機關事業單位檔案規范化管理工作強化策略的分析

□喬 艷

（山西省公路局長治分局 山西 長治 046000）

機關事業單位檔案規范化管理工作強化策略的分析

□喬 艷

（山西省公路局長治分局 山西 長治 046000）

進入到21世紀知識經濟的新型社會發展時期后，機關事業單位中檔案管理工作的開展，逐漸被廣大社會成員提出了更高效率的要求。本文將機關事業單位中檔案管理工作效率的提升與質量的強化，作為主要以及核心的論述內容。在簡單介紹檔案規范化管理執行的重要性的基礎之上，將能夠全面完善檔案管理工作效率的有效途徑，做出了詳細的分析和介紹。

事業單位；檔案管理；途徑；分析

1 事業單位檔案規范化管理目標實現的重要性

作為機關事業單位之中各項管理工作開展的前提和基礎性的工作環節，檔案管理相應執行效率的好壞與否，與事業單位重大發展戰略性工作目標的實現周期之間，有著極為密切的內在關聯性影響作用。有部分機關事業單位之中的高層領導，在自身精神文明認知水準不斷提升的同時，逐漸認識到實現規范化管理檔案信息的重要性。將檔案信息內容規范化管理目標的實現，視作是能夠推動事業單位發展規模不斷壯大的前提保障[1]。

在此基礎之上，在各種檔案信息資料之中，有關單位內部發展文化以及經營歷程等文書資料的總結和統計，不僅能夠在計算機信息數據處理技術的幫助下，在最短時間內實現高效的匯總，還能夠為事業單位內部其他職能部門的工作人員，各項職能工作的實施提供強有力的理論性數據支持。因此，無論是在推動機關事業單位管理事項健康化發展上，還是在單位發展歷程史料信息的統計和存儲方面，檔案信息內容管理執行的規范化都有其實施和實現的必要性以及重要意義。

2 機關事業單位檔案管理工作開設的發展近況

隨著事業單位職能管轄范圍的不斷完善，面對復雜多樣的管轄內容，以及大量艱巨的工作任務量，事業單位內部檔案信息管理與執行工作的發展，在當下仍舊存在大量有待緩解和應對的現實性矛盾問題。首先，各項檔案信息化管理的實施所采用的管理手段嚴重滯后。由于受到傳統認知思想的影響，大部分事業單位之中負責檔案管理的工作人員，仍舊采用上世紀90年代初期落后的管理手段。不管是在管理效率還是在信息存儲的精準度方面，都不能為生活節奏飛速提升的當今社會公眾，提供更加令人滿意的檔案服務[2]。

在此基礎之上，檔案信息管理的體制化管理力度較為薄弱。當檔案信息管理工作出現失誤或者紕漏性的責任追溯問題時，高層領導人員往往不能夠在短時間內找到相應的負責人員。最后，在當下國內機關事業單位之中，負責檔案信息管理的工作人員，其實際的平均年齡均保持在40～50周歲之間的波動范圍之內。相比剛剛從高等教育學府之中走進社會生活環境的新時代應用人才，面對各項技術手段與設備操作的理解和學習能力嚴重低下。各種突發性管理弊端的出現，直接導致國內機關單位檔案信息管理工作，在長時間內停留在停滯不前的發展狀態之下。

