論高校檔案管理工作的創新方略

霍海波

摘 要：高校的檔案管理工作是高校的重要工作之一，但目前大部分高校的檔案管理工作存在諸多問題，如管理人員思想落后、管理體制不健全甚至缺失等等。高校檔案管理工作不僅密切關系著高校教育科研工作的發展，更關乎全校師生的前途與命運。因此，在網絡化高速發展的今天，如何使高校檔案管理工作能夠適應信息化社會發展趨勢就顯得尤為重要。本文通過分析高校檔案管理工作面臨的挑戰，提出了高校檔案管理工作面對當前嚴峻形勢的幾點創新思路。

關鍵詞：高等院校；檔案管理；創新

隨著高等教育越來越普及，高校檔案管理工作也愈加重要，因為高校檔案保存著高校在教育教學、學術研究、行政管理等方面最原始的資料，儲存著全校師生的智慧結晶，具有不可估量的價值。近年來，隨著社會逐漸進入信息化時代，創新高校檔案管理工作變得越來越緊迫。

一、高校檔案管理面臨的挑戰

網絡時代的來臨，使得信息的傳播方式更加方便快捷，但也為傳統的檔案管理工作帶來了巨大的挑戰。

（一）信息傳播的實時化。傳統的紙制檔案管理，受時間與空間的限制較為嚴重，檔案的管理與利用都是手工的。而在網絡條件下，信息的傳播更加快速，檔案的收集、分類、存貯和管理都可以“實時”獲得，網絡時代是一個信息傳輸異常頻繁、迅速的時代，檔案用戶之間、檔案館之間、檔案用戶與檔案館之間的地理距離已消失，要求新時期的檔案管理工作必須與計算機和網絡進行銜接，才能夠為快速、準確和有效提高檔案信息創造條件。

（二）信息傳播的多元化。網絡的出現，使得信息的傳播領域更加寬泛，互聯網在人們溝通方面的優勢，使得計算機在檔案管理中占有了重要的位置，它不僅逐漸取代了紙制檔案，更對檔案信息的收集、整理、保管等基礎工作的手段提出了更高的要求。“紙制+數字化”的檔案管理，成為高校檔案工作的多元化新格局。

（三）公眾需求的個性化。在網絡時代，檔案利用者對檔案的要求更高，很多資料檔案利用者都可以通過網絡的搜索引擎輕松的獲得。對檔案部門的檔案質量的要求更高，要求檔案部門必須考慮到使用者的現實需求，進行“量身定制”，充分考慮不同用戶對信息的特殊要求，才能夠適應新時期的需要[1]。

二、高校檔案管理工作的創新思路

（一）突出檔案管理工作的主動性。1、積極建立檔案管理網站。通過建立檔案管理網站平臺將檔案的“收集、分類、存貯、利用”集成化。為學校的各部門分配用戶名與密碼，賦予一定的權限，相關的檔案資料可以通過網站直接上傳到高校的檔案數據庫中，積極組織各單位上傳檔案資料，提高收集工作的效能。2、推進檔案信息的網上檢索。在保證密級的前提下，在網站上公開部分檔案的目錄，使使用者能夠直接下載，使檔案的利用更加方便。要積極利用先進的網絡技術，對傳統的檔案工作進行改造。檔案管理工作要積極與“云計算”相結合，與“云服務器”代理商進行合作，將高校的檔案上傳到服務商的“云服務器”中，來對檔案資料進行共享，為用戶提供更加便捷的服務[2]。

（二）突出檔案管理工作的互動性。1、建立讀者信息反饋機制。要利用好論壇、QQ群、微博、微信等形式，積極與使用者進行溝通。在網絡環境中，要廣泛應用推廣聯機公共目錄系統服務，為檔案使用者打造互動的平臺。2、與其它檔案館進行聯動。要進一步與其它檔案館進行聯動，實現檔案資源的充分共享。充分利用好校園網、高校校域網、城域網，增強與其它學校檔案館的協作、相互整合，形成更大的檔案資源，提高為檔案使用者服務的實效性。

（三）實現檔案管理工作的精細化。當前的檔案管理要更加精細化、專業化，對相關的資料進行細分，使每個檔案使用者都能夠精確的找到自己所需要的資料。檔案的精細化管理的內涵就是企業在規范化和標準化的基礎上，對其收集、存儲、利用的過程進行科學細化和合理優化的過程，以實現檔案管理的專業化、工作方式標準化、管理制度化、職工職業化[3]。在實際工作中，高校可以利用“云計算”的精確定位功能，建立精確搜索矩陣，滿足檔案使用者的特定需求。要積極開辟“在線服務”功能，通過細分化的信息服務系統，提供高校的日常教學、行政管理、學術研究等模塊的數據查詢，契合網絡時代下信息實時化傳播的需要。

（四）探索檔案管理工作的市場化。在信息化社會的今天，從信息資源開發與使用的角度看，高校檔案館的職能不斷發生著變化，不再是單純的資料收藏機構，而是高校各類信息的聚集中心和交流中心。因此，有必要利用信息化的優勢，創造性的探索高校檔案管理的市場化運作模式，為高校的檔案館發展提供更強大的活力。可以將傳統的高校檔案使用過程進行商業化運作，針對用戶需求在互聯網上建立一個集“檢索查詢、特色服務、在線資料商店”為一體的網站，打造檔案產業服務實體。將傳統高校的檔案服務范圍，擴大到整個社會。可以為全社會的檔案使用者提供“有償”服務。要把傳統的信息采集、編目、使用、咨詢等業務擴展到社會活動中來，通過一系列社會活動，增強高校檔案館的影響范圍。例如：高校可以利用自己的學科優勢，結合海量的檔案資料，開展經濟、法律、管理待方面的咨詢，廣泛吸納全社會的檔案使用者。

三、結束語

網絡時代的到來，使信息傳播更加實時化、多元化，人們對于信息的要求也越來越趨向于個性化，這些都為新時期的高校檔案管理工作帶來了新的挑戰和機遇。高校檔案管理工作只有充分發揮自身主動性，將檔案管理與網絡相銜接，有效利用網絡的各項優勢，才能使高校檔案管理工作更加精細化。不僅如此，還可以利用網絡平臺實現各使用人群之間的互動，實現檔案資源的共享。只有不斷滿足網絡時代對高校檔案管理工作的要求，才能提高檔案管理工作效能，實現資源的最大化利用。

參考文獻：

[1]李群.淺析高校檔案管理工作創新[J].黑龍江史志，2013（13）.

[2]高曉晶.數字化時代高校檔案管理創新方法探討[J].華章，2013（24）.