中職學(xué)校轉(zhuǎn)型升級為高職院校后的檔案管理探討

王棟

摘 要：在中職學(xué)校發(fā)展的過程中，通過升級轉(zhuǎn)型的模式轉(zhuǎn)為高職院校已經(jīng)成為其主要的發(fā)展趨勢，在全面推進教育改革的影響下轉(zhuǎn)型成功的高職院校需要面對更加復(fù)雜的檔案管理工作，其需要對原有的中職學(xué)校的檔案進行整理，并且在院校升級后需要面對不同的檔案管理需要，因此在檔案管理工作中難免會遇到一些問題，這些問題嚴(yán)重的限制了檔案管理工作的進行及發(fā)展，為此以下則通過剖析升級后院校的轉(zhuǎn)變來提出新的檔案管理思路，從而發(fā)揮出檔案在學(xué)校教育體系中的價值。

關(guān)鍵詞：轉(zhuǎn)型升級；高職院校；檔案管理；問題；措施

為了適應(yīng)現(xiàn)代教育機制的變化，在學(xué)校檔案管理工作上也需要進行相應(yīng)的革新，尤其是經(jīng)過升級轉(zhuǎn)型后的高職院校其需要面對更加復(fù)雜的檔案管理環(huán)境，在實際中學(xué)校此種轉(zhuǎn)變無疑為檔案管理工作的進行帶來一定的沖擊，同時在現(xiàn)代化的檔案管理趨勢下高職院校檔案管理應(yīng)抓住這一時機，化被動為主動，規(guī)范創(chuàng)新檔案管理工作的進行，使管理工作可以更加有序的進行。

一、中職學(xué)校升級轉(zhuǎn)型為高職院校后檔案管理工作需要面對的問題

一般升級成高職的院校通常為中職學(xué)校轉(zhuǎn)型而成，進而加劇了院校的競爭力，對于其中存在的問題可以從以下幾點進行解析。

1.檔案管理制度中存在的問題

在高職院校中存在著與原有檔案管理制度不相容，管理目標(biāo)、目的、項目不一致的情況，這也造成了原有的檔案管理制度無法應(yīng)用于升級后的院校中。再加上院校升級后對檔案管理工作的要求增多，且在內(nèi)容上也有一些轉(zhuǎn)變，使檔案管理工作的局限愈發(fā)突顯出來。同時檔案管理工作在學(xué)校教育體系中屬于學(xué)校管理的一個旁支，長期邊緣化的處理使學(xué)校并不重視檔案管理工作的進行，因此在人力、物力、財力的支持上有所欠缺，因此在檔案管理制度的創(chuàng)立及執(zhí)行上沒有規(guī)范化的約束，較為混亂。

2.檔案管理隊伍專業(yè)素質(zhì)水平不高

通常升級后的高職院校在檔案管理工作中依舊沿用原有的檔案管理人員，這些工作人員多數(shù)沒有經(jīng)過系統(tǒng)化、專業(yè)化的培訓(xùn)教育，其對檔案知識及管理技能的掌握都有一定的欠缺，再加上學(xué)校對管理人員的培訓(xùn)及教育的意識不強，因此工作人員很難接受到正規(guī)的知識技能培訓(xùn)，在學(xué)校升級轉(zhuǎn)型后檔案人員管理能力的短處也就體現(xiàn)了出來。

3.管理技術(shù)上的不足

在國家檔案局頒布的檔案信息化建設(shè)政策的推動下，高職院校全面開展檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為管理工作必經(jīng)的發(fā)展途徑，但是在許多中職學(xué)校中依舊采用原有的紙質(zhì)檔案管理方法來進行檔案工作，這種情況也影響了其在升級為高職院校后的檔案管理工作。并且由于資金投入不足，檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不全面，嚴(yán)重限制了檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、信息化、規(guī)范化發(fā)展。

4.檔案管理意識不足

在中職學(xué)校中普遍重視教學(xué)活動的價值，因此檔案管理工作的開展通常只是簡單的檔案收集及管理，沒有發(fā)揮出檔案應(yīng)有的價值。在轉(zhuǎn)型升級為高職院校后，尤其是在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層中，對檔案管理的認識仍停留在表面，認為其既不能提高學(xué)校教學(xué)水平，又不能帶來經(jīng)濟利益，因此在各個方面的支持都有限。

