提高計劃生育檔案歸檔率的對策和思考

韓召杰+潘之柱

摘 要：提高計劃生育檔案歸檔率具有重要意義，能確保檔案資料完整，提高檔案利用效率，使其更好服務各項工作。但目前檔案管理存在不足，歸檔率較低，制約其作用的有效發揮。為更好應對這些問題，需要采取有效的改進和完善措施：完善檔案管理制度、提高人員法律意識、健全歸檔管理流程，并落實獎懲激勵機制、執行管理責任制度。

關鍵詞：計劃生育檔案；歸檔率；檔案管理；獎懲激勵機制；責任制度

計劃生育檔案能為管理和決策提供參考和依據，對各項工作開展具有重要作用。為了讓檔案資料有效發揮作用，加強管理工作，努力提升歸檔率是不可忽視的內容。但在具體工作中，一些管理人員素質不高，相關制度沒有嚴格落實，管理人員責任心不強，制約檔案管理歸檔率提升，需要采取措施改進和完善。本文介紹了提高計劃生育檔案歸檔率的意義，指出存在的不足，并提出改進和完善措施，希望能為實際工作的有效開展提供借鑒與參考。

1 提高計劃生育檔案歸檔率的意義

在計劃生育檔案管理工作中，歸檔率是衡量工作效率和工作水平的重要舉措，受到工作單位的重視和關注，其重要作用表現在以下幾點。

1.1 確保檔案資料完整

在檔案管理工作中，通過采取有效措施提高檔案歸檔率，有利于確保檔案資料完整，進而有效為計劃生育各項工作開展提供參考。作為檔案管理人員，應該注重采取措施，促進檔案歸檔率提升。

1.2 提高檔案利用效率

加強檔案管理，采取措施提高檔案歸檔率的重要目標是提升檔案利用效率。作為管理人員，應該嚴格落實各項制度措施，確保各項制度措施順利得到執行。同時還要加強計劃生育檔案歸檔和編號工作，方便檔案資料查閱，進而有利于促進檔案利用效率提升，為各項活動有效開展創造便利。

1.3 更好服務各項工作

提升計劃生育檔案歸檔率不僅能推動各項工作順利進行，還能確保檔案資料完整，為各項活動開展創造便利。在計劃生育決策時，可以通過查閱資料，獲取真實和詳細的信息，提高管理和決策的針對性，讓檔案資料更好為計劃生育各項工作服務。

2 提高計劃生育檔案歸檔率的不足

盡管提高計劃生育檔案歸檔率具有重要作用，但在實際工作中，一些工作人員沒有嚴格落實這些制度措施，工作人員的積極性不高，制約檔案歸檔率提升，存在的問題主要體現在以下方面。

2.1 制度不健全

目前在檔案歸檔工作當中，相關制度仍然缺失，存在不健全和不完善的地方。例如，一些管理人員的職責沒有明確，管理工作不到位，一些管理人員的責任意識淡薄，對檔案管理的制度和措施沒有嚴格執行和落實。再加上獎懲激勵機制不健全，檔案管理人員的教育和管理培訓制度沒有嚴格落實，制約檔案歸檔率提升。

2.2 流程不規范

檔案歸檔有明確的工作流程和規范要求，為提高工作水平，必須加強管理，確保各項活動順利進行，保證歸檔的每個要點得到嚴格執行，工作流程得到有效落實。但在計劃生育檔案歸檔管理過程中，一些工作人員沒有嚴格執行這些規范流程，未能認真把握每個細節和要點，不利于提升檔案歸檔率。

2.3 責任不明確

雖然管理規章制度明確檔案管理人員的職責，對他們提升歸檔率的責任和工作要求提出明確規定。但目前存在的問題是，這些責任制度沒有嚴格落實，制約工作水平提升。例如，一些工作人員責任意識淡薄，沒有明確履行自己的職責，再加上獎懲激勵機制沒有落實，制約歸檔率提升。

