做好會計檔案管理工作的研究與探討

摘 要：在工作中健全完善的檔案管理，不僅僅只是記錄了本單位的發(fā)展歷程，它還具有一定的歷史價值，它不但能指導(dǎo)單位以后發(fā)展的方向，還能夠反映單位的所有經(jīng)濟活動現(xiàn)狀，為以后科學(xué)的決策提供有價值的信息以及后續(xù)的發(fā)展提供依據(jù)和參考。中國現(xiàn)今的會計檔案管理工作也得到了快速的發(fā)展，逐步走向信息化，人性化，健全化。但是與國外相比它還有很多的不足，這就需要我們通過學(xué)習(xí)不斷規(guī)范化，完整化。本文就做好會計檔案管理工作進行了探討。

關(guān)鍵詞：會計；檔案管理；工作

隨著社會的進步，人們對會計檔案管理更加重視，它在工作中扮演的角色也越來越重要，對于它的管理要求也在不斷地提高，在會計業(yè)務(wù)中檔案的管理十分重要是不可缺少的一部分。但是現(xiàn)今它存在很多的問題，在完善加強檔案管理的道路上，還有很多難題需要去克服。為了解決這些問題我們需要從多方面去努力，如對人員進行培訓(xùn)提高其綜合素質(zhì)，完善會計檔案管理制度，建立現(xiàn)代化信息管理平臺，健全會計檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等，采取多種方法來加強它的管理。

1 加強會計檔案管理的重要性

會計檔案是單位在運行的過程中而產(chǎn)生的會計資料。當(dāng)單位處于正常運行狀態(tài)的時候，伴隨著資金的運行就會產(chǎn)生會計憑證、會計賬目、各種報表以相關(guān)的資料。由于會計檔案可以直接反映單位運行中經(jīng)濟運行和財政運行狀況，所以，要對單位的運行情況有所了解，就要以會計檔案資料為參考依據(jù)。會計檔案中是會計運行的真實記錄，所記錄的內(nèi)容真實、準(zhǔn)確而可靠。會計檔案是會計工作的原始記錄，作為會計憑證的可參考依據(jù)，還可以為事業(yè)單位的發(fā)展提供決策依據(jù)。從單位財產(chǎn)保護的角度而言，會計檔案對單位的財產(chǎn)以及國家的財產(chǎn)都起到一定的保護作用。從國家的角度而言，會計檔案是對會計工作中所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息進行匯總，可以對國家的經(jīng)濟運行情況和社會發(fā)展情況進行考核，從而對國家的未來發(fā)展決策提供可參考依據(jù)。從事業(yè)單位的角度而言，會計檔案信息都屬于是原始資料，記錄了單位發(fā)展進程中的資金運行情況，據(jù)此而將會計工作的監(jiān)督管理方案制定出來。每一個單位都要履行納稅的義務(wù)，同時國家財政上也需要通過稅收補充資金。所以，對于事業(yè)單位的運行情況，會計檔案管理還起到了單位運行情況的監(jiān)督作用，針對單位中所存在的經(jīng)濟運行起到一定的監(jiān)督作用。特別是單位中所存在的經(jīng)濟問題，可以通過參考單位檔案資料就可以查找出來，有助于有效地控制經(jīng)濟犯罪問題，以保證單位的利益和國家的利益。

2 會計檔案管理中存在的問題

2.1 對會計檔案管理的重要性認識不足

許多部門只重視會計工作，而不重視會計檔案的管理工作，導(dǎo)致會計工作與會計檔案管理相脫節(jié)，造成會計檔案管理混亂。

2.2 會計檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提高

部分單位的會計工作人員未經(jīng)過正規(guī)培訓(xùn)，不懂得操作規(guī)程，對歸檔范圍和標(biāo)準(zhǔn)不明確，這樣整理出來的會計檔案達不到規(guī)范要求，更談不上科學(xué)化管理。有的會計工作人員責(zé)任心不強，存在惰性思想，還有偽造、篡改、變換記錄憑證、開假發(fā)票、建假賬等違法行為，造成了會計信息失真，危害極大。

2.3 會計檔案資料收集不完整

許多單位只重視收集會計憑證、會計賬簿、報表等專業(yè)的資料歸檔，卻忽視了會計文件材料和會計檔案電子數(shù)據(jù)的收集，影響了會計檔案的完整性。

2.4 保管期滿的會計檔案沒有按照規(guī)定進行銷毀

按照《檔案法》和《會計檔案管理辦法規(guī)定》的規(guī)定，到期的會計檔案應(yīng)及時銷毀，但是很多單位沒有開展此項工作，其原因是不敢擔(dān)當(dāng)，“怕”字當(dāng)頭，幾乎所有的領(lǐng)導(dǎo)都不愿意承擔(dān)這個責(zé)任。另外，銷毀會計檔案是一項繁瑣的工作，這也是到期不進行銷毀的重要原因。

2.5 會計電算化管理不規(guī)范

實施會計電算化以來，會計檔案擁有雙重會計檔案載體，即傳統(tǒng)意義上的會計檔案和計算機硬盤中的會計數(shù)據(jù)，以及其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)等。許多單位對會計檔案電子數(shù)據(jù)的收集和保管不符合要求，安全性不高。

