淺談如何做好檔案提供利用工作

李躍文

(保定市兒童醫院 河北 保定 071000)

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淺談如何做好檔案提供利用工作

李躍文

(保定市兒童醫院 河北 保定 071000)

本文從提高認識，加強宣傳，是做好檔案提供利用工作的前提入手，隨后總結論述了固本強基，加強檔案基礎工作，是做好檔案提供利用工作的關鍵，最后就加強學習，健全制度，實現檔案管理現代化，是做好檔案利用工作的根本途徑做了深入的探索研究。

做好;檔案;提高;利用

搞好檔案提供利用，讓其發揮應有作用，是做好檔案工作的根本目的和中心任務，是檔案工作賴以存在和發展的基礎。現結合多年從事檔案管理工作的實際，就如何搞好檔案提供利用工作談幾點看法。

一、提高認識，加強宣傳，是做好檔案提供利用工作的前提

(一)強化社會檔案意識。檔案工作涉及社會的各個方面，聯系千家萬戶。因此，就需要我們通過多種形式，宣傳檔案工作的重要性，宣傳以《檔案法》為主的檔案法律法規，使廣大干部群眾理解、關心、重視和支持檔案工作，在工作中自覺養成遵照檔案法律法規要求收集、整理、保管和使用檔案的良好習慣。

(二)提高檔案管理人員的認識。檔案人員首先要牢固樹立從事檔案工作的光榮感、自豪感，進一步增強做好這項工作的使命感和責任感。只有熱愛檔案工作，獻身檔案事業，端正服務態度，完善服務措施，才能變被動為主動，把工作做好，為利用者提供優質高效的服務。

(三)轉變利用者對檔案利用工作的看法。由于過去檔案采取封閉或半封閉式的管理方式，使一部分人對檔案廣泛的社會性和豐富的內容不甚了解，甚至認為檔案是“保密禁地”，不敢或不愿涉足，這些誤解在一定程度上影響了檔案的利用效率。隨著《檔案法》等法律法規的頒布實施和人們對檔案工作重要性認識的提高，查閱檔案的人員越來越多，檔案工作已越來越成為整個社會事業中不可缺少的一部分，檔案作用的重要性是難以替代的，已逐漸成為人們的共識。

二、固本強基，加強檔案基礎工作，是做好檔案提供利用工作的關鍵

(一)加強檔案收集整理工作，力爭檔案的門類、載體齊全完整。只有掌握豐富、齊全、完整的原始資料，才能形成高質量的檔案，才能在提供利用上掌握主動權。反之，檔案的利用工作便失去了物質保障。為保證檔案的齊全完整，就需要加強檔案征集工作，確保檔案原始資料齊全。同時把好接收關，特別注意接收一些有科研價值的專業檔案。

(二)加大對檔案的審查、編排力度。隨著檔案現代化管理力度的不斷加強，需要我們對接收的各類檔案進行重新編排。由于許多接收的檔案或多或少地存在案卷號混亂、與卷號不相符，或者頁碼不齊全、裝訂不齊全、卷內文件目錄未編寫等問題，因此，在接收時應嚴格審查，加大編排力度，及時解決存在的各種問題。

(三)完善檔案檢索工具。能否及時準確地提供檔案，為利用者服務，在很大程度上取決于有無完備的檢索工具。針對這一情況，我們在原有的案卷目錄、全引目錄的基礎上編制了文號索引、專題目錄、基礎數字匯編等檢索工具，既為查檔者提供了快捷的服務，又進一步提高了檔案利用的工作效率。

三、加強學習，健全制度，實現檔案管理現代化，是做好檔案利用工作的根本途徑

(一)加強對檔案人員的學習培訓。隨著檔案業務范圍的不斷拓寬和現代化管理設備的逐步使用，對檔案管理工作的主體檔案人員提出了新的更高的要求。只有充分利用各種形式，抓好檔案干部職工的政治、業務和科學技術的學習培訓，不斷提高“兩個素質”和管理水平，才能充分發揮檔案的作用，提供及時、準確、周到的服務。

(二)建立健全檔案工作各項規章制度。《檔案法》第十條明確規定：“各級各類檔案館、機關、團體、企事業單位和其它組織的檔案機構，應當建立科學的管理制度，便于對檔案的利用；配備必要的設施，確保檔案的安全；采用先進技術，實現檔案管理現代化”。為了更好地落實《檔案法》，搞好檔案的提供利用工作，各級都建立了一套行之有效的制度。諸如《檔案資料收集辦法》、《檔案接收制度》、《檔案利用制度》和《檔案工作人員崗位責任制》等，這些制度規范了檔案工作各個環節上的程序和標準，明確了檔案人員工作范圍和職責，確保檔案利用工作建立在堅實的基礎之上。

(三)逐步實現檔案管理現代化。目前，機關辦公自動化已廣泛啟動，檔案管理現代化也是必然趨勢，這對檔案的提供利用工作具有重要的意義。檔案管理向現代化的轉變，將是一場歷史性的變革，我們只有從現在起就抓緊工作，創造條件，才能盡快完成這個轉變，實現這個變革。

近年來，在推動檔案提供利用工作的實踐中，通過采取以上措施，大大提高了檔案提供利用工作的管理水平和服務效率，有力促進了單位各項事業又好又快發展。

李躍文(1979-)，男，漢族，河北昌黎人，本科，保定市兒童醫院，研究方向：檔案管理。