編制檔案管理信息化問題及對策

陳雁飛

摘 要：本文從編制檔案信息的數字化、編制檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化，以及編制檔案信息的網絡化，總結了在開展編制檔案信息化建設實踐的基礎上的幾點思考。

關鍵詞：編制檔案；信息化；網絡化；服務

1 當前開展編制檔案信息化建設的主要不足

（一）軟件開發多頭現象還比較嚴重

存在以下現象：一是上級機關開發的軟件往往不能滿足下級機關的實際工作需要，單靠行政手段予以推廣，而下級機關為滿足本單位的工作需要自行開發軟件，其個性有余，共性不足，缺乏標準；二是一個單位運用多套系統進行數據錄入，技術上難以解決數據整合，造成操作人員重復勞動，編制檔案信息收集整理困難重重。存在上述現象的原因：一是缺乏詳細明確的規范化標準和實施細則，使軟件開發工作混亂無序；二是缺乏權威機構牽頭，造成軟件開發重復和浪費。就編制檔案信息化建設而言，要圍繞全國編制檔案信息化建設的目標、任務和原則來開展工作，要嚴格遵照權威機構的編制檔案信息化標準開發軟件、建立數據庫。

（二）部門重視程度存在不平衡

業務部門對編制檔案信息化建設的態度還存在可有可無的想法，在軟件開發過程中部分同志還存在等和靠的想法，不肯在提供需求和測試中付出太多精力。技術部門的軟件開發隊伍不夠穩定，人力不充分，不能及時解決系統使用中發現的不足，及時加以完善。編制檔案管理部門因人員、經費等原因，只能忙于日常工作，難以在宏觀上積極引導。

（三）復合型人才不足

目前，既懂技術，又懂業務的復合型人才不多，信息化建設往往需要人才合作才能完成，工作中由于溝通困難消耗精力比較大，影響工作效率。就編制檔案信息化建設而言，要選拔和培養具備精通編制檔案管理專業、熟悉本單位業務流程、掌握基本的計算機管理知識，能準確提供軟件開發需求，與計算機專業人員能熟練溝通、有豐富的實踐經驗和較強的事業心的編制檔案管理干部。

（四）編制檔案信息安全保障體系還有待完善

要加強對計算機編制檔案管理系統的管理，確保編制檔案數據庫安全；加強對電子文件歸檔工作的監督和指導，保證歸檔電子文件的真實、完整、有效；編制檔案信息要轉存到編制檔案專用服務器，實行物理隔離。要有數據異地備份。在利用編制檔案信息資源和信息化處理過程中，要提高信息安全意識，防止失密、泄密的發生。

2 對今后開展編制檔案信息化建設的展望

（一）總體規劃，分步實施

編制檔案信息化在我國是一項新事物，目前并沒有形成一套較完整的理論，沒有一個編制檔案現代化、信息化的指標體系。國家檔案局2002年發布《全國編制檔案信息化建設實施綱要》中提出，檔案信息化是以資源建設為核心、信息網絡建設為基礎、信息法規、標準為保障的綜合體系，是一個很復雜的系統工程，絕非輕而易舉的事情，這既需要資金，又需要人才。我們要科學地進行編制檔案信息化建設，首先必須對其有一個基本正確地的認識，這樣才能克服盲目性，避免在資金、人力、物力和時間等方面造成不必要的損失。我們要認真分析研究，按照上級和院信息化總體目標和階段要求，著手調研、制定未來的編制檔案信息化建設目標和發展規劃，使編制檔案信息化與院信息化保持同步發展。同時，要清醒地認識到編制檔案信息化不是一蹴而就的，必須制定詳細、周全的實施方案，分批分階段地實現。

（二）突出重點，務求實效

當前編制檔案信息化建設的重點應放在電子文件的管理上。國家檔案局局長毛福民在全國編制檔案工作會議上指出：“檔案信息化建設的重點是加強電子文件和電子檔案的管理，”這樣有利于把數字檔案信息資源建設前移至文件形成部門。對庫藏編制檔案的數字化要防止急于求成、片面追求結果、淡化過程、對困難估計不足的傾向。國家檔案局2002年發布《全國檔案信息化建設實施綱要》后，各地都在加快檔案信息化建設的進程。因此，我們要立足工作實際，對于文書編制檔案、聲像編制檔案等通用性編制檔案信息化應用系統，要在引進成熟軟件的基礎上，主要做好與現有辦公軟件的數據接口工作。對于編制檔案的信息化應用系統，要充分利用辦案軟件全市推廣的契機，進一步做好需求調研工作，力爭在市職能部門的指導下，積極探索出基層業務編制檔案信息化的新路。

（三）規范流程，強化服務

編制檔案信息化首要前提是編制檔案管理工作自身流程的規范化。要結合市編制檔案工作手冊，對現有的工作進行一次梳理。對于不適應、不符合的堅決予以整改。要引進國際、國內編制檔案管理的先進方法，對照提高，保持大同市先行先試的活力。同時要轉變工作理念，從傳統的“保管”上升到“服務”的理念。明確信息資源關鍵在于利用，否則再好的信息化技術手段都是“擺設”。要先從服務內部干警做起，充分發揮局域網的快速、便捷的效能，建立內部的編制檔案應用服務平臺；也要未雨綢繆，結合《電子簽名法》等相關法律法規的頒布，提前考慮編制檔案信息化的公眾服務等功能的設計，真正發揮編制檔案信息化的效應。

（四）多方籌措，加強保障

1.機制保障。要將編制檔案信息化作為信息化領導小組工作會議的常設議題，進行專項研究落實。要把編制檔案信息化工作的指標要求納入文明處室的考核范圍，明確編制檔案信息化工作作為各部門業務建設的重要內容，領導負第一責任，各方齊抓共管，共同推進。

2.經費保障。要積極爭取財政支持，以財力立項、信息化資助項目等多種形式申請經費。同時，在每年市信息化專項資金中，確定一定的比例投入編制檔案信息化工作，確保此項工作健康、穩定、持續的發展。

3.人才保障。可充分利用大同市“人才高地”和我單位實行分類管理的優勢，適時引進編制檔案專業人才，為我們編制檔案信息化提供必要的人力資源和智力支持。

編制檔案信息化管理是編制檔案工作適應社會信息化發展的必然趨勢，是全面提升編制檔案工作為社會服務能力的不可缺少的手段。但是編制檔案信息化是一個艱苦的、長期的過程，對編制檔案信息化建設應有理性的思考。編制檔案部門應以編制檔案信息化為契機，進一步加強基礎工作，改革編制檔案工作管理體制與運行機制，切實把編制檔案信息化建設落在實處。