3 提高會計檔案的管理水平的對策

3.1 統(tǒng)一思想，加強領(lǐng)導(dǎo)，提高對檔案工作重要性的認識

《檔案實施辦法》第五條規(guī)定：“機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)加強對本單位檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，保障檔案工作依法開展?！薄稌嫏n案管理辦法》第四條規(guī)定：“單位必須加強對會計檔案管工作的領(lǐng)導(dǎo)，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防損壞、散失和泄密。”重視會計檔案的管理工作，是一項嚴肅的法制行為。單位領(lǐng)導(dǎo)要加強對《檔案法》《檔案管理條例》的學(xué)習(xí)，提高認識，使會計檔案管理工作逐步走向法制化、正規(guī)化。

3.2 加強對會計檔案管理人員的全面培養(yǎng)，提高其綜合素質(zhì)

會計檔案管理工作是會計業(yè)務(wù)和檔案管理的綜合體，如果只重視單方面工作是不夠的，要求會計檔案管理工作人員要具備會計專業(yè)知識，并對檔案資料以專業(yè)化處理，以使得會計檔案的服務(wù)功能得以充分發(fā)揮。當(dāng)會計檔案管理人員的培訓(xùn)工作落實到管理工作中，高度重視培訓(xùn)工作，以提高會計檔案管理人員的素質(zhì)和工作質(zhì)量。會計人員要對會計檔案管理工作能夠做到熟練操作，對檔案資料規(guī)范化整理。單位的管理人員要認真學(xué)習(xí)《檔案法》以及《會計檔案管理辦法》，通過接受定期的培訓(xùn)后懂得相關(guān)規(guī)定，并能夠在會計檔案管理工作中發(fā)揮指導(dǎo)作用。比如，對于到期會計檔案就要執(zhí)行銷毀程序。按照要求，會計檔案到期銷毀需要得到有關(guān)部門的確認，檔案資料確實需要銷毀的情況下，經(jīng)過審核、批準(zhǔn)后，要在管理人員的監(jiān)督下進行會計檔案資料的銷毀工作。通常會檔案中，需要銷毀的檔案以工資材料為主，諸如花名冊、底冊和工資臺賬等等，都需要按照規(guī)定執(zhí)行銷毀。對到期的會計檔案進行銷毀處理，可以使會計檔案資料數(shù)量減少，工作人員的負重也會減輕，有助于提高會計檔案管理質(zhì)量。

3.3 按要求定期做好會計檔案的鑒定和銷毀工作

《會計檔案管理辦法》第十條對保管期滿的會計檔案的銷毀程序作了明確規(guī)定。對于保管期滿的會計檔案，除了尚未結(jié)清的債務(wù)原始憑證和涉及未了事項的原始憑證要單獨抽出立卷外，其余都應(yīng)當(dāng)銷毀。作為檔案管理和會計工作人員有責(zé)任和義務(wù)提醒單位領(lǐng)導(dǎo)遵循《會計檔案管理辦法》規(guī)定，及時按要求銷毀到期的會計檔案。

3.4 會計檔案電算化管理的新要求

提高會計人員思想素質(zhì)和計算機應(yīng)用技能，完善硬件設(shè)施建設(shè)。在一定的時間間隔內(nèi)，把計算機系統(tǒng)中的所有會計數(shù)據(jù)拷貝儲存到磁性介質(zhì)或光盤上，形成脫離于原計算機系統(tǒng)的會計檔案?？刹捎秒p份備份法進行數(shù)據(jù)備份，并分別貼上標(biāo)簽注明形成的時間、操作人員姓名，存放于不同的地方，防止意外發(fā)生。保存時應(yīng)遠離磁場，注意防潮、防塵等，并定期檢查，定期復(fù)制。

3.5 建立健全會計檔案管理各項規(guī)章制度

單位應(yīng)制定檔案管理目標(biāo)，明確會計檔案的歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等。明確會計檔案工作人員的工作職責(zé)，確保會計檔案不丟失、不損壞、不泄密?？山M織定期檢查，制定獎懲制度，使會計檔案管理有章可循。

4 結(jié)束語

社會的進步，市場的競爭力，人們的關(guān)注，讓我們不得不注重會計檔案管理工作，落實加強其管理是勢在必行的。這樣不僅可以記錄公司的發(fā)展歷程，還可以為以后的發(fā)展提供歷史依據(jù)，幫助單位在殘酷的競爭中站穩(wěn)腳跟。如何提高單位的重視，完善會計檔案管理的制度，培育高素質(zhì)人才等，這一系列的問題都是我們現(xiàn)今急需解決的，這就需要單位領(lǐng)導(dǎo)人根據(jù)本公司的實際情況來進行調(diào)整和管理。

參考文獻

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[2]王晶.加強會計檔案管理充分發(fā)揮會計檔案作用[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2011（22）：32；34.

作者簡介

李薇（1980-），女，河南省安陽市湯陰縣，本科，畢業(yè)于中央黨校，助理館員，研究方向：檔案管理。