“法制化”“數(shù)字化”
——探析信息時代檔案管理新“兩化”

左 婭

(機關(guān)事務管理局 重慶 409000)

“法制化”“數(shù)字化”
——探析信息時代檔案管理新“兩化”

左 婭

(機關(guān)事務管理局 重慶 409000)

筆者主要著力于探索當今信息時代背景下，檔案管理的新宗旨和新模式，試圖通過查閱大量國內(nèi)外文獻結(jié)合多年工作經(jīng)驗，歸納整理出檔案管理的基本內(nèi)涵，并分析新時代檔案管理的中心議題。以此，在發(fā)揮前人科研功用的同時結(jié)合現(xiàn)代科學手段，使檔案管理在現(xiàn)代社會的轉(zhuǎn)型中獲得最大效益，達到新時代新管理的要求。

檔案管理；信息時代；“法制化”；“數(shù)字化”

一、檔案管理的含義和意義

檔案是檔案學和檔案管理工作中的最基本部分，百余年來，中外檔案界對檔案的定義不一。在國內(nèi)，學者對檔案定義認同較高的是劉淑紅提出的“檔案的本質(zhì)屬性在于，檔案具有歷史再現(xiàn)性、知識性、信息性、價值性等特點，其中，歷史再現(xiàn)性為其本質(zhì)屬性。因此，可將檔案的定義簡要表述為：檔案是再現(xiàn)歷史真實面貌的原始文獻”[1]我國檔案行業(yè)標準《檔案工作基本術(shù)語》將“檔案”定義為：“國家機構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。”[2]

由此可見，檔案管理是管理工作的重要部分，是保存歷史真實面貌的可行手段，是提高工作質(zhì)量和效率的必要條件，檔案管理成果一定程度決定了單位資源配置的取向和模式和未來發(fā)展方向。更重要地，檔案管理對單位自身科學發(fā)展、精神文明建設、和人民群眾正當權(quán)益的維護都起著不可替代作用。

二、檔案管理的現(xiàn)狀

信息技術(shù)發(fā)展影響到生活和工作地方方面面，檔案管理工作也不可避免地處于大時代背景下，一旦錯失進步的機會，便會如很多研究者警惕的“檔案管理工作在管理方式新舊更替的歷史進程遇到新的障礙，在整個發(fā)展進程中有邊緣化危險。”[3]目前，如何適應時代趨勢，更新和創(chuàng)新管理思維，對其進行系統(tǒng)化自然升級成為重要研究課題。

三、“法制化”

筆者注意到，檔案管理走在前端的國家，普遍都有檔案立法：全國統(tǒng)一的檔案立法或聯(lián)邦制國家，各個州、市各自行使立法權(quán)，建立自己的檔案管理法。1794年6月25日，法國頒布檔案管理法文，使檔案館的性質(zhì)發(fā)生了根本的變化，隨后，作為專門的、具有檔案工作根本大法性質(zhì)的法國檔案管理法文，成為近代檔案管理立法的范例，為他國檔案管理規(guī)則提供了藍本。

“目前，西方國家的檔案法規(guī)主要對公共檔案的收集、管理、開放利用作出法律規(guī)定”。例如，1978年，美國明文規(guī)定總統(tǒng)文件屬國家所有，必須全部移交給總統(tǒng)圖書館；瑞士蘇黎世州規(guī)定，文件形成者有義務向檔案館移交有價值的檔案并且未經(jīng)國家檔案館同意，文件形成者不準銷毀任何文件。

結(jié)合歷史和外國經(jīng)驗，顯而易見的答案是：無論年代，無論國家，只有依法治“檔”，才有可能做好檔案管理工作。

(一)建章立制是前提。法制建設的前提是修繕法律法規(guī)，做到有法可依。于檔案管理同理，統(tǒng)一管理標準是檔案管理信息化的保證，也是檔案信息化建設的重要基礎之一。首先，把建立健全檔案管理制度作為工作重心，根據(jù)實際情況出臺明確的管理大綱，使其基本滿足檔案管理規(guī)范化的需要。其次，各單位以大綱和統(tǒng)計標準、檔案整理標準、技術(shù)標準等為母本，按己所需出臺具體的管理細則，將檔案管理規(guī)范化落到可行之處。依據(jù)標準建立細則，進一步建立檔案數(shù)據(jù)庫中的信息資源，形成暢通無阻的資源共享和共同管理模式。

(二)形成規(guī)范是核心。規(guī)范化管理確保檔案管理條例有序?qū)嵤孕纬晒芾砣藛T的工作規(guī)范。一方面，做好基礎工作。結(jié)合上級部門和本部要求，明確歸檔范圍、流程，“采用指導制和面質(zhì)制雙保險機制”，有針對性地確保檔案收集全面、完整；另一方面，強化過程監(jiān)督。對需要歸檔的文件嚴把進庫質(zhì)量，堅持剔除不符規(guī)范類文件，收件之后分類分區(qū)保管，以便查找核對，并保證文件安全，防止泄密情況發(fā)生。

