強(qiáng)化基層供電公司檔案管理策略

馬永麗

(國網(wǎng)重慶市電力公司北碚供電分公司 重慶 400700)

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強(qiáng)化基層供電公司檔案管理策略

馬永麗

(國網(wǎng)重慶市電力公司北碚供電分公司 重慶 400700)

隨著我國經(jīng)濟(jì)水平的不斷提升，電力事業(yè)也取得了快速的發(fā)展，而基層電力公司的檔案管理工作也變得更加繁瑣復(fù)雜。本文主要闡述了供電公司檔案管理工作的意義，分析了當(dāng)前基層供電公司檔案管理工作中存在的問題，并且提出了相應(yīng)的解決策略。

供電公司；檔案管理；措施

一、引言

隨著科技的進(jìn)步以及現(xiàn)代化技術(shù)水平的廣泛運(yùn)用，我國現(xiàn)代化管理水平也在不斷提高，切實(shí)加強(qiáng)基層供電公司的檔案管理工作,充分發(fā)揮檔案在企業(yè)可持續(xù)發(fā)展中的特殊作用已顯得非常重要。客觀而言,檔案管理工作已經(jīng)成為基層供電公司管理中十分重要的組成部分,與電力營銷、財(cái)務(wù)管理、安全生產(chǎn)管理、人事管理等方面都有密切的關(guān)系,這就要求我們必須提高電力公司的檔案管理水平，以適應(yīng)電力企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展要求。

二、供電公司檔案管理工作的意義

隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，經(jīng)濟(jì)環(huán)境相對(duì)復(fù)雜，社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)比較活躍，檔案工作的重要性日益凸顯，關(guān)系到供電公司的切身利益，不但幫助企業(yè)在日常工作中順利完成各項(xiàng)工作任務(wù)，保護(hù)企業(yè)利益不受侵犯，還有利于企業(yè)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為未來工作計(jì)劃和安排提供參考。供電公司的檔案資料，主要包括客戶在新裝增容階段辦理用電手續(xù)時(shí)，與供電公司經(jīng)濟(jì)來往的原始憑據(jù)，以及供電公司對(duì)客戶安全檢查、電量退補(bǔ)的重要原始依據(jù)，還包括供電公司在工程施工中的工程檔案等原始資料，對(duì)于供電公司的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，具有舉足輕重的作用。

三、基層供電公司檔案管理工作中存在的問題

(一)檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

在電力工程施工過程中，不可避免的會(huì)存在需要對(duì)原設(shè)計(jì)方案進(jìn)行變更的現(xiàn)象，這就需要檔案人員要及時(shí)收集變更資料，并對(duì)其進(jìn)行歸檔。但在實(shí)際工作中，由于檔案人員檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)于設(shè)計(jì)變更資料缺乏重視，在歸檔后也不進(jìn)行分類，從而導(dǎo)致變更的資料和方案無法被納入到領(lǐng)導(dǎo)議事日程上來。同時(shí)檔案管理工作中還存在著混亂的問題，檔案由于不及時(shí)收集及保管不力，存在丟失及分散的現(xiàn)象，不僅影響了檔案的完整性，而且對(duì)日后整理和查閱也帶來了較大的影響。

(二)檔案資料整理的不規(guī)范

某些基層供電企業(yè)相關(guān)工作人員責(zé)任性不強(qiáng)，檔案意識(shí)薄弱，工作積極性不足，存在不照章辦事的現(xiàn)象，對(duì)檔案資料消極處理，并沒有進(jìn)行一系列的分類、整理、排列、編目、組卷、裝訂，特別是一些項(xiàng)目檔案資料大部分是為了應(yīng)付檢查，采取突擊收集、七拼八湊的方式去收集的。如此一來，導(dǎo)致文件檔案殘缺不全，不但讓文件檔案失去本質(zhì)的原始記錄作用，而且還使得工程項(xiàng)目的相關(guān)資料、檔案質(zhì)量不高，不能反應(yīng)出項(xiàng)目的實(shí)際情況，從而影響資料、檔案今后的使用與利用。相關(guān)工作人員不主動(dòng)催交檔案資料，即使檔案資料缺少也置之不理，移交多少就接收多少，而接收的資料既不辦理移交接收手續(xù)，也不歸類裝訂，而是將檔案資料隨意堆放到一起，更談不上為檔案資料編上目錄和索引等等。

(三)檔案管理人員素質(zhì)不高

當(dāng)前我國電力公司中，工程項(xiàng)目檔案人員多是由技術(shù)人員進(jìn)行兼職，很少設(shè)置專門的檔案管理人員。這些兼職人員往往忙于自身的工作，沒有更多的時(shí)間和精力對(duì)檔案管理知識(shí)進(jìn)行學(xué)習(xí)，對(duì)檔案工作缺乏有效的了解，這在很大程度上對(duì)電力工程檔案管理工作帶來了較大的影響。部分供電公司檔案人員從未得到過比較系統(tǒng)的檔案工作專業(yè)訓(xùn)練，不具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)，工作僅僅滿足于日常資料的收集，對(duì)檔案規(guī)范管理認(rèn)識(shí)不足，缺乏發(fā)現(xiàn)、分析、解決檔案管理中問題的能力，影響了檔案工作整體效能的發(fā)揮。

