基建檔案管理存在的問題及對策探析

摘 要：隨著我國城市化進步與社會經濟的發展，基礎實施建設工程愈發受到政府與企業的重視，基礎實施建設工程的良好運行離不開基建檔案管理環節，基建檔案管理水平與基建檔案質量有著密切聯系，基建檔案管理工作除了具備專業的檔案管理知識，還需熟練掌握基礎建設工程的各個環節技術。當前我國基建檔案管理方面仍存在一些問題，在實際執行過程中仍需進一步改善。本文通過分析我國基建檔案管理存在的問題，根據問題提出改善建議與對策，對長久發展基礎設施建設工程具有重要意義。

關鍵字：基礎建設工程；檔案管理；制度規范

1 前言

在進行基礎設施工程建設過程中，基建檔案管理工作占據重要組成部分，基建檔案管理內容為基礎設施建設過程中在立項審批、勘察設計、招投標、施工監管、竣工驗收等各個環節以不同載體呈現的聲像、圖文等形式的資料信息。基建檔案管理是工程建設的重要有機組合內容，其質量水平對工程建設質量有直接影響，因此，加強基建檔案管理對于整個項目工程建設具有十分重要的作用。

2 基建檔案在工程建設中的重要作用

基建檔案記錄了整個基建工程的建設過程，是工程建設與項目管理的真實反映，真實全面的記錄的基礎工程項目各方面信息資料，為工程事故原因及責任認定、工程竣工驗工、日后管理維護、擴建修改等方面提出了詳細的數據資料，具有準確性、綜合性、真實性的特點。每個基礎設施工程建設都會經過設計勘測、立項審批、招投標、施工監管、竣工驗收等環節，基建檔案管理的的工作便是真實記錄這些環節并整理成相關文件資料。例如：在項目準備階段有建設用地審批文件、招標文件、成本預算表、施工合同協議書、可行性方案研究等文件資料；施工階段時有土地建設工程資料、設備安裝工程資料、原材料質量檢測表、施工日程表、試驗文件等資料；在項目工程竣工驗收階段有竣工圖標、施工日志、驗收報告、預算核對表等圖像及文字資料等，在項目建設過程中遇到問題還會有相關變更文件等，諸如此類的文件資料都是評析基礎工程建設質量的重要依據。為提高居民生活水平，建設小康社會，我國基礎設施建設項目正在逐年增加，因此亟需提高對基建檔案管理重要性的認識，做好每一個環節的記錄梳理工作，為基礎設施項目順利進行打好基礎。

3 基建檔案管理存在的問題

3.1 檔案管理意識不強

由于基建工程與檔案管理工作的專業性，因此需要具備一定專業技術和工程檔案管理經驗的人員負責該工作，隨意派遣缺乏實際操作能力的人員執行管理工作會導致基建檔案梳理資料不規范、收集信息不及時的后果。領導與檔案負責人員沒有充分認識到基建檔案管理工作的重要性，檔案管理職責沒有落實到個人，管理工作出現疏漏難以追究責任。由于建設過程中工程隊伍流動性大，會造成基建檔案管理工作脫節嚴重的現象，相關部門缺乏溝通交流，使得檔案記錄缺乏準確性與實時性。

3.2 檔案管理流程不規范

部分工程人員對檔案管理工作的重視度不高、延期歸檔工作等原因會導致基建項目部分環節資料整理出現紕漏，另一方基礎項目工程建設由于搬遷、改建等不可抗因素導致部分環節檔案資料缺失。部分檔案管理人員只注重中后期施工監管與竣工驗收時期的數據資料整理，而忽視了前期設計勘察、投標立項時的文件資料搜集，因此導致資料搜集不完善，前期資料缺失。

