高職院校檔案管理的若干特點

張琮

摘 要：檔案管理是高職院校管理工作的重要組成部分，對于新組建的高職院校，要抓好檔案管理工作，必須了解掌握本類院校檔案管理的一系列特點，這些特點表現在：管理的起點較低、管理人員能力較弱、管理中遇到的新困難較多、新增檔案的收集與管理難度較大、突出檔案的服務功能表現不足等等。只有圍繞這些特點研究提出有針對性的措施，才能有效提高高職院校檔案管理的水平，從而更好服務于學校中心工作。

關鍵詞：高職院校；檔案管理；特點

【中圖分類號】G271 【文獻標識碼】A

高校檔案管理，是高校檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱，也是國家檔案事業最基本的重要組成部分。高校檔案管理就其基本性質和主要作用來說，是高校整個管理體系中的重要組成部分，“是提高學校管理水平、工作效率和工作質量的重要條件，也是維護學校歷史真實面貌的一項十分重要的工作”。[1]所以，它具有高校管理的一般屬性，故它隸屬管理工作范疇。但是，因為國家高等教育在整個國家社會發展中所承擔的特殊使命，從而使高校檔案管理又有了很強的政治性。而從最終的目的意義上說，其最鮮明的特點還在于它的服務性上。目前國家確立科教興國戰略、人才強國戰略，特別是創新驅動發展戰略，高校檔案及其管理服務于本校的人才培養、事業發展，乃至社會的創新事業都具有其他業務部門、機構難以企及的十分特殊的重要作用。

那么，如何在高校管理中突出檔案管理的特點，從而讓檔案管理提質量、上水平、增效益，真正更好地服務于國家高等教育各項事業的發展呢？筆者認為，首要的應該考慮分析掌握高校本身的一系列特點。本文僅從高職院校自身的特點出發，試圖分析其檔案管理的若干特點。

一、新組建的高職院校所表現出的許多特點，決定了其檔案管理的起點不同于一般普通的高等學校。

我國目前全國大約有1100多所各類高等職業院校，這些院校大都建成于21世紀初的前幾年，而且一般都是由原來的中等職業（專業）學校升格，或由多所此類學校聯合組建而成。

這些學校由于原來各種條件所限，加之對于檔案工作認識程度不同，管理水平各異，使其在檔案室的建設、管理人員的安排、檔案資料的收集與保管等方面都存在許多這樣那樣的問題，

可以說“無論是管理機制、管理手段、還是開發利用、人員素質都仍然存在著與高校事業發展不相適應的地方，需要不斷加強和改進”。[2]這些都給新組建的職業院校規劃建設專門的檔案機構造成很大困難。再加上新院校領導對檔案工作的重視情況的差異，出現了學校組建至今已經十年左右時間，特別是國家教育部頒布《高等學校檔案管理辦法》也已經過去了八年，仍有部分院校不能按要求建立符合規范要求的檔案機構或管理部門。所以面對此類院校，最緊迫的首要工作是建設成立本院校獨立的檔案館（室），這是開展檔案管理的組織保障和工作前提。而且在上有國家教育主管部門對于檔案管理的明確要求下，后建設本單位檔案管理專門機構的院校應該按標準和規范，無論是用房、設施設備、人員配置都應該一步到位，千萬不可再行湊合。

二、新組建的高職院校，大都沒有合格的符合專業要求的檔案工作管理人員，這對高職院校檔案建設、管理和服務都造成極大困難。

任何組織的管理水平，都是由組織中工作人員的管理水平決定的。新組建的高職院校，其前身由于校舍條件、辦學規模、經費使用，特別是囿于當時人員構成的局限，決定了其檔案資料數量不足、種類不全，大部分學校不可能成立獨立的檔案管理部門，檔案資料文件一般都由單位辦公室代為保存，具體工作由辦公室臨時指定工作人員進行兼管。這些被指定的管理者，很少有專門的檔案管理資質。這就造成了此類學校檔案管理水平不高，難以實現檔案服務于學校中心工作的目的。而新組建后的高職院校，在成立了專業部門的學校，其管理人員仍然是過去相關人員的簡單拼湊，其中部分有檔案管理專業技術職務資格的人員，甚至是由其他如圖書、財會、教師職稱系列轉換而來，同樣難以達到檔案管理的專業要求，無法承擔合格有效的檔案管理工作。由于社會發展水平的不斷提高，國家經濟實現轉型的迫切需要，職業教育、特別的高等職業教育，在國家統一的發展戰略中，尤其是在供給側改革不斷深化的重要時刻，承擔著及其重要的新型人才培養使命。新形勢對于高職院校提出了新的要求，高職院校檔案管理工作必須適應這種新發展，不斷提升檔案管理水平，創新管理模式，改進服務方式，積極探索紙質檔案電子化、檔案信息網絡化，以及開放式管理等新型模式，努力實現檔案管理規范化、科學化、標準化，做到檔案資料信息數據庫資源共享，極大提高檔案資料數據信息利用、使用效率。但這所有的一切，都需要一個非常重要的前提，那就是必須具備一支合格的專業化的檔案管理人才隊伍。所以各高職院校務必把組建一支符合要求的檔案管理隊伍放以檔案管理工作的首位。對于原有人員抓緊進行分流，有基礎的通過培訓使之能夠達到基本要求，其他人員可安排更適合他們的另外崗位，萬不可讓沒有資質的人員占了檔案管理本來就不多的工作崗位。而因缺員需要新進人員則一定聘用具有檔案資質的專業人才。同時也要重視管理隊伍人員的梯隊建設。為本單位檔案管理事業長遠發展打下良好的人才基礎。

