創新醫院人事檔案管理的思考

馬林

商丘市第一人民醫院醫務部，河南商丘 476100

醫院檔案管理并不是單指對檔案資料的整理工作，醫院的檔案管理工作關系著醫院學術進步與技術更新的情況，能有效推動醫院的長遠發展，因此，檔案管理工作需要進行創新，在符合其發展規律的內在要求下進行檔案管理方式的創新，以及檔案資源價值的挖掘，使得醫院的整體管理水平有所提高[1]。

1 醫院人事檔案管理面臨著的問題

1.1 缺乏完善的檔案信息化管理系統

隨著社會科學技術的進步，信息技術成為社會各個行業不可缺少的重要內容，醫院人事檔案管理也不例外，實現了檔案的信息化管理。但是，醫院的人事檔案資源較大、內容較多，不可能直接使用其他企業的人事檔案軟件，這就需要專門的技術人員對醫院人事檔案管理進行軟件開發，一旦資金不到位，就會導致醫院檔案信息化管理系統的缺乏完善性特征。為了實現醫院檔案的電子化管理，需要耗費大量的人力、物力以及財力，是否引入先進的技術解決醫院傳統檔案管理中的問題，成為一個值得爭議較大的問題，而且醫院歷史檔案的電子化也影響著檔案管理電子化的進程。

1.2 檔案管理人員素質水平不高

醫院是事業單位，其檔案人員在招聘時通常是沒有專業限制的，使得醫院檔案課時人員的專業技能與水平參差不齊，就檔案管理的新知識和新理念也沒有做到及時更新；有的檔案管理人員還會被調到其他科室成為臨時借調人員，這是一種對缺乏對檔案管理重視的表現，甚至會出現對檔案管理工作創新的抵觸情緒。

2 醫院人事檔案管理的創新策略

2.1 加強建檔內容規范化，完善檔案內容

醫院人事檔案管理的創新策略需要加強醫院人事檔案建檔內容的規范化，根據醫院的不同崗位的工作人員進行分類規范[2]。像正式的編制人員，其是醫院的重要人員組成部分，也是醫院發展的關鍵力量，編制人員的異動比較少，有一定的穩定性特征。就正式編制的人員來說，其人事檔案管理工作需要參照國家干部人事檔案管理的實際要求，對建檔內容進行規范，且要保證原始檔案材料的統一性、完整性以及連續性。在實際檔案材料整理中，要及時發現與補充檔案的缺失材料，適當擴大檔案材料的收集范圍，這樣的工作很能反映出建檔人員的品性、個性以及技術特長等。尤其是，可以反映出建檔人員的業務能力，像技術性的檔案材料可以直接納入到收集與整理范圍中。醫院應當重視對編內外進出工作人員的人事檔案管理工作，不能因部分人退出或者是暫時無法納入到人事檔案管理體系中就不重視。

就人才流動自由的社會大環境中，醫院應當擺正人事檔案管理心態，根據國家有關人才政策的要求，做好辭職人員的有關人事檔案材料歸檔、整理以及交接工作。醫院在進行人員招聘和各類人才引進時，需要在正常途徑下進行有關人員人事檔案的調閱，按照現存檔案材料的實際內容，做出客觀的評價，為醫院認識決策提供科學依據[3]。在工作人員進入到醫院工作之后，就進行按照有關政策要求進行建檔工作，嚴格規范建檔內容，就有關人員的人事檔案材料實施查漏補缺工作，使得檔案材料內容變得更加完整。對有檔案管理權的醫院，要做好有關人員的人事檔案管理工作；沒有檔案管理權的醫院，可以委托中介機構實施檔案托管。而在檔案托管中，需要與托管機構進行密切的聯系與溝通，能及時將檔案管理對人新成的檔案材料進行移交與托管工作。對于認識檔案建檔內容的規范，是要完善醫院人事檔案管理工作，為人事檔案管理工作奠定良好的基礎；還要調動人事檔案管理中的工作積極性，使得其能嚴格按照認識檔案管理的實際要求進行人事檔案材料的有效收集與補充。

