基于長效溝通機制的高校學院辦公室工作創新研究

趙曉波

[摘 要]高校行政管理人員尤其是院級行政管理人員是承擔行政管理工作的主體和中間力量。當今很多高校在行政管理方面更新了硬件設施，但許多行政管理人員溝通協調能力不足、溝通渠道單一，致使管理效率低下。而創建長效溝通機制，搭建先進溝通平臺，全方位地把學院管理層的各種意圖傳送給教職員工和學生，同時及時得到師生的反饋，不僅有助于為師生創造良好的工作和學習的環境，而且有利于組織知識的交流、分享、利用和創新，提高整個組織的學習力和競爭力。本文試圖從建立長效溝通機制的視角去探析高校行政管理工作的建設和發展。通過溝通機制來發展組織能力，獲得持續的競爭優勢。

[關鍵詞]高校；學院辦公室；溝通機制

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.06.143

[中圖分類號]G647 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）06-0-02

高校行政管理人員是承擔高校行政管理工作的主體和中間力量，院級行政管理人員的素質將直接影響高校的發展和穩定。教學和科研是高校工作的兩個主要方面，高校學院級行政管理人員的主要服務對象有領導、教師和學生。只有具備全心全意為師生服務的意識，完成好領導交代任務的同時，處理好教學管理關系、科研關系及其他的行政事務等各種縱向和橫向關系，才能保證學院行政工作的有序進行。當今高校在行政管理方面更新了硬件設施，引入網絡技術以及計算機技術，但行政管理人員溝通協調能力不足、溝通渠道單一等致使管理效率低下。如何創建長效溝通機制，搭建高效溝通平臺，是一個值得深思的問題。

1 建立長效溝通機制的必要性

由于高校行政管理的主體與對象是相對獨立的群體或個人，因此在管理過程的每一個環節，主體與對象之間都需要溝通，并貫穿于管理實踐的全過程。溝通成為實現各項管理目標的主要方式、方法和手段。目前，在高校行政管理中溝通管理并未引起足夠重視。由于高校組織結構是非常典型的直線型結構，該組織系統的優點在于能夠集中領導，層級節制。但其不足之處是組織內部溝通網絡是單一的鏈式結構，溝通渠道是單向的。往往是院領導作出短期或長期決策通過開會口頭傳達和書面溝通傳遞出去，教職員工的參與積極性不夠，上下溝通不暢，容易造成決策的專斷草率，信息傳遞的滯后，信息量的減少甚至失真等。而且其溝通氛圍多以防御性溝通為主，就是說高校有2/3的教職員工覺得在學院公開發表意見是不安全的。至于學院內的情感溝通，目前雖然有一些工會活動，但相對于一百多名教職員工來說，這些活動無法實現情感溝通的目的。長效溝通機制其實質是思想、觀點、情感的溝通，而通過營造一個開放透明的溝通氛圍，保持溝通渠道的順暢，提高溝通滿意度，增強學院的凝聚力，對提高行政管理效率是非常必要的。

2 建立長效溝通機制的設想

2.1 營造鼓勵性的溝通氛圍

高校直線型組織結構限制了溝通雙向過程，營造的防御性溝通的氛圍，常常使教職員工在溝通過程中變得越來越謹小慎微。若想要營造鼓勵性溝通氛圍，就要發揮院辦公室縱向溝通的核心作用以及加強橫向部門之間的協調作用。就是要使教職員工就學院的發展和個人的進步能夠適當敞開心扉、發表意見及建議。因此，結合學院的實際情況，在短期內逐步采用一些鼓勵性的溝通方式，不定期舉辦學院管理層與教職員工面對面交流的沙龍等活動，實現教職員工的廣泛交流，爭取能夠在數年之內，讓鼓勵性溝通活動大約占到全部溝通活動的1/3。在此基礎上，力爭在一個比較長的時間跨度內，將學院原來的防御性溝通氛圍逐步轉變成為一個以鼓勵性溝通為主、防御性溝通為輔的最佳模式。