三、新組建高職院校檔案資料歸集工作比其他普通高等學校的任務要繁重并困難要大得多。

高職院校新組建后，在檔案工作方面遇到的第一個大問題就是把大量的分散存放于不同學校的檔案收集起來。困難在于：各校原來對于檔案工作的認識和重視程度不同，檔案建設方面的水平不同，資料收集的多少不同，資料整理分類的情況不同、資料保管的狀況也不同等等。這些都為組建統一的檔案機構造成困難。經過幾年的努力，許多院校檔案組織建設有了雛形，但新的要求不斷增加著新的困難。

其一，國家為了不斷提升高等教育人才培養水平和教育教學質量，定期對所有高校開展全面深刻細致的評估工作。評估涉及高等院校基本建設、機構設置、教育教學運作、管理與規章制度、圖書資料、實習實驗實訓基地建設等各個方面，由一整套復雜的指標體系所構成，而這些指標體系都需要大量的設施、設備特別是材料、資料、數據來支撐；

其二，高校教育年度報表，每年都必須在規定時間里按要求通過網絡完成填報。填報過程要求嚴格，所有表格涉及到前后有關聯的數字、數據必須高度一致，否則報表難以下行，從而導致報表最終無法完成。這不僅要求填報人員工作認真細致， 更重要的是要求平時資料、數據收集齊全、準確無誤；

其三，新組建的高職院校，由于原來開展業務性質單一，導致檔案資料收集分類不全。而現在國家對高職院校的辦學要求及職校本身開設專業的快速增加和不斷變化，于是便會出現許多以前沒有的新檔案。國家教育部2015年發布的《關于深化職業教育教學改革全面提高人才培養質量的若干意見》指出：“堅持產教融合、校企合作。推動教育教學改革與產業轉型升級銜接配套，加強行業指導、評價和服務，發揮企業重要辦學主體作用，推進行業企業參與人才培養全過程，實現校企協同育人。堅持工學結合、知行合一。注重教育與生產勞動、社會實踐相結合，突出做中學、做中教，強化教育教學實踐性和職業性，促進學以致用、用以促學、學用相長。堅持國際合作、開放創新。在教學標準開發、課程建設、師資培訓、學生培養等方面加強國際交流與合作，推動教育教學改革創新，積極參與國際規則制訂，提升我國技術技能人才培養的國際競爭力”。還要求學校“活動育人、實踐育人、文化育人”等等。

以上這些都表明，在高職院校檔案建設中，因為新要求和新業務所產生的大量新檔案，才是最能體現職業院校辦學特色的東西。但它們從生成到規范，從收集到歸類，從組卷到入庫，這一系列過程，對這些院校的檔案管理者來說，都是巨大的挑戰。這就要求他們不斷學習檔案管理業務知識，深刻領會《高等學校檔案管理辦法》中的具體規定，指導各檔案生成部門完整收集必要的資料、信息、數據，把新檔案與“管理辦法”的標準要求相結合，科學分類，及時組卷，堅決不再給以后檔案管理留下后遺癥。

四、新組建的高職院校，更多的將是面對不斷新增的檔案的管理問題

從一定意義上說，新組建的高職院校原有檔案，其管理要相對容易一些。困難更大的是源源不斷將要和必須新增的檔案。檔案管理的核心有三，其一是原有檔案的保管，其二是新檔案的歸集，基三是檔案的使用、利用。而檔案事業的發展，最重要的是能讓檔案的入口有一個源源不斷的活水規范地流進。對于新單位，要突出做好檔案管理的三大核心工作，最基礎的便是制定完整的檔案管理規章制度。關鍵是抓好檔案的開源工作。針對原有類別中的新增檔案尤其是新要求下所生成的新型檔案，一定要精心設計，認真謀化，制定有利于這方面檔案規范、完整、及時的積累、收集和歸整的制度和具體工作指導辦法。并考慮在各檔案產生的業務部門配備兼職檔案管理員，經過專業培訓，上崗開展工作，隨時按要求收集，照規范歸整，定時上交期內所生成的檔案，確保新生檔案及時統一歸集到院校檔案館（室）。

五、新組建的高職院校，從一開始就應深刻認識學校檔案管理的生命在于對學校中心工作的服務上。

建設檔案管理機構，加強檔案管理，歸根結底就是為了讓檔案更好地服務于院校的中心工作，即為學校的教育教學、教研科研、評估總結、愿景規劃、創新發展提供自己獨特的服務，發揮自己獨到的作用。也就是說，檔案的生命就在于它的使用和利于。檔案使用的越充分，利用的效率越高，檔案事業的發展動力就越強。

總之，檔案管理是一項系統工程。高職院校應當從自身檔案管理的特點出發，充分認識到，檔案工作機構是前提，隊伍是重點，管理是關鍵，制度是保障，服務是核心，創新是動力。只有六管齊下，方可取得好的成效。

參考文獻：

[1]繆正宇. 淺談高校檔案管理工作〔J〕麗水學院學報. 2007（3） 132頁：

[2]孫立霞. 如何加強高校檔案管理工作〔J〕商業經濟. 2010（7） 114頁。

張 琮，女 1972年4月出生，大學本科學歷，檔案館員職稱，漢中職業技術學院檔案室管理員，長期從事檔案管理工作和檔案管理研究。

研究方向：學校檔案管理、學校檔案利用等。