2.2 構建具有一體化的社會化管理體系

從我國公立醫院檔案管理現狀來看，人事檔案管理體制與其他管理體制具有加大的不同，與醫院內部編制人員具有密不可分的關系。人事檔案管理工作應由特定的行政部門或者是人事部門對其進行管理，根據我國人事檔案管理辦法，對醫院內部一切檔案進行統一管理、分類歸檔。縣級以上醫院的人事檔案管理應由縣級組織部對其檔案進行統一管理，不具備人事檔案管理條件或者是人事答案較少的醫院，需依靠其上級單位對其人事檔案進行管理。公立醫院的編外人員人事檔案應由具備人事檔案管理權的單位將其檔案轉移到當地的人才交流中心，充分發揮集中管理的優勢，避免個別醫院惡意扣留員工人事檔案，確保醫療衛生人才能夠正常流動，提升人才擇業的自主能動性。在傳統人事檔案管理系統上進行改革與創新，提升人事檔案管理的流動性、自主性與一體性，結合現代化公立醫院的發展情況，將新型人事檔案管理辦法添加到公立醫院的人事檔案工作中。若公立醫院的在編員工轉變工作環境時，該員工人事答案應統一轉交到當地的人才交流中心，對其人事答案進行管理；如果公立醫院增加在編員工時，應通過當地人才交流中心，將其人事檔案轉接到如今所在的醫院人事檔案管理部門。私立醫院在編人員的人事檔案也應按照相關規定交由當地人才交流中心統一管理。從我國目前人才交流中心人事檔案管理情況來看，人事答案管理制度不夠健全，存在落后性[3]。因此，人才交流中心應根據我國人才管理制度，結合本地區人才管理情況，合理的制定出具有科學性、完整性、實用性、可行性的人才管理辦法，嚴格按照檔案管理辦法對人才檔案進行全面收集、統一整理、構建檔案、審核整理；增強人才交流中心與企業單位的溝通與交流，做好人事檔案的交接、管理工作。

2.3 運用先進的科學技術創新檔案管理形式

對人力資源信息進行統一管理與歸檔，是人事檔案管理工作的重要內容。隨著科學技術的不斷發展，先進的科學技術與管理理念不斷出現，對人事檔案管理有了新的要求與規劃，擴大人事檔案資料收集范圍，擴大個人信息的容納量。傳統人事檔案管理辦法已經無法適應新時期發展的潮流，需要將先進的計算機技術引入人事檔案管理工作中，運用先進的科學技術，實現人事檔案管理的一體化、智能化、規范化與可序惡化，構建統一的人事檔案管理平臺，優化人事檔案管理工作，提高人事檔案管理工作的正確性、準確性與真實性，提升檔案管理工作效率與工作質量，加快人事檔案管理工作的發展。醫院人事檔案管理部門以及人才交流中心，在開展人事檔案管理工作時，都應以信息技術為管理核心，運用電子信息技術對人事檔案進行整理、分析與歸檔，有效提升人事檔案管理工作的約束性，避免人事檔案丟失、泄露。根據醫院人事檔案的管理規模，構建不同的檔案信息數據庫，運用醫院信息系統HIS、辦公自動化等軟件，針對不同人事檔案內容，選取不同的人事檔案管理辦法，聘請專業人事檔案管理人員合理的設計人事檔案查詢系統，顯現對人事檔案的動態化管理。

綜上所述，隨著社會的不斷發展人事檔案管理工作逐漸受到社會的各界的重視，加強人事檔案管理工作，提升人事答案管理水平，實現人事檔案管理的一體化、現代化、智能化與科學化，使人事檔案管理工作能夠順應時代發展的潮流。做好醫院人事檔案管理工作，能維持醫院正常管理秩序，使醫院人事管理工作正常開展。

[1]王銀雪,毛炳飛.對現代醫院人事檔案管理的思考[J].黑龍江史志,2016（17）：68，72.

[2]王勇.淺談醫院人事檔案管理工作創新思路[J].科技創新導報,2015（7）：195.

[3]盧曉茜.人才競爭與醫院人事檔案管理改革的思考[J].學理論,2016（27）：128-129.