乳山市機關事務管理局著力加強檔案工作規范化建設

李玉娥

近年來，乳山市機關事務管理局在局黨委的正確領導及各級檔案業務主管部門的精心指導下，堅持以“抓規范、上精品、求提升、爭一流”為目標，認真對照山東省檔案規范化建設標準，強化管理，突出重點，全面加強檔案工作規范化建設，為做好機關事務管理工作提供了有力保障。該局檔案室被評為省三級檔案室，一名職工被評為威海市檔案工作先進個人。

1 明確責任，始終把檔案管理工作擺在重要位置

為切實加強檔案管理工作，該局從三個方面入手，強化檔案管理工作的主體意識和責任意識。

一是強化領導到位。將檔案管理工作始終擺在全局工作的突出位置，納入每年整體工作計劃，與各項業務工作同部署、同推進、同考核。同時，為加強檔案的管理與利用，專門成立了以分管局長為組長檔案管理領導小組，相關科室負責人、崗位業務人員組成檔案網絡體系，對全局形成的各種門類、各種載體的檔案實行綜合管理，建立了統一領導、統一管理、統一制度，層次分明、健全完善、運轉高效的檔案管理機構。領導小組經常調度，及時了解解決工作中出現的困難和問題，并在人、財、物上向檔案工作傾斜，為檔案管理工作全面上水平、上臺階打下良好基礎。

二是責任落實到位。嚴格實施檔案工作責任制，把檔案工作納入目標管理，實行主管領導、政工科長、檔案管理人員三級責任連帶責任制，并與年終考核掛鉤，層層簽訂目標責任書，明確工作目標，落實領導責任，形成了分管領導負總責、政工科長日常抓、專職檔案員具體抓，一級抓一級，層層抓落實的檔案管理責任運行機制。

三是人員配備到位。政工科配備了一名兼職檔案員，負責全局檔案工作管理，在各科室確定了3名責任心強、熱愛檔案工作的兼職檔案員，具體負責本科室檔案的收集、整理和歸檔工作，形成了以局檔案室為主、各科室齊抓共管的檔案管理工作網絡。

2 加強建設，全面提高檔案管理工作的軟硬件水平

該局嚴格按照檔案管理標準，切實加強制度建設、基礎設施建設、檔案管理隊伍建設，全面提升檔案管理工作的軟硬件水平。

一是加強制度建設。嚴格按照《中華人民共和國檔案法》《檔案法實施辦法》和《山東省檔案管理條例》等法律、法規，建立完善了以崗位責任制、檔案歸檔、保管、保密、利用、統計為主要內容的《乳山市機關事務管理局檔案管理規定》、《乳山市機關事務管理局檔案分類大綱》及其它9種規章制度，并把各項檔案管理制度上墻公布，使檔案管理工作行之有據、有章可循，從制度上保證檔案管理工作規范有序。

二是加強基礎設施建設。根據檔案室建設規模的要求，累計投資10多萬元，建立了兩個專門的檔案室，設置面積50多平方米，配備鐵皮檔案柜36個，安裝豪華型移動密集架4組、防磁柜1臺、溫濕度計1個、電腦2臺、復印機1臺、打印機1臺、碎紙機1臺，掃描儀1臺等，極大限度地改善了檔案保管條件，為檔案管理提供了良好的設施保障。安裝了窗簾、防盜門，防盜窗、滅火器等設施，保證了檔案的安全，嚴格達到“十防”要求，為檔案管理上檔次、上水平創造了扎實的物質條件。

三是加強檔案管理隊伍建設。該局高度重視加強檔案管理人員的培訓，提高檔案人員的業務素質。一方面，每年都組織檔案人員參加市檔案局組織的檔案知識培訓及文書檔案歸檔培訓，累計培訓人員20多人次；另一方面，每季度舉辦一次內部檔案業務知識培訓班，組織人員認真學習《檔案法》、《檔案管理規范》及檔案利用等方面內容，提高檔案業務素質，能夠利用政府系統辦公系統軟件，接收上級來文、內部公文制發，以及文書檔案的歸檔、存放、查閱等，使檔案信息資源能準確、方便、快捷地提供利用。

3 突出重點，充分發揮好檔案管理工作的作用

在檔案利用上，該局突出重點，積極發揮檔案管理工作的作用，為機關事務各項工作的開展提供保障和依據。

一是突出規范整理。按照《文件材料歸檔范圍及要求》，檔案管理人員專門對文書、會計、基建、財務、聲像等各門類檔案進行了持續的完善補充和規范整理，從材料的形成、收集，到編排、裝訂、歸檔等各個環節上嚴格把關，保證了歸檔案卷的質量。截止目前，歸檔文書檔案30卷462件，財務檔案2639冊、基建房產檔案3564卷7635件，公車檔案86卷1118件，人事檔案259卷357件，其它檔案89卷（件）。對所有檔案都做到了檔案目錄符合規則，保管期限劃分準確，排列編號規范。編有醒目的庫房、柜、格檔案存放指引標記。建立了檔案統計臺帳和檔案基礎數據庫，檢索工具編制配套，能保證查找檔案資料快捷、準確。

二是突出安全保密。檔案室配備、配齊了消防、防盜器材，嚴格落實檔案庫房的“十防”措施，確保庫房安全。日常檔案管理工作中，堅持每天測記溫濕度，并做好詳細檢查記錄，確保庫房溫濕度達到規定要求，定期檢查檔案，確保案卷完整，不受損，定期投放防蟲藥物，定期檢查照明情況，定期檢查防火防盜。

三是突出綜合利用。檔案室檔案員，熟悉室藏檔案內容，做到主動、熱情、積極為機關提供檔案信息服務，并堅持檔案查（借）閱及利用效果登記制度，較好地解決了科室各項工作中的實際問題。各科室也能夠把利用好檔案作為業務工作的一個重要環節，日常工作中，對年代較久、把握不牢、事實不清的重要數據、資料，及時到檔案室進行查詢，充分發揮好基建檔案在市直機關日常管理維修、財務檔案在經濟責任審計、公車檔案在日常管理及車改前期調研中的作用，保證各項工作有據可依，萬無一失。