新形勢下計劃生育檔案管理現代化的問題及對策

劉英杰+鄒德山

摘 要：新形勢下，計劃生育檔案管理現代化主要表現在管理意識、資源利用、管理技能、管理設備等方面。但目前管理現代化沒有嚴格落實，具體表現在重視不夠、制度缺失、資金不足等方面。有必要變革思想觀念、健全管理制度、加大資金投入、提高人員素質、落實責任制度，從而實現計劃生育檔案管理的現代化。

關鍵詞：計劃生育檔案；管理現代化；管理制度；資金投入；人員素質

實現計劃生育檔案管理現代化，不僅順應時代發展要求，同時也能創新檔案管理方式，完善檔案管理流程，促進檔案資源得到有效開發和利用，為計劃生育管理和各項決策提供有效參考和服務。但目前檔案管理現代化存在不足，需要采取完善措施。本文將探討分析計劃生育檔案管理現代化的表現，指出存在的不足，并提出完善措施，希望能為具體工作開展提供啟示。

1 新形勢下計劃生育檔案管理現代化的表現

隨著信息技術、計算機技術和掃描技術的廣泛應用，再加上管理制度不斷完善，管理人員素質提升，檔案管理逐漸實現現代化，也為檔案管理工作帶來深刻變革。具體來說，檔案管理現代化表現在以下方面。

1.1 管理意識現代化

計劃生育檔案關系到千家萬戶，應該確保資料完整和準確，為各項決策活動提供有效參考。管理人員應該注重更新思想觀念，樹立現代化管理理念，增強法制觀念和責任意識，培養良好的職業道德感，扎實做好自己的每一項工作，認真負責完成檔案管理各項任務。同時還要重視現代信息技術應用，利用先進技術規范計劃生育檔案管理工作，采用現場教學、技能競賽、業務評比等多種形式和途徑，培養工作人員現代化管理意識，促進檔案管理水平提升。

1.2 資源利用現代化

檔案資源利用和加工過程中，應該注重信息技術和計算機技術的應用，利用信息加工系統和計算機網絡傳輸系統，進而有效配置計劃生育檔案資源，科學合理開發和利用相關資料，為計劃生育管理和決策提供有效服務。同時還要建立計劃生育檔案信息資源管理系統，利用數字化和網絡化技術手段，構建檔案管理標準化、規范化、可共享的數據庫，從而有效滿足檔案管理需要，促進工作水平提升。

1.3 管理技能現代化

計劃生育檔案管理現代化要求提高管理人員綜合技能，增強管理人員綜合素質，讓他們的管理技能實現現代化。因此，要注重現代計算機技術應用，規范計劃生育檔案起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯總等各個環節，讓檔案資源形成、運行、轉換等各環節與自動化辦公結合起來。為順利實現這個目標，應該采取有效措施，實現檔案管理技能現代化。在學習檔案管理理論知識的前提下，還要善于把握每個工作要點，努力掌握計算機技術、信息技術和互聯網技術的應用技能，進而提升檔案管理人員的現代化管理技能。

1.4 管理設備現代化

注重設備升級和更新，利用現代化設備有效開展計劃生育檔案管理各項工作。檔案管理內容繁多，流程復雜，管理要求高，勞動強度大。而利用計算機、掃描儀等現代化管理設備，可以有效滿足檔案管理需要，實現檔案管理現代化。

2 新形勢下計劃生育檔案管理現代化的問題

盡管很多單位和領導認識檔案管理現代化的作用，但由于資金投入不足，計算機和掃描設備等利用不全面，制約檔案管理現代化水平提升，存在的問題表現在以下方面。

2.1 重視不夠

單位日常運營和發展中，一些領導和工作人員將工作重心放在其它方面，對計劃生育檔案管理的重視程度不夠，未能嚴格遵循規范要求開展管理工作。此外，相關制度不健全，檔案管理人員綜合技能偏低，檔案管理過程中現代信息技術應用不到位，制約檔案管理現代化和工作水平提升。

2.2 制度缺失

一些單位沒有結合計劃生育檔案管理需要，制定健全完善的制度措施，難以有效約束檔案管理各項工作。即使一些單位建立完善的制度措施，但沒有嚴格執行和落實這些制度措施。例如，管理人員責任制沒有嚴格落實，導致在日常工作中沒有嚴格遵循制度要求和檔案管理流程開展各項工作，難以提升檔案管理水平。

2.3 資金不足

計劃生育檔案管理水平的提高，離不開信息技術、計算機和掃描儀的應用。同時，這些設備的使用離不開資金支持。但一些單位在檔案管理方面資金投入不足，導致計算機和掃描儀購置、設備升級和更新、管理人員工作熱情的激發缺乏資金支持，不利于提升檔案現代化管理水平。

3 新形勢下計劃生育檔案管理現代化的對策

為彌補管理工作的不足，實現檔案管理現代化，根據存在的不足，可以從以下方面采取完善措施。

3.1 變革思想觀念

計劃生育檔案管理人員要注重更新思想觀念，順應時代發展要求，從制度、資金投入、新技術和新設備利用等方面入手，推動檔案管理現代化。從而有效規范檔案管理流程，努力適應新時期檔案管理需要，為各項活動有效開展注入生機與動力，促進檔案資源更好發揮作用。

3.2 健全管理制度

根據檔案現代化管理需要，建立健全完善的管理制度，實現管理工作制度化和規范化，從而順應時代發展趨勢，努力提升檔案管理水平。例如，建立并落實責任制，讓每個檔案管理人員有效履行職責，在權限范圍內開展工作。構建完善的獎懲激勵制度，對現代化管理工作到位、工作技能和綜合水平強的管理人員，要實行獎勵措施。從而激發他們的潛力，讓他們有效開展檔案管理各項工作。而對現代化管理不到位，沒有認真履行職責的單位和個人采取懲罰措施。另外還要建立巡視檢查制度、檔案管理人員教育培訓制度，從而順應時代發展趨勢，努力提高檔案管理工作水平。

3.3 加大資金投入

相關單位要增加檔案管理資金投入，為計算機、掃描設備購置、工作人員工資等各項開支提供保障。要注重合理安排預算和資金支出，有效滿足檔案管理工作需要，推動檔案管理現代化和信息化。另外還要加強資金使用的監督與管理，防止資金截留或者挪走它用，確保資金被用于檔案現代化管理工作當中。

3.4 提高人員素質

注重提高工作人員素質，引進專業知識扎實，管理技能強的工作人員，充實檔案管理隊伍。另外還要完善檔案管理人員教育和培訓制度，采用課堂授課、講座、調查研究、參觀學習等形式，讓管理人員掌握檔案現代化管理技能，從而有效適當計劃生育檔案管理需要。

3.5 落實責任制度

明確檔案管理人員職責，嚴格落實責任制，讓每位檔案管理人員有效履行職責，做好每一項工作。另外還要加強檔案管理人員培訓，豐富他們的理論知識，提高檔案管理工作技能，從而為各項活動開展創造便利，實現計劃生育檔案管理現代化。

4 結束語

總之，隨著信息技術和掃描技術的廣泛應用，計劃生育檔案管理現代化逐漸成為一種趨勢。在這樣的背景下，應該順應檔案管理現代化趨勢，明確存在的不足，結合管理工作需要采取完善措施。從而有效提升檔案管理工作水平，確保檔案資源得到全面開發和有效利用，為計劃生育各項工作開展提供參考和有效服務。

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