四、強(qiáng)化基層供電公司檔案管理的措施

(一)建立完善的檔案管理制度

加強(qiáng)檔案管理工作在供電公司的重視程度，提升公司領(lǐng)導(dǎo)和職工的檔案管理意識(shí)，要從上到下，全面落實(shí)。以公司正式文件頒發(fā)，把檔案工作的責(zé)任落實(shí)到每個(gè)部門和有關(guān)人員。同時(shí)規(guī)定了檔案形成和整理要求和歸檔時(shí)間，既減輕檔案人員壓力，又提高技術(shù)人員的檔案意識(shí)。

(二)推進(jìn)供電公司檔案管理信息化建設(shè)

供電公司要推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，就要建立檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化體系，促進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化、系統(tǒng)化展開。檔案收集和登記，歸檔管理、保管保密以及調(diào)檔查閱等等都屬于基礎(chǔ)性檔案管理工作，每一個(gè)環(huán)節(jié)都要按照相應(yīng)的管理制度規(guī)范操作。提升檔案管理信息化管理水平，就是要將傳統(tǒng)檔案信息管理不斷升級(jí)，在云計(jì)算網(wǎng)絡(luò)資源管理平臺(tái)上將數(shù)據(jù)庫建立起來，實(shí)現(xiàn)檔案資料存儲(chǔ)管理模式的升級(jí)；檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理，就是運(yùn)用云計(jì)算管理模式將檔案共享資源和信息應(yīng)用平臺(tái)建立起來，并運(yùn)用信息互動(dòng)管理豐富檔案管理平臺(tái)，以提高檔案資料的利用效率。

(三)提高供電公司檔案管理人員的綜合素質(zhì)

為了能夠使檔案管理人員適應(yīng)目前供電企業(yè)的檔案管理需要，可以采用檔案人才培訓(xùn)的方式，為企業(yè)培養(yǎng)出符合供電企業(yè)現(xiàn)代檔案管理要求的中堅(jiān)力量，推動(dòng)檔案管理工作現(xiàn)代化方向發(fā)展。在培訓(xùn)的過程中，檔案管理人員要在原有的專業(yè)知識(shí)基礎(chǔ)上不斷地更新，以避免所運(yùn)用的檔案管理模式滯后于時(shí)代。檔案管理人員尤其應(yīng)該補(bǔ)充現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)知識(shí)，提高現(xiàn)代化檔案管理操作技能，以積極的態(tài)度投入到檔案管理工作中。

(四)開拓創(chuàng)新，做好檔案服務(wù)工作

貫徹落實(shí)檔案管理制度的主要目的在于把檔案管理應(yīng)用到實(shí)際工作中，以此提高工作效率。為了使檔案管理工作在企業(yè)的生產(chǎn)、發(fā)展中發(fā)揮積極作用，還需要做好檔案服務(wù)工作。檔案管理工作人員不僅要熟悉業(yè)務(wù)，還要在此基礎(chǔ)上不斷開拓創(chuàng)新、與時(shí)俱進(jìn)。要通過各種途徑提高自己的檔案服務(wù)能力，改善消極的服務(wù)態(tài)度，積極完善服務(wù)措施，充分發(fā)揮檔案管理在企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營活動(dòng)中所起的作用。為此基層供電公司要做到以下幾點(diǎn)：(1)配置檔案管理設(shè)備，完善檔案檢索體系；(2)派設(shè)專人負(fù)責(zé)管理檔案工作，切實(shí)完成檔案資料的提交歸檔，實(shí)行工作到崗，責(zé)任到人的崗位責(zé)任制。

五、結(jié)束語

綜上所述，檔案管理工作，對(duì)于企業(yè)的發(fā)展具有非常積極的作用，供電公司在重視企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益穩(wěn)步提升的同時(shí)，必須要加強(qiáng)檔案管理工作，保證檔案資料的準(zhǔn)確性和全面性，為企業(yè)發(fā)展提供良好的支持，降低企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)效益的持續(xù)增長。

[1]趙長遠(yuǎn)，李思其.淺談新形勢下供電企業(yè)檔案管理中常見的問題和對(duì)策[J].經(jīng)濟(jì)生活文摘，2012(125)：22-23.

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[3]張冉.供電企業(yè)檔案管理的不足及創(chuàng)新措施分析[J].管理觀察，2015.5(09):35-36.

馬永麗(1973.09-)，女，漢族，重慶人，初級(jí)職稱，主要從事檔案管理工作。