以“活動”為中心的企業秘書會務課程設計構想

摘要：“辦會”是秘書的核心工作，會務課程是秘書專業的核心課程。本門課程不僅要求學生掌握會前、會中、會后的工作，還要求學生有較高的綜合素養。但目前該課程的開設多數是基于流程的簡單片段式的項目構成，缺乏融會貫通，因此，本文提出了以“活動”為中心的秘書會務課程設計構想。文章首先結合《秘書國家職業標準》解讀了秘書會務課程開設的目的和意義，總結了當前會務課程開設的情況，提出了“活動”教學的概念、種類、選擇，重點論述了“活動”貫通課程的方式和實施，最后還提出對“活動”教學的思考。

關鍵詞：會議；活動；辦活動；企業；秘書；會務課程

C931.46-4

會議是國家機關、企事業單位常采用的有組織、有領導地聚集起來商議事項、交流和協商問題的活動，是解決各種問題的有效方式。因此，會務工作成了秘書辦公室工作的核心內容。《秘書國家職業標準》對各個等級秘書的會務工作都提出了明確的要求，并將“辦會”列入秘書技能考核的核心，各大職業院校文秘專業也都將會務課程納入專業核心課程。

一、 秘書會務課程開設的目的和意義

秘書會務課程的開設主要是為了讓學生熟悉會議的基本流程，掌握會前籌備、會中服務和會議善后工作，中級的秘書，要求能夠協助完成會務的組織和策劃。《標準》對各個等級秘書的會務工作的要求是從會前、會中、會后進行規定的，這樣一來，會務課程表面上看只需要基于工作過程的簡單操作。但其實在一場會議當中，除了辦會的技能，還需要掌握禮儀、辦公事務管理、檔案管理、文書寫作等多方面的知識，所以說，秘書會務課程是一門綜合性較強的學科。同時，一場會議，往往不只是單純的開會，還包括在會議中的各種活動。因此基于秘書工作對會務工作的全面了解以及秘書職業的可持續發展，往往都要求學生能夠了解會務工作的全過程，甚至能夠獨立承擔會務的組織和策劃工作。

二、 當前秘書會務課程開設情況

就目前而言，大多數院校的秘書會務課程的開設還是基于流程的，即使是項目化教學，也是基于過程的項目，也就是說，會議過程結束，會務課程就結束了。我們不否定這種課程設置的合理性，但僅僅于此，學生便不能對會務工作進行全局的把控。為彌補傳統會務課程開設的缺陷，基于秘書辦會技能是一項綜合的藝術，辦會不再是辦會，而是“辦活動”，因此，本文提出了以“活動”為中心的會務課程設計構想。

三、 以“活動”為中心的會務課程設計構想

1.“活動”的含義及種類

活動是指為了某種目的而展開的動作總和。從會議的定義中提取出的主干是“會議是活動”，那么會議是怎樣一種活動呢？是一種有組織，有目的的活動，如果針對企業，即我們所說的商務活動。商務活動是指企業為實現生產經營目的而從事的各類有關資源、知識、信息交易等活動的總稱，也就是說企業秘書面對的活動主要是商務活動。企業商務活動的種類很多，如下圖所示：

2.“活動”的選擇

在玲瑯滿目的活動面前，針對企業秘書辦會能力提升的目的，在有限的課堂范圍內，我們應該如何選擇呢？

對于不同企業的秘書，對其辦會能力的要求是不一樣的，所以我們可以按照大、中、小企業秘書的不同要求進行項目的設計。據計算機信息技術網統計，目前中國的中小企業近2600萬家，占全國企業總數的97%，因此，這些項目活動的選擇又應以中小企業為主。這些活動包括行政辦公例會、座談會、年會、新聞發布會等，較為復雜的活動可以設置不同的任務，如年會可以設置慶典、總結表彰、商務宴請、商務旅行等任務；新聞發布會可以設置危機突發事件處理、新產品發布等。我們可以按照難易程度，進行遞進式的練習。

3.“活動”貫通課程的方式和實施

會務課程的“活動”教學不再是片段式的教學，而是將整場會議的各種安排整合在一起，形成完整的活動，而將各個活動貫通于整個課程中。在實施上，大致可以按照企業模式來操作。

（1） 成立企業

首先是將學生分為幾個小組，人數上可以是6人左右，這個人數剛好可以成立為一個企業的核心部門，每一個部門各司其職。他們成立成為一個公司，然后定下各自公司的名稱、性質、規模，每位成員根據個人所長，以辦會工作的需求，擔任不同的職務，負責不同的工作。

（2） 選定項目

項目的選定有大的前提，由教師進行規定，但這種規定是比較寬泛的，優點在于各個“企業”在操作的時候有充分的發揮空間。上課只需提要求，其他任由學生自我創新，每個“企業”可以呈現不同的風采，我們的任務內容要求如下表。

（3） 項目的實施

本著以學生為中心的教育理念，項目的實施過程是完全交由學生完成的，教師只是起輔助作用，其過程大致是：

首先，小組對項目進行分析，從理論層面理清楚這個項目的含義、特點、一般流程、注意事項，以及與其他類型會議的區別，最后形成一個PPT進行匯報，教師再加以更正和補充，這樣就避免了教師講授的枯燥。且每個小組自主學習，結合各自企業的實際情況講解，增添了其學習的積極性和講解的趣味性。

第二，每個小組結合任務要求，擬寫出策劃方案。每個小組需要自主學習會議策劃方案的寫作方法，根據會前、會中、會后的工作過程把整個流程寫清楚。這一部分任務的完成，要求學生能夠熟悉辦會的流程，把握時間安排、人員安排、餐飲住宿安排、車輛調配、接待、會場布置、會議現場服務等繁雜的工作，總體要求必須具備可操作性。

第三，講解策劃方案內容，將策劃方案的內容付諸實踐，先進行小組練習，再進行展示。

第四，針對知識講解、方案、演練進行評價，提出改進意見。

（4） 項目的評價

項目的評價主要從策劃方案的完整性和可操作性、任務演練的完整有序性和創新性、成果匯報的清晰性和思維縝密性、分工的明確性和團隊合作的緊密性幾個方面進行評價。評價的方式主要采取學生自評、學生互評、教師評價三個方面，比例為2：3：5。考核特點在于情景模擬，突出過程；小組實踐，團隊協作；全員參與，自主評價。

4.“活動”教學的優勢

“活動”教學將整個過程融會貫通，讓學生對會務活動有較為整體的了解，解決了僅以過程為中心的課程設計單一的缺陷。“活動”教學對學生的綜合素養提升有較為明顯的作用，與培養綜合型人才的目標相契合。同時，“活動”教學提高了學生的參與度，增強了其動手能力，真正做到讓學生思考、讓學生說、讓學生寫、讓學生做、讓學生評，符合以學生為中心的教育理念。

四、 關于“活動”教學的思考

秘書會務課程中采用“活動”教學具有連貫性，但也把所有的實踐教學集中在了教室、實訓室。關于承接校內各種會議和活動，也是可以選擇的，但是學生的全員參與性受到了限制。如果選擇校企合作單位實踐，一般也只是觀摩，只能作為階段性的學習，無法全程參與其中。畢竟，秘書辦會也不可能像技術型專業開展“校中廠”或者師徒制。所以，如何將秘書會務課程的“活動”教學開展的接地氣，開展的更加符合企業的要求確實是一個難題。

參考文獻

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作者簡介：

李良勇（1983-）女，四川瀘州人，碩士研究生。主要研究方向：中國古代文學、社會文化