3 推動檔案管理規范化高效率的有效途徑

3.1 轉變管理觀念，強化認知重視程度。

認知理念是能夠在短時間內有效提升檔案管理執行效率的前提和先導。隨著市場經濟不斷完善，各項社會事業快速發展，檔案管理工作的壓力與日俱增，管理難度不斷增大。面對事業單位之中各高層管理人員輕視檔案信息管理的現狀，想要有效實現檔案信息規范化管理的發展目標，首先分管領導要進一步加強對檔案工作的重視程度，自覺更新檔案意識，對新形勢下高標準服務型檔案管理的迫切需求有一個清醒、深刻的認識，給檔案工作以人員、資金以及政策上的大力支持。在人員方面，一是通過專業培訓、繼續教育等方式提高檔案人員的素質；二是通過多種渠道積極吸引高層次檔案專業人才到檔案部門工作，為檔案工作補充高素質人才。在政策方面，把檔案工作納入本單位的工作規劃，不斷建立和完善檔案工作的各項規章制度，關心愛護檔案人員，切實解決他們的實際困難，改善他們的工作環境和提高其工資待遇。在資金方面，加大投入力度，不斷補充完善各項硬件設施。在具體工作中，通過大字報張貼或者主題講座開設的方式，提升檔案信息秩序化管理重要性在全體干部職工心目中的認知地位。設定富有針對性的檔案管理模式，將檔案信息管理的工作職責，進一步貫徹落實到指定的工作人員身上。通過監督職能管理力度的強化，更好的推動工作人員參與管理執行流程之中的工作積極性。

3.2 優化單位內部的檔案信息管理體系

任何管理工作的開設如果想要實現秩序化的發展目標，都需要嚴格依托電子信息化管理體系的構建。為此，工作人員應當在機關事業單位長遠可持續發展性戰略目標設定方式的基礎之上，加快信息化管理模式，設定更高標準的管理體系。在不轉變單位發展方向的同時，實現原有檔案信息管理方式的優化性發展。在具體做法中，應積極構建科學的機關檔案收集、整理、歸檔、利用的實施標準，進一步規范機關檔案信息化管理工作。積極依托專網系統建立機關檔案管理信息化平臺，加大機關檔案信息化建設投入，推進機關檔案管理信息化建設進程，進一步打牢機關檔案管理基礎。依托現有辦公自動化系統，不斷擴展其功能與內涵，擴展其模塊，以文書處理、文件管理和檔案管理構成三個相對獨立又相互關聯的模塊組成。三個模塊可以涵蓋整個機關檔案管理的工作流程，實現在文書處理中對于收文發文進行預歸檔，在文件管理中對于著錄的文件和案卷進行整理，在檔案歸檔管理中進行重新編目、追加歸檔、編電子文號、編存放號、案卷銷毀鑒定及進館鑒定等輔助管理，進一步提高機關檔案信息化管理質量和水平。

3.3 定期開展專業技術培訓

高層管理人員還應適當提升單位內部檔案信息管理的技術培訓強度，在有效提升檔案從業管理人員基本責任心認知觀念的同時，更好的提升整個管理工作的執行效率。只有機關單位之中負責檔案管理的從業人員，自身的工作認知意識以及綜合業務處理能力，能夠在一定的培訓周期內得到有效強化，相應規范化檔案信息管理的發展目標，才能夠得到全面實現的發展可能。國家政府單位的管理人員，也可以立足于監督管理的領導視角，將富有豐富工作經驗的檔案管理人員下派到基層機關事業單位之中。當領導人發現基層單位中的工作人員，管理檔案信息存在欠缺和不足的發展狀況時能夠及時加以引導。在政府專業人員的指導和監督下，基層管理人員能夠吸收學習到最新的管理認知觀念。通過不斷提升在新型檔案信息管理模式應用頻率，力爭能夠為單位、為國家甚至為廣大社會上的人民群眾，提供更加優質的檔案信息管理服務。

結束語

檔案管理一直是機關事業單位之中較為主要和重點性的工作流程之一。全面提升檔案管理的執行效率和管理質量，不僅能夠為事業單位其他職能部門工作的執行，塑造更加優良的發展環境，還能更好的提升事業單位在市場經濟環境之中的綜合形象。只有工作人員能夠在不斷提升檔案管理軟環境的基礎之上，更好的強化檔案管理的硬件設施，才能最終達到管理規范性不斷優化的工作目標。

[1]龍金平,趙茂華.抓基層、強基礎 戮力提升檔案管理整體水平——記富順縣教育系統檔案規范化管理工作[J].四川檔案,2016,01:38-39.

[2]于青,劉艷欣.社會保險業務檔案規范化管理取得重大進展——《社會保險業務檔案管理規范》解讀[J].中國檔案,2016,02:22-23.

1004-7026（2017）14-0106-02

D630;G270.7

A

10.16675/j.cnki.cn14-1065/f.2017.14.068