淺析學生資助管理檔案的主要內容、特點及完善

馬秀榮

摘 要：本文首先闡述了困難學生資助檔案的主要內容，接著客觀分析了困難學生資助檔案的特點，最后提出了困難學生資助檔案建立與完善策略。本文中對學生資助管理中心檔案的利用服務體系建設思路進行深入介紹和分析，希望能夠給相關的工作人員提供借鑒和參考。

關鍵詞：困難學生；自主管理；檔案信息；服務體系

近年來，黨和國家高度重視學生資助工作，把學生資助工作作為“促進教育公平，辦人民滿意教育”的一項民心工程來抓。近年來國務院和省政府相繼出臺了多項家庭經(jīng)濟困難學生資助政策，為落實這項“民心工程”，加強困難學生的資助管理，我市于2007年8月成立學生資助管理中心，從此我就開始了學生資助中心工作，負責市直及各縣區(qū)，學前、義務教育，高中、中職資助工作，及大學生生源地信用助學貸款、高校義務兵服兵役學費返還，高校畢業(yè)生學費和國家助學貸款補償?shù)裙ぷ鳌啄陙砣欣塾嬞Y助學前兒童8.6萬人次，發(fā)放助學金 1.02億元；資助中職學生15.6萬人次，發(fā)放助學金2.3億元，資助普通高中學生12.2萬人次，發(fā)放助學金2.28億元，累計辦理生源地信用助學貸款 22萬多人次，成功發(fā)放助學貸款13.62億元。產(chǎn)生大量學生資助申請表、匯總表，全國、省及市級資助政策文件，資料檔案。各縣區(qū)大量生源地助學貸款檔案 ，我們將檔案目錄一條條錄入電腦，各門類檔案的歸檔率、完整率、準確率達96%以上，菏澤市學生資助管理中心多次被授予全省資助工作先進單位，我先后兩次被省教育廳、省財政廳授予全省學生資助工作先進個人。

1 困難學生資助檔案的主要內容

1.1 困難學生的個人情況

在建立健全學生資助管理中心的檔案體系時，需要對學生的基本情況進行深入了解，其中包括學生的身體狀況，家庭情況，家庭收入以及經(jīng)濟來源渠道等等。學生們首先應該提交準確的證明材料，校方經(jīng)過核實之后，最終確立資助檔案。

1.2 申請審批材料

審批材料的內容包含的非常廣，除了家庭經(jīng)濟狀況之外，還包括相應的公示情況，學校以及教育部門的審批認定書等等。可見，審批材料具有預定的權威性。

1.3 困難學生資助情況

學生資助檔案管理中心的工作人員需要在第一時間內對學生的自主材料以及上交的其他書面形式的材料進行收集和整理，同時保證材料的完整性，還應該對其準確性進行核實。只有這樣才能夠及時地了解學生的資助情況。這種做法也是為了對資助體系進行完善，同時還能夠有效的減少資助工作中的遺漏問題。

1.4 困難學生個人的成長經(jīng)歷

在學生資助管理中心的檔案管理工作中，最重要的工作依據(jù)就是被資助學生每個學期的總體成績，在社會實踐中所獲得的參賽證書以及社會實踐情況。

2 困難學生資助檔案的特點

學生資助檔案是在學生資助工作中產(chǎn)生的，學生資助實踐活動的規(guī)律決定了學生資助檔案的特點，具體表現(xiàn)為：第一，學生資助檔案內部有機關聯(lián)性強。由于學生資助檔案涉及每個資助人的切身利益，關系到國家和社會出資人資助經(jīng)費公平、公正的發(fā)放，所以，資助工作本身就有一整套嚴格的申請、審批和發(fā)放程序，形成的檔案環(huán)環(huán)相扣，關聯(lián)度非常強。第二，學生資助檔案來源廣泛，具有分散性強的特點。學生資助工作由各個大中小學來實施，而在每個學校，資助工作往往涉及辦公室、財務部門、學生管理部門、資助管理部門等多個部門，所以，檔案的來源廣泛而分散。第三，學生資助檔案信息化程度高。從2007年起，國家教育部就投入了大量經(jīng)費，建立了“全國學生資助管理中心網(wǎng)”、“全國中等職業(yè)學校學生信息管理系統(tǒng)”、“全國高校學生資助工作信息管理平臺”等多個信息管理系統(tǒng)，各省、市、縣也紛紛建立了網(wǎng)站，為學生資助工作的專業(yè)化、信息化鋪平了道路。信息系統(tǒng)的廣泛應用，產(chǎn)生了大量電子文件，這給學生資助檔案的歸檔與管理帶來了新的挑戰(zhàn)。