3 提高計劃生育檔案歸檔率的對策

為彌補實際工作存在的不足，有效提升檔案的歸檔率，促進其作用有效發揮，結合計劃生育檔案管理工作需要，可以采取以下改進和完善措施。

3.1 完善檔案管理制度

構建健全完善的檔案管理制度，有效規范各項工作，促進歸檔工作制度化。落實歸檔工作責任制，明確歸檔工作人員職責，讓他們有效履行職責，順利開展歸檔的各項工作。建立并嚴格執行檔案管理獎懲激勵機制，激發檔案管理人員歸檔的積極性，促進工作效率提升。

3.2 提高人員法律意識

管理人員要提高法律意識，嚴格按照《檔案法》的相關規定開展各項工作，落實管理規章制度。克服歸檔不及時的缺陷，強化法律意識，利用身邊的真實案例加強對檔案管理人員的引導，讓他們充分認識檔案管理的作用。并增強對計劃生育檔案歸檔完整性、實效性、客觀性、真實性的認識，確保各項工作符合法律法規要求，有效促進工作水平提升。

3.3 健全歸檔管理流程

嚴格按計劃生育檔案歸檔的規范措施，構建健全完善的檔案歸檔流程，明確工作細則和要點，有效規范管理人員的各項工作。定期對檔案管理人員開展培訓，讓他們系統的掌握檔案管理規章制度，嚴格按流程開展各項操作。重視現代信息技術利用，推動檔案管理數字化，利用互聯網和計算機構建歸檔管理系統，監控歸檔管理工作流程，并且每個星期、每個月統計歸檔情況。相關負責人要嚴格執行檔案歸檔管理流程，嚴格根據歸檔流程、時間節點按時歸檔，促進計劃生育檔案管理工作水平提升。

3.4 落實獎懲激勵機制

歸檔不僅關系到計劃生育檔案管理的實效性問題，同時也涉及計劃生育檔案資料準確、及時、迅速、完整歸納和整理問題，也關系到相關決策的科學性與實效性。為此，管理單位和工作人員要加強協調和溝通，構建嚴謹、暢通的檔案交接登記簽字制度，制定詳細的檔案管理工作質量控制細則。并加強領導和檔案管理人員的協調和溝通，落實巡視和檢查制度，定期和不定期對計劃生育檔案生成的各環節的節點質量進行監督檢查，每個月將監督檢查情況及時公開，讓單位領導和工作人員對檔案歸檔率有更為詳細全面的認識。然后根據監督檢查結果，對歸檔及時、質量穩定的單位和個人實施獎勵，并將其與勞動補貼、年終評獎、職稱晉升等聯系起來。對歸檔不及時的單位和個人實施量化考評懲罰，對造成糾紛等不良影響的，對檔案管理人員采取停職、解聘等處罰措施。

3.5 執行管理責任制度

嚴格執行和落實檔案管理責任制，讓每個工作人員認真履行職責，做好歸檔工作的每個細節，認真把握每個要點。要對歸檔的及時性有充分認識，在思想上足夠重視，提高歸檔工作質量，及時完成每項任務和操作。要提高法律意識，保證計劃生育檔案質量，書寫、編號等各項工作嚴格按要求進行，為及時、準確歸檔創造條件。將歸檔率水平與檔案管理人員的待遇、福利等聯系起來，讓他們從思想上重視該項工作，從制度上提升檔案歸檔率。同時也有利于提升檔案管理人員的責任意識，自覺完成檔案歸檔的每一項工作，有效促進計劃生育檔案的歸檔率提升。

4 結束語

綜上所述，提升計劃生育檔案歸檔率具有重要作用。作為檔案管理人員，應該認識其重要意義，結合檔案管理工作需要，落實各項制度措施，明確管理人員職責。從而更好適應檔案管理工作需要，有效提升計劃生育檔案歸檔率，為各項工作開展和正確決策提供參考和依據，促進計劃生育檔案作用的充分發揮。

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