2.2 恰當選用溝通網絡

如何擺脫組織溝通模式的局限，打破框架，構建更靈活、更有效的管理溝通平臺是建立長效溝通機制的核心問題之一。有效的溝通必須有一個開放的信息交互平臺支撐。總的來說，應該構建一個以鏈式溝通為主，環式、Y式、輪式和全通道式溝通為輔的多層次跨部門溝通網絡。根據不同的溝通內容，采用不同社交網絡和信息發布方式。在日常管理工作中，對于正式的教學和科研業務或上級工作指示，采用上下級鏈式溝通為主的方式；對于學院內部不同辦公部門或跨系間的溝通，可以采用環式溝通方式；而對于一些跨越學院的團隊溝通則可以采用輪式或全通道式合作氣氛濃厚的溝通網絡進行溝通。總之，針對不同內容的溝通需求，采用恰當的、高效的、人性化的溝通方式，應成為學院內外管理溝通網絡的鮮明特色。

2.3 完善情感溝通機制

對教學和科研工作的情緒高低及情感好惡，是教職員工對自己所從事的工作滿意度高低的最直接體現。積極的感覺和情感，有助于發揮教職員工的最大潛能，而消極的感覺和情感則會消磨教職員工的積極性。為了激勵教職員工的工作熱情，提高科研績效，有目的地進行情感溝通是基本的管理溝通機制。該機制的設想可分為長期固定的機制和短期不固定的機制，例如：舉辦一年一度的兵羽比賽、大型戶外健身活動、歌詠比賽與校園攝影展，等等。通過這些豐富多彩的相對固定的活動，就會在一定程度上增進教職員工與學院管理者的情感交流。同時，通過多舉辦一些小規模、不定期的、跨部門的情感交流活動，使廣大教職員工能夠潛移默化地感受到學院對他們的關懷，進而自然而然地實現與學院的情感互動。例如：學院可以事先印制一些精美的感謝卡，一方面，當有教師或學生認為在最近的工作或學習中得到了其他教師的大力支持與配合時，他就可以申領感謝卡，表達自己的感謝之情；另一方面，當某些教職員工或學生在近期的工作中表現出色或者做出了突出的貢獻時，學院也可以利用感謝卡進行致謝。看似一張簡單的感謝卡，只要靈活運用，就可以成為情感溝通的載體，實現彼此之間情感的交流。通過“感謝卡”，鼓勵教師間、學生間以及師生間的情感溝通。又如：以“齊關懷”為主題創建情感溝通新模式。為體現學院對教職員工的重視與關懷，可以將學院的員工情感溝通活動納入“齊關懷”的主題之下，即以“齊關懷”為主標題，以豐富的活動內容為副標題來實施組織與宣傳活動，從而在情感溝通的活動中，營造組織人性化、溫馨大家庭的氣氛，于細微之處推動情感溝通。再如：構建有效的激勵機制，設立“合理化建議獎”，可根據教職員工所提建議的實施成效，給予相應合理的物質獎勵，鼓勵他們更加用心地投入教學和科研工作，增強教職員工的責任感和使命感。同時，也可以作為一個有效溝通渠道。溝通日，一月一次定期舉辦。學院所有教職員工和學生可在溝通日與院領導進行面對面交流，并逐漸成為一種制度堅持下來。

2.4 收集處理反饋信息

設立“意見箱”和“意見熱線”，不僅可以建立一個保密的溝通渠道，而且還可以作為收集溝通意見的有效渠道，這有利于對長效溝通中存在的問題及時發現，及時改進。采用“不定期反饋問卷”方式，以教職員工滿意度調查為依據進行溝通滿意度調查。在非正式場合發放下無記名反饋問卷。通過所獲得數據，分析教職員工對溝通效果的反饋，進而不斷完善長效溝通機制并使其順暢。

通過以上措施所建立的長效溝通機制，能夠全方位地把學院管理層的各種意圖傳送給教職員工和學生，同時及時得到師生的反饋，并有效避免非正式溝通中引起不必要的矛盾與誤解，學院上下相互協同、密切配合，以最少的管理成本、最高的效率去實現有效的溝通，使師生在學院“改革、發展、穩定”的關系中共同進步。

主要參考文獻

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