3 困難學生資助檔案建立與完善策略

3.1 明確學生資助檔案材料，保證其真實性和應用價值

在具體的實踐中，對于困難學生進行適當?shù)难a助是必要的，不僅可以讓學生們感受到教育的公平和平等，還能夠為學生自身減少負擔，使其能夠積極投身到學習和實踐中去。但是，資助檔案管理中心工作人員的工作內容就是對學生所提交的信息進行核實，在保證材料的真實性以及時效性的基礎上，對其采取補助措施。如果材料存在著一定的失真現(xiàn)象，檔案管理的工作力度就會受到嚴重的損害，而且也會威脅到其他學生的自身利益。所以說，檔案管理工作人員需要對這些檔案信息進行整理和更新，時刻掌握學生的動態(tài)信息，提升檔案管理工作和服務的高效性。進而提升檔案資料的整體作用。

3.2 及時整理和分析困難學生資助檔案信息

為了對學生資助管理中心的檔案信息進行完善，同時將工作進一步貫徹和落實，需要將這些貧困學生的檔案進行分析和整理。由于學生的家庭情況不同，所以，資助的力度也存在著明顯的差異，所以，在具體的工作中，應該在建立健全完善的資助檔案管理體系的前提下，將學生的基本信息進行分類管理，其中包括孤兒家庭、單親家庭以及患重病家庭等等。同時，還應該根據(jù)家庭收入的實際情況來采取科學合理的資助行為。可見，學生資助管理中心檔案信息的利用和服務體系的建立為具體的工作打下堅實的基礎，逐漸實現(xiàn)了資助工作高效性和多樣化的工作目標。

3.3 遵循信息化原則，實現(xiàn)文本檔案與電子檔案同步

電子檔案作為一種新的載體便于使用和管理，并且最大的特點是能夠考慮到學生檔案信息變動處理的特殊性對學生信息的更改變動處理靈活方便對學生各種情況調用簡單快捷，所以經(jīng)濟困難學生檔案管理應利用現(xiàn)代信息技術建立網(wǎng)絡登記、實時更改、信息發(fā)布等功能集于一體的信息網(wǎng)絡系統(tǒng)實現(xiàn)文本檔案與電子檔案的同步發(fā)展。

3.4 遵循保障性原則，提高管理人員素質

目前由于家庭經(jīng)濟困難學生資助覆蓋面的不斷加大，從事資助工作的人員一般都身兼多職，而對家庭經(jīng)濟困難學生檔案的收集和管理往往有所忽視并且缺乏系統(tǒng)的檔案理論培訓和業(yè)務能力訓練。這就使很多檔案材料無法得到及時更新，只是束之高閣不再二次利用和研究。學生資助檔案工作者要加強理論學習，努力提高自身的業(yè)務水平將家庭經(jīng)濟困難學生檔案做到系統(tǒng)、規(guī)范。使家庭經(jīng)濟困難學生檔案為開展好學生資助工作提供捷徑管理者根據(jù)學生的家庭經(jīng)濟困難學生檔案，可以對學生的家庭經(jīng)濟困難情況有一個全方面、相對真實的了解和認識，針對性地管理好、用好各級各類學生資助資金使，把有限資助資金真正用在最需要獲助的學生身上。這不僅對學生、資助中心的管理和發(fā)展具有重要作用。

3.5 加強制度建設，落實法律責任

首先，加強制度建設。每個學校都要建立嚴格的學生資助檔案的集中統(tǒng)一管理制度，明確管理部門、歸檔時間、部門職責并落實到人，將學生資助檔案的歸檔管理納入考核范疇，加強監(jiān)督。

其次，要落實法律責任。凡是漏簽的文件都要補簽。獎學金、助學金、貸管費、減免學費、補助等各類資助材料，必須有學校領導簽字，以保證歸檔材料的完整性和法律憑證價值。在資助過程中形成的電子文件材料，在目前相關法律尚不健全的情況下，仍然應當還原成紙質文件進行歸檔，并在歸檔時加蓋單位公章。

3.6 完善資助檔案

設計制作申請表、資金匯總表、資金發(fā)放表，采集學生信息數(shù)據(jù)，建立家庭經(jīng)濟困難學生檔案，使家庭經(jīng)濟困難學生審批、資助資金發(fā)放程序更加完善、公開、透明。同時，也為審計和監(jiān)督提供了翔實可靠的依據(jù)，進一步規(guī)范了資助檔案管理。一方面應配備具有檔案管理知識及認真負責態(tài)度的專門人員進行檔案收集和整理，而另一方面應形成良好的制度環(huán)境保證相應的設備和資金，促進經(jīng)濟困難學生檔案管理工作有序而良性發(fā)展。