3.3 相關規章制度不健全

基建檔案管理工作程序不規范，沒有起到應有的監察、引導作用。在基建檔案管理過程中，不按照檔案管理標準規范的操作流程與規定，導致不符合標準的基建檔案管理工作質量要求。由于項目工程參建單位較多，在進行檔案管理工作時，各家單位的相關操作標準無法統一，例如歸檔格式不同、基建檔案質量要求不一致等差異，為檔案管理工作造成一定的困難。基建檔案管理規章制度不健全，對現代管理形式缺乏一定的研究。

4 解決基建檔案管理存在問題的相關對策

4.1 增強基建檔案管理意識

在進行基建檔案管理工作時，項目領導與工程人員應轉變傳統觀念，確保基建工程檔案管理工作朝向科學化、標準化、市場化發展。加強基建檔案管理的宣傳工作，確保工程人員認識到提高基建檔案管理質量的重要性。各級領導與工程人員應達成共識，致力于提高基建檔案管理水平。基建檔案工作涉及建設單位、設計單位、施工單位、監理單位、檔案行政管理部門等眾多部門，單憑檔案部門是無法完成工作的，努力爭取各部門和領導的重視和配合，加強檔案人員的工作積極性和責任感，使廣大利用者逐步認識到檔案和檔案工作的必要性和唯一性。

4.2 完善基建檔案管理制度

隨著我國經濟的發展與社會的進步，基礎設施建設項目正在逐年增多，在這種背景下，基建檔案管理工作應根據我國實際情況，借鑒參考國外先進的檔案管理模式，建立現代基建檔案管理模式，根據國際質量管理體系實行科學化、規范化、標準嘩的管理方法。根據基建檔案管理要求與基建工程項目特點，各單位應設立相應的檔案管理部門，派遣專業的管理人員，明確各自職責，深化職能改革，加強各部門間的檔案管理人員與工程人員的溝通與交流，建立健全基建檔案管理網絡體系。基建檔案工作包括前期設計勘察、立項投標，中期的施工階段與后期的竣工驗收階段相關資料檔案整理工作，在進行各環節檔案管理工作時，任務職責都應落實到個人，確保基建檔案搜集齊全、歸檔及時。

4.3 健全檔案管理的流程規范

基建檔案是由施工文件、監察記錄、基建檔案、竣工圖紙等資料組成的，做藥基建檔案資料的搜集、歸檔與驗收工作十分重要。工程人員應按照基建檔案管理流程進行整理工作，確保歸檔及時、搜集完備、保管安全、整理規范。基建檔案從整理、組卷、編目到保管、利用都有其既定的規律，各參建單位要嚴格遵守操作規程履行各自的職責，統一基建檔案管理標準和操作方法，同時保持檔案資料有機聯系，使其形成一個系統的、分類明確的整體。基建項目各環節的檔案資料應按照不同類型進行搜集歸類，嚴格按照檔案管理的流程要求完成歸檔工作，對于工程周期較長的基建項目，應保證分段跟進檔案管理工作。

4.4 健全和完善竣工圖的管理流程

竣工圖作為基建檔案重要組成部分之一，對于基建檔案管理起到一定的作用，應根據專業類型、工程環節進行分類編制，并附有詳細的竣工圖紙與編制說明，相關工作也人員應即使對照施工圖紙進行更改，確保施工圖紙與歸檔圖紙一致，且施工圖紙的修改與建設工程同步進行。

5 結語

基建檔案能夠真實反映基礎設施建設工程的質量水平，是基建工程項目管理的重要有機組合部分，對整個項目工程建設起到直接的影響作用。隨著經濟的發展與社會的進步，基建工程項目愈發受到政府、企業的重視，因此基建檔案管理應緊密聯合技術發展的新要求，增強員工管理意識，完善基建檔案管理制度，實現基建檔案管理工作的重要價值，對于提高項目工程建設水平與發展和諧社會具有重要意義。

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作者簡介

雷苧（1989-），女，廣西桂林資源縣，本科，畢業于廣西師范學院，初級教師資格；研究方向：檔案管理。