(三)與時俱進是保障。實現(xiàn)檔案管理法制化，必須堅持與時俱進。一是法律法規(guī)的完善。緊隨時代，根據(jù)具體工作要求的更新，法律條文也應不斷修繕，從而滿足更廣闊的用途，從宏觀把握住檔案管理的整體規(guī)劃和未來發(fā)展方向。二是檔案管理人員應立足本職工作，強化學習意識，積極參與法制教育培訓，不斷更新專業(yè)知識，也提升自身的法律素質(zhì)。相關(guān)部門為其提供業(yè)務培訓，積極創(chuàng)造條件，邀請檔案學權(quán)威人士就地講解新檔案管理知識，也可安排專職檔案干部進行業(yè)務指導，接受檔案員的業(yè)務咨詢，以保證在法制建設與時俱進時，相關(guān)人員能繼續(xù)進步。

四、“數(shù)字化”

在整個人類社會發(fā)展史上，檔案有著歷史憑證、科學研究的巨大作用。因此，做好檔案管理工作尤為重要。隨著時代的發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理方式已不能適應當今互聯(lián)網(wǎng)云計算的發(fā)展，檔案管理數(shù)字化成為新形勢下檔案管理不可逆的發(fā)展趨勢，可以確定，檔案管理數(shù)字化建設是時代賦予檔案管理新任務。

檔案管理數(shù)字化是指“通過檔案信息資源的數(shù)字化和檔案管理過程的網(wǎng)絡化，經(jīng)系統(tǒng)加工和網(wǎng)絡傳輸后，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置和有效利用，最終實現(xiàn)檔案信息資源共享。”

(一)檔案信息資源數(shù)字化。把檔案數(shù)字化建設納入單位信息化建設體系布局，進行整體把控，統(tǒng)籌規(guī)劃：以高標準配置檔案專用設備和服務器，研發(fā)檔案處理軟件，比如集圖案掃描處理、儲存等功能于一體的應用以及建立涵蓋數(shù)字化建設運行安全的應用，為數(shù)字化建設提供平臺，推動形成年初有計劃、過程有保證的檔案管理常態(tài)，確保工作穩(wěn)步進行。

具體步驟如下：1、對歸檔的電子文件嚴格把關(guān)，仔細檢查，并與紙質(zhì)文件進行核對。為了減少由電子稿失誤檔案，必須與紙質(zhì)版仔細核對，經(jīng)過核對，才能存入檔案庫，如有不合之處，必須再次確認。2、做到移交、審核、接收、進庫智能一體化管理。數(shù)字化不僅僅是文件的電子化，而是貫穿檔案管理整個過程的現(xiàn)代化，從管理人收件、審件、存檔都應是數(shù)字過程。3、將文件智能分類并編號存檔。利用電子化篩選、分類排序功能，完成匯總，再將完善的數(shù)據(jù)信息導入檔案管理軟件，自動生成編號，完成數(shù)字化歸檔，上傳至云網(wǎng)絡，合理配置檔案信息資源，最終實現(xiàn)資源共享。

(二)數(shù)字化利用檔案。檔案管理，其根本目的在于檔案利用，實現(xiàn)服務價值。服務價值是檔案管理價值得以體現(xiàn)的直接手段，學習檔案利用方法、拓展檔案利用手段，是檔案管理工作人員價值的重要體現(xiàn)。除檔案收集、整理、鑒定等工作，在管理好檔案的基礎上，檔案管理工作也要適應社會需求的變化，尋求更為有效的服務新途徑：第一、學習、利用數(shù)字化，著重做好檔案的編目、檢索、查找等工作，隨時可以為利用者提供所需的檔案。既然檔案最基礎也最關(guān)鍵的作用在于利用檔案，那么檔案管理人的首要工作便是在需要時，以最快的速度找到相關(guān)檔案，傳統(tǒng)管理在這點上面，明顯不如數(shù)字化管理，所以，檔案管理人應緊隨時代，不斷學習。第二、在數(shù)字化管理時，確保檔案安全。對于珍貴或重要檔案，可用備有微縮或復制等紙質(zhì)保留件，以代替原件使用，確保原件安全；同時，電子產(chǎn)品更新?lián)Q代極快，這要求加強檔案設備管理，減少外界條件對檔案造成的損害。

[1]王雪梅.對實現(xiàn)檔案管理工作地思考[J].黑龍江史志,2014,1.

[2]劉淑紅.淺析檔案的定義及檔案的特征[J].中國地名,2012,(3).

[3]《檔案工作基本術(shù)語(2000)》[M].2000.

左婭(1976-)，女，土家族，重慶黔江區(qū)人，重慶市黔江區(qū)機關(guān)事務管理局，研究方向：檔案管理。