二、可以應(yīng)用于升級轉(zhuǎn)型后高職院校檔案管理工作中的措施

1.建立規(guī)范的檔案管理體系

規(guī)范的檔案管理體系是檔案人員進行管理工作的執(zhí)行依據(jù)，也是控制檔案工作走向標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的基本條件，因此在實際中應(yīng)根據(jù)高職院校的需要及發(fā)展模式建立一套創(chuàng)新且適用的管理體系，嚴(yán)格的落實其中規(guī)章制度的執(zhí)行力度，進而約束檔案人員的管理行為，使檔案工作在檔案管理制度的監(jiān)督下有效進行。

2.建立高素質(zhì)的人才隊伍

對于建設(shè)一支有合理分工、明確責(zé)任的檔案管理隊伍，首先需要對檔案管理中的人力資源進行合理配置，確定專人專崗的管理形式，避免出現(xiàn)職責(zé)混淆的情況；其次，加強專業(yè)檔案管理人才的引入，通過高素質(zhì)人才的聘用來帶動整個團隊素質(zhì)的提高；最后，定期對檔案人員進行培訓(xùn)，確保其可以掌握先進的管理知識及管理手段，滿足檔案管理工作所需。

3.集中管理

集中統(tǒng)一地管理全部檔案，維護檔案的完整與安全，便于各項工作的利用。這是我國檔案工作的基本原則。要求升級轉(zhuǎn)型后的新院校在機構(gòu)、領(lǐng)導(dǎo)、管理制度、發(fā)展規(guī)劃、學(xué)科建設(shè)等方面必須與時俱進。所以，在院校升級轉(zhuǎn)型過程中，學(xué)校的檔案部門也必須對應(yīng)實行升級轉(zhuǎn)型，不應(yīng)存在“轉(zhuǎn)校不轉(zhuǎn)檔”的現(xiàn)象。實行集中統(tǒng)一管理能克服檔案的分散保存和各自為政所帶來的局限性。更大限度地發(fā)揮檔案的作用，以利學(xué)校的教學(xué)、科研、管理和發(fā)展。

在檔案整合過程中，檔案管理部門應(yīng)把院校升級前的檔案作為獨立的全宗，或作為封閉全宗，以確保這些檔案的完整，并妥善保管。由于歷史原因，可能存在檔案管理水平不一致、檔案整理情況參差不齊的問題。對于沒有收集或者整理的檔案，檔案管理部門必須要求轉(zhuǎn)型后的學(xué)校收集齊全并整理好，責(zé)任落實到人，必須堅持移交清楚、檔案完好、限定完成時間。只有各全宗檔案完全整理好之后，檔案管理部門才能進行檔案實體的整合。

4.推動檔案管理工作全面信息化建設(shè)

信息化管理是現(xiàn)代計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、電子化技術(shù)融合而成的一種高效管理手段，在檔案工作中需要緊跟時代發(fā)展的趨勢，運用現(xiàn)代化的管理手段來提高管理工作的效率。并且信息化管理不僅可以高效處理檔案內(nèi)容，還可以為檔案的應(yīng)用提供良好的平臺。例如通過檔案管理信息平臺的搭建為用人單位及學(xué)生提供交流渠道，用人單位可以通過檔案管理系統(tǒng)來了解學(xué)生的資料，而學(xué)生也可以選擇是否與企業(yè)進行交流，使用人單位可以和學(xué)生進行雙向選擇，為提高就業(yè)率提供了幫助。

三、結(jié)語

雖然在中職學(xué)校轉(zhuǎn)型升級為高職院校后檔案管理工作遇到了一定的難題，但是檔案人員需要意識到這也是其發(fā)展中所得到的機遇，為此在檔案工作中需要抓住學(xué)校實際的發(fā)展趨勢及發(fā)展原則，采用積極的應(yīng)對措施來為檔案工作謀求發(fā)展機遇。上文中提到的建立標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)章制度、完善管理措施等方法可以強化檔案管理工作效果，推動檔案管理工作在院校中的發(fā)展。

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