創新檔案管理新途徑

向雯

【中圖分類號】G279.2 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2017）09-0218-01

充分利用和發揮檔案在工作當中的憑證作用和參考作用，是做好檔案工作的根本目的和中心任務，是檔案工作賴以存在和發展的基礎。現結合檔案管理工作的實際，談一談克拉瑪依市煙草專賣局（公司）開展檔案管理工作的具體做法。

一、宣傳引導，提高認識，是做好檔案管理工作的前提

1.注重檔案管理宣傳。檔案工作涉及市局（公司）各部門，依托辦公樓一樓電子宣傳屏、企業展板、學法考試、座談交流、征稿等多種形式，宣貫檔案工作的重要性。在“6.9國際檔案日”開展以《檔案法》為主的檔案法律法規的宣傳培訓活動，使各部門干部員工進一步認識、理解、支持檔案管理工作。2013年-2014年向克拉瑪依人民廣播電臺投稿5篇，采用3篇，充分在日常工作中自覺養成了依法依規收集、整理、保管和使用檔案的良好習慣。

2.注重專業人才培養。從事檔案工作的人員首先要牢固樹立從事檔案工作的光榮自豪意識，從而進一步增強做好這項工作的使命感和責任感。市局（公司）辦公室因前期人員不足，于2013年進行了崗位調整，設置了一名檔案秘書崗位，具體負責檔案管理工作。在開展檔案管理工作中，不斷參加檔案業務培訓學習，增強檔案管理專業知識，培養安崗敬業的專業精神和工作態度，帶動市局（公司）整體檔案管理工作的有序開展。同時，每年定期開展檔案工作會、檔案評查活動、檔案管理QQ群，不斷完善了檔案管理及服務措施，變被動為主動，把檔案日常管理工作做好，為使用者提供優質高效的檔案利用服務。

3.轉變檔案運用看法。由于過去市局（公司）檔案采取封閉的管理方式，使大部分干部員工對檔案豐富的內容不太了解，甚至有些人認為檔案是“保密禁地”，而望而卻步，這些誤解在一定程度上影響了檔案真正功能和價值的發揮。隨著檔案管理工作豐富多樣的開展，促進了員工對檔案工作認識不斷提高，檔案利用的人員也越來越多，檔案工作已越來越成為整個企業運行中不可或缺的一部分，大家也逐步認為檔案作用是難以替代的。

二、理清思路，夯實基礎，是做好檔案管理工作的關鍵

加強檔案收集整理，檔案的門類、載體齊全高標準。只有掌握多種多樣、完整的原始文件，才能形成高質量的檔案，才能在提供利用上掌握主動權。反之，檔案的利用工作便失去了物質保障。為保證檔案的齊全完整，就需要加強檔案征集工作，確保檔案原始資料齊全。同時把好檔案收集關，市局（公司）特別注意接收一些有利用價值的專業檔案。從性質上來說市局（公司）屬于煙草政企合一類單位，在工作中產生了一系列獨有的業務檔案。比如：卷煙零售客戶檔案是卷煙零售客戶在卷煙經營活動中的一種原始記錄，是最可靠的一種憑證式的材料。可以使片區管理服務人員更加熟知本轄區卷煙零售客戶“三清四明”狀況（基本情況、守法情況、經營特點），也便于前來市局（公司）咨詢者及時查閱有關煙草專賣政務公開的原始記錄。市局（公司）于2013年起對卷煙零售客戶歷年來的原始檔案進行了一次重新歸檔整理，以“一戶一檔”為原則將特殊群體人員分類進行歸檔，并輸入電腦進行檔案維護，把紙質檔案與電腦檔案兩者結合起來，既做到在原始檔案袋有據可查，又可以在專賣管理信息系統一覽無余，規范和完善了卷煙零售客戶檔案，使卷煙零售客戶檔案活了起來。首先，把卷煙零售客戶書面歷史信息材料全面存檔存入檔案盒，檔案上標有卷煙零售客戶的姓名、地址、守法類別、片區、誠信等級、編號。其次，排列順序先按守法類別，再按經營地址的街道走向進行有序排放，并進行編號，對不同的誠信等級（AA、A、B、C）的卷煙零售客戶貼上不同的醒目標記，片區責任人站在櫥窗前就能一目了然，并按次序進行裝訂成活頁式卷煙零售客戶檔案臺帳。最后，市局（公司）將無證卷煙零售客戶輸入電腦進行電子歸檔，也一并納入建檔范圍。通過對各片區市場排摸和市場檢查，將無證無照的所有零售客戶輸入電腦建立檔案（目前已建立100多份電子檔案），在此基礎上分析其家族關系、社會背景關系等，從而發現內在聯系，找出無證售煙網絡的蛛絲馬跡。

三、嚴格保密、規范利用，是做好檔案管理工作的最終目標

從根本上說，檔案利用管理和保密管理是一致的，保密只是相對地把檔案的使用限制在一定的范圍，而且這種限制也是隨著形勢的發展和時間、條件、地點的變化而不斷變化的，其最終目的還是為了更好地發揮檔案在單位各項工作中的作用。但在實際工作中，保密過嚴無疑也會造成檔案信息資源的浪費，而有密不保，又極容易危害本單位乃至黨和國家利益。因此要正確處理二者之間的關系，就必須在維護黨和國家利益的前提下，根據黨的方針政策，根據單位形勢，把二者有機地結合起來，加以綜合分析，凡是能促進單位利益和社會發展的檔案信息，應積極地大膽地提供使用，凡是在一定范圍內限制使用才有利于黨和國家利益的，則應嚴格地、合理地堅持保密。隨著時間的推移，檔案管理工作日益重要和明顯，大批檔案在社會中已經發揮和將發揮不可替代的作用。因此檔案管理工作人員要切實履行好職責，加強創新管理，為促進克拉瑪依煙草事業發展，乃至促進克拉瑪依市經濟事業發展建設發揮應有的作用和價值。

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