圖書情報檔案一體化管理的構建及相關問題研究

王云青

【摘要】隨著一體化管理在圖書情報檔案中的不斷應用，通過一體化管理體系建立的集圖書、情報、檔案信息開發等服務于一體的圖書情報服務體系，為用戶提供了標準化、系列化、網絡化的信息服務。而在這個過程中，不可避免地出現了一些問題，針對這些問題，管理者要立足實際，拓寬一體化管理應用新路，確保一體化管理更好地為圖書情報檔案服務。

【關鍵詞】圖書情報檔案 一體化 構建及相關問題研究

進入新世紀，在計算機網絡技術 的支持下，我國社會的各項事業逐步實現了信息化，傳統的圖書情報檔案管理系統已經不適應時代的發展和社會的需要，圖書情報檔案的一體化管理亟待實現。圖書 情報檔案一體化管理指結束圖書、情報、檔案的分立管理，在市場競爭下實現三者管理的有機結合，將三者的管理工作統一為一個整體。本文擬從圖書情報檔案一體 化管理的必然性和可行性出發，結合一體化管理面臨的沖擊和挑戰，針對目前管理中出現的問題和現狀，探討構建一體化管理模式的有效措施。

一、圖書情報檔案一體化建設的必要性分析

圖書是通過各種方式記錄或描述將信息和知識表現在物質載體上；情報是一種傳遞、變換著的知識信息；檔案則是用各種有效的方式記錄下來的一種信息資料。一般而言，圖書包含一般性的、最新的知識信息，情報側重于最新的信息，檔案則主要是原始的知識信息。圖書情報檔案一體化就是指將圖書、情報、檔案各自獨立的系統統一為一個整體的過程。圖書、情報、檔案這三門相關的信息學科，是知識的載體，同時也都屬于文獻型的信息資源，具有同源性。三者是可以相互轉化、滲透、交叉，有著密切的關系，但是由于歷史發展的原因，各自成體系的發展，互相獨立，之間的差異也越來越明顯。隨著社會信息化程度的提高和社會主義市場經濟體制的完善，人們對信息的需求發生了根本性轉變，需要的是全面系統的理論依據、準確的數據和參考資料，因此，他們要求信息具有準確性和時效性，同時要求多層次、多方位、系統全面地獲得所需信息，而圖書情報檔案獨立的發展不但造成了資源的浪費，而且也不能滿足信息時代多層次、多元化的需要。也就是說，信息時代圖書、情報、檔案三者一體化建設網絡技術發展的需要，也是現代信息發展的需要，只有這樣，才能發揮信息資源利用的最大效益。

二、圖書情報檔案一體化的發展現狀與存在問題

2.1國內外發展現狀

早在20世紀50年代，國外就開始對一體化進行研究。1974年，聯合國教科文組織就提出建立“國家情報系統”（NAIIS），該系統“涉及全部學科領域里的文獻、圖書館和檔案的服務工作”。在我國對于圖書情報檔案的整合研究起源于20世紀70-80年代，到了80年代中期呈現一體化的趨勢。1996年上海圖書情報新館成立，這在我國圖書情報一體化工作上有著跨世紀里程碑的意義，但就全球趨勢來看，我國的一體化建設的理論研究遠遠超過了社會實踐的展開，在實際的工作中，一體化的建設還不夠，沒有形成完善的一體化信息資源共享中心。目前，這一一體化發展趨勢越來越明顯，美國國會圖書館（總統圖書館）、澳大利亞的很多圖書館、英國的國家圖書館，以及我國的上海圖書館、天津泰達圖書館等都是圖書、情報、檔案收藏提供利用的機構。同時，世界上許多著名的信息檢索服務系統都包含圖書、情報、檔案三者整合信息的數據庫。由此可見，人們已經感覺到一體化整合的必要和必然，圖書情報檔案一體化發展的趨勢在所難免。

2.2圖書情報檔案一體化存在問題

就目前圖書情報檔案一體化建設的現狀來看，主要存在以下問題：（1）信息平臺建設不夠完善，存在技術障礙。信息化的發展與之前相比取得了較大進步，但與一體化建設的要求還相差甚遠，信息技術的應用普及不夠，網絡技術與現實需要嚴重脫節，是一體化建設中的致命問題。各大檢索平臺不夠完善，存在諸多技術缺陷和安全漏洞，這些會導致圖書情報檔案的信息資源被泄露、篡改等。

（2）缺乏有效的管理體系及理論。實踐要有正確的理論體系來指導，圖書情報檔案在各自領域的發展是相對和諧的，但是在一體化建設中相互之間的融會貫通就成了首要問題，原因在于沒有正確的理論體系來指導。目前3個系統缺乏有效的管理，他們只是在縱向的發展，缺少橫向的聯系和交流，圖書館系統歸屬文化部和教育部管理，檔案系統主要由國家檔案局來指導與協調，而情報系統則由國家科技部管理。在法律法規等規章制度的制定上也存在很大問題，各種侵權涉密等問題沒有合理的法律體系保障。

（3）人員的知識水平不夠，對一體化的重視不夠。相關崗位的工作人員的信息整合意識淡薄，素質不能適應需求，一體化建設需要的是懂網絡知識，具備圖書、情報、檔案方面的專業知識，會外語、懂管理（數據庫、系統工程等）的創新型高素質人才。另外對一體化的重視程度不夠，資金投入不足，在一體化建設中需要大量的資金投入，并且直接的經濟利益和回報比較小，網絡的維護、設備更新、人才培養等都需要強有力的經費作保障。

三、圖書情報檔案一體化建設的措施

3.1加快發展促進一體化的信息技術。①在信息時代要實現一體化，必須實現文獻的信息資源向網絡數字信息的轉換，如大型數據庫、數字圖書館及檔案館的建設。② 開發數據信息資源的閱讀工具，例如一些相關的軟件、瀏覽器、閱讀器等。③ 健全網絡資料的數據庫和檢索網站，如中國知網、萬方數據庫、中國學術期刊網全文數據庫、Springer全文數據庫、中文社會科學引文索引（CSSCI）等。

3.2加強三者一體化的溝通與交流。在思想上統一對圖書情報檔案的認識，明確一體化的管理是由于科學技術發展的需要，適應信息化的要求，以提升工作效率、加快服務質量為目的。三者各自的相關政策、法規要相互配合，避免交叉重復以及歧義，目的都是為了保證一體化的工作順利進行，也就是從本質上保障信息資源共享，保證需求者及時有效地得到需要的信息和文獻資料。

3.3注重一體化過程中人才的培訓。在網絡環境下實現資源共享，就要求有著掌握信息技術，又精通圖書、情報、檔案相關學科的知識的復合型人才，但是就我國目前的教育機制來看，這樣的人才還是相對比較匱乏的，因此，加強人才的培養，是圖書、情報、檔案一體化所面臨的現實性問題。

四、結束語

在網絡環境下，圖書檔案情報一體化建設已成必然，信息技術的發展為一體化提供了良好的條件，一體化建設是長期、艱巨、復雜的任務，需要政府及相關部門共同的努力，包括培養專業的人才，才可能實現一體化的發展。