疾病預防控制檔案管理與利用工作的研究與探討

段建國+奚東+童俏

[摘 要]疾病預防控制檔案管理和利用是疾病預防控制工作的基礎。本文從疾病預防控制檔案管理和利用現狀出發，分析目前我國疾病預防控制檔案管理和利用存在的問題，并針對這些問題提出相應的對策及建議，為相關人員提供一定的參考。

[關鍵詞]疾病預防控制；檔案管理；檔案利用

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.06.108

[中圖分類號]G271；R197.2 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）06-0-02

0 引 言

疾病預防控制檔案是指疾病預防控制機構在疾病預防控制、公共衛生監測、公共衛生服務、衛生學評價、科研培訓等活動以及各項工作改革發展中形成的具有重要價值的文字、圖片及其他不同形式的記載載體。它是人類社會一種巨大的信息資源，既是疾病預防控制機構長期積累下的財富，也是疾病預防控制事業的重要信息資源。近幾年，隨著現代醫療改革工作的發展，我國的疾病預防控制事業有了突飛猛進的發展，檔案資料在疾病預防控制機構的各項工作部署、實行以及突發事件的處理過程中發揮了舉足輕重的作用，顯然疾病預防控制檔案管理與利用工作已經成為疾病預防控制工作的重要組成部分。

1 疾病預防控制檔案管理和利用現狀

隨著現代信息科學技術的不斷發展，疾病預防控制管理工作也在不斷進步，疾病預防控制檔案逐漸從紙質檔案轉變為電子檔案，方便了疾病預防控制檔案的管理，其中一些非絕密文件也開始在網絡上公開。隨著社會的發展，對疾病預防控制檔案的需求也越來越多，不但本行業需要，一些政府決策機構也需要用到，疾病預防控制檔案的利用也變得多樣性。但是，疾病預防控制檔案的管理和利用上仍舊存在著一些問題，主要表現在以下幾個方面。一是有些領導對檔案管理的重視程度不夠，檔案信息化管理工作人員的素質不高。目前有相當一部分人依然認為檔案管理工作可做可