淺議檔案管理工作中的創新途徑

張穎+單冰轍

摘 要：隨著社會科技水平的不斷發展，檔案管理工作也有了日新月異的變化，為了能夠更加科學的進行管理工作，我們要提高現有工作方式與方法。本文以實際工作角度出發，意在探索檔案管理工作中的創新途徑。

關鍵字：觀念；基礎；服務；創新

時代在前進，社會在發展，檔案工作作為黨和國家的一項重要事業，必須根據時代和社會發展的要求不斷創新。并以高科技為支柱，以創造性的智力為依托，依靠知識和信息的不斷更新為手段，使檔案事業持續發展，實現檔案的自身價值，贏得更大的發展空間。

1 檔案工作觀念上的創新

創新行為首先要有創新意識，有創新欲望，只有如此才能有強烈的創新動力。任何工作的跨越，都必須有一個嶄新的有創意的思想觀念作前導。要充分認識創新是檔案工作發展的動力，檔案工作的建立、發展、壯大離不開創新。然而在當前，長期單調而枯燥的工作方式，傳統而落后的工作方法，使得許多檔案工作者缺少檔案意識，觀念陳舊、按部就班。對目前所從事的檔案工作是否適應社會的發展需求，如何主動、超前的服務于市場，服務于社會建設卻一無所知。所以只有解放思想、更新觀念、大膽嘗試、日日思變、天天求新，才能以超前的意識，超前的節奏，超前的服務贏得利用者的滿意。

2 檔案工作基礎管理上的創新

基礎管理包括了檔案的搜集、整理、鑒定、保管到開發利用。基礎工作是為利用工作創造物質基礎和工作條件的，利用工作則是直接為社會服務的。我國檔案工作的許多傳統做法和管理模式已不再適應當前社會的發展需求，必須進行創新。其中包括具體的操作手段的更新，立卷制度的改革，工作手段上的改進，取消一些不必要的過程環節、步驟。檔案工作者在工作中要善于思考，多走捷徑，這樣才能起到事半功倍的效果。

3 檔案工作服務手段的創新

目前檔案部門以將多媒體技術應用于檔案管理，現代化的工作手段極大的提高了工作效率。但檔案工作者不能只滿足于錄入、打印、整理等的計算機操作，還要深層次的開發網絡環境下的檔案管理新途徑。

1.建立檔案部門網頁，開展網上利用服務。隨著檔案部門內部局域網的建立，檔案部門要充分利用單位的網站制作自己的網頁，積極搜集網上的數據和信息，使檔案管理服務系統與單位的網站相連，實現檔案信息的網上檢索，為用戶提供更好的服務。目前，檔案部門利用互聯網開展的網上服務，已成為社會和單位提供檔案利用服務的一種重要形式。檔案工作者要以網站為基礎，進一步加快檔案信息資源數據庫的建設，尤其是電子文件全文數據庫建設，在網站上實現電子文件的實時管理與利用，實現檔案信息資源數字化，檔案信息服務利用網絡化，檔案管理工作自動化。如：輸入目錄管理數據庫，在網上公開部分檔案目錄，方便查詢檢索；檔案部門與宣傳部門密切配合，可以將本單位重大活動中形成的照片，新聞錄像等聲像檔案數字化并及時歸檔，建立數字化視頻檔案數據庫，以便于宣傳和利用。

2.建立“電子文件（檔案）數據管理中心”。檔案部門與信息管理部門密切配合，建立“電子文件（檔案）數據管理中心”。該中心設在單位檔案部門，是單位信息資源庫的重要組成部分。電子文件（檔案）數據管理中心集中管理網站內各單位的歸檔電子文件，并在網站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現電子文件信息資源共享。其優點是覆蓋面較廣，內容多且豐富，能提高利用率。

3.電子文件的自動上傳收集。目前在單機上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統紙質檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統工作模式，在網頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將其收集到，并存儲到檔案部門的服務器上。

4.開展在線服務。傳統的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化時代里是必然要發生變化的，至少是部分變化。社會的全面信息化改變了人們工作、學習和生活的環境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統、網絡及時準確地獲得多種信息。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現代化的檔案服務方式所代替。

4 提高檔案工作人員的創新精神。

創新精神需要在工作中不斷培養，檔案工作人員創新精神的培養，要在以下幾方面努力：

1、要有敬業精神。敬業愛崗是創新精神的基礎。一個檔案工作者對事業的熱愛、對工作的負責，必然促使他積極的思考問題，勇于提出改進工作的意見和設想，而且不滿足于一得之功，—孔之見，從而不斷進行檔案工作的探索和創新。檔案工作是一項既重要又寂寞的工作，需要檔案工作者有強烈的敬業精神，勤勤懇懇，默默無聞，在平凡的崗位上創造出不平凡的業績。

2、具有豐富的知識和經驗。因為知識和經驗可以使人產生廣泛的聯想，使思想靈活敏銳，進而迸發出創新靈感的火花。一個專業工作者，如果知識貧乏、經驗不足，面對新情況、新問題熟視無睹，就很難做出準確的判斷、提出妥善的解決辦法，工作上就更談不上會有改進和創新。

3、養成獨立思考問題的習慣。善于獨立思考問題，不作思想上的懶漢，不墨守成規，這是做好一切工作的重要條件，也是進行創新活動的必要前提。獨立思考就是調動主觀思維能力，大膽設想，敢于向傳統觀念挑戰，善于提出新辦法，解決新問題。獨立思考問題就要克服種種思想障礙，消除自卑心理和盲目迷信權威的思想，擺脫傳統觀念和習慣勢力的束縛。

4、具有求實的科學精神。準確地把握檔案事業發展面臨的新形勢，結合自身發展的新情況和所處的新環境趨勢，學習、總結一切創造性的先進做法和成果，用求實創新的精神，把握規律，勇于探索和實踐，有效地、開創性地開展工作。

5、具有務實精神。創新不是空喊口號，而是發展檔案事業的嚴肅命題。想創新，沒有行動或者說名曰創新卻干了沒成效，都不能叫創新。因此，看準了的問題，拿準了的事情就要大膽辦，大膽干。腳踏實地，一步一個腳印，實實在在取得實際成效，才是真正的創新。沒有真抓實干的精神，不可能做出創新的業績來。

檔案工作只有創新，才能以超前的意識、超前的節奏、超前的服務贏得市場、贏得利用者的滿意，才能更好的為社會服務。

參考文獻

[1] 紀新.轉型期大型企業集團檔案管理模式研究[D].天津師范大學，200846-57.

[2] 周玉玲.紙質與電子檔案共存及網絡環境電子檔案管理模式[J].中國科技博覽，2009：44-46.