、公安部聯(lián)合下發(fā)的《關于認真做好干部出生日期管理工作地通知》中的明確規(guī)定，對檔案中更改出生日期的材料，應有個人申請、調(diào)查報告、證明材料和上級批復。對參加工作時間不一致的，應嚴格按照人事部及中組部有關規(guī)定予以確認。入黨時間記載不一致的，有《入黨志愿書》的依照其中記載的時間確定。對檔案材料中對學歷學位記載不一致的，可通過省級以上教育行政主管部門協(xié)助認定，并將相關材料及時裝入本人檔案。

在檔案材料收集歸檔過程中，如有錯裝或混裝材料的情況，應及時糾正更改。補充材料時，要嚴格把關，認真審核、登記，確保歸檔的材料真實齊全，不屬于歸檔范圍的材料不應擅自歸檔。

補充干部檔案材料還是一項動態(tài)性的工作。隨著時間的推移，我們每個人的情況也在發(fā)生變化，所以檔案材料不是一成不變的。因此，我們檔案工作者的一項基本任務就是按照科學發(fā)展觀和正確政績觀的要求，將那些在干部成長過程中能夠真實反映其德才得表現(xiàn)和具有參考價值的材料及時補充到干部檔案中，以最新、最新、最全的材料反映干部的成長歷程。

3 干部人事檔案的整理工作是檔案建設的基礎工作之一

干部人事檔案的整理工作，是檔案建設的基礎工作之一。它是以個人為單位，將收集起來的干部人事檔案材料，進行鑒別、分類、排序、編目、技術加工、裝訂成卷，并在此基礎上，不斷對檔案進行補充工作。在干部人事檔案整理須做到“認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊”，通過整理要使每卷檔案達到完整、真實、條理、精練、實用。整理工作是一項要求保密、安全、真實的工作，并它具有權威和動態(tài)性。

檔案材料根據(jù)材料的內(nèi)容或用途分為十類（履歷材料、自傳性材料、鑒定類材料、學歷及培訓材料、政審材料、黨團材料、獎勵材料、違紀材料、工資任免材料和其他材料）。

除第一類、第二類、第三類、第四類、第七類、第九類、第十類要按照時間先后順序排列外，第五類材料，結(jié)論或上級批復在前，其余材料按照時間順序先后排列在后；若為單獨的證明材料按時間先后排列。第六類材料，志愿書在前，申請書在后。第八類材料，上級批復，結(jié)論或處分決定，本人對結(jié)論或處分的意見，調(diào)查報告，證明材料，本人的檢查或交代材料等，其證明應根據(jù)每份材料所證明的主要問題相應集中排列。檔案材料的技術加工是整個整理過程的重中之重。在技術加工過程中，不能一味追求速度，一定要戒驕戒躁，克服急躁情緒，要以“細心+耐心+責任心”來整理每一卷檔案。對檔案材料載體變質(zhì)或字跡褪色不清的，進行搶救；對檔案材料小于16開的，要用宣紙裱齊；有殘缺、破損、卷角、折皺的檔案材料要進行裱糊；材料包邊不能把檔案內(nèi)容粘住，并把原來的裝訂包在白邊里。整理、編目、審核、裝訂是一個有機不可分割的整體過程，這就要求我們整理人員只有團結(jié)協(xié)作，才能提高效率，事半功倍。

4 制作好干部人事檔案目錄，使其更好發(fā)揮索引作用

所謂目錄，就是指將干部人事檔案材料按照固定要求整理排序之后，將相應的檔案材料逐份登錄記載，能如實反映干部人事檔案內(nèi)容的干部檔案不可缺的一個重要組成部分。制作干部人事檔案除嚴格按照有關目錄制作外、本人通過目錄的制作發(fā)現(xiàn)還要特別注意在目錄制作中，一定不能怕麻煩，凡涉及到相關內(nèi)容不能簡寫或縮寫，以致目錄說明不清或內(nèi)容簡寫重復引起誤解的現(xiàn)象。

總之，將一本原本內(nèi)容繁雜、參差不齊的干部人事檔案變?yōu)橐槐尽澳夸浨宄⒆舟E工整、層次分明、整潔美觀”的現(xiàn)代化人事檔案是我們檔案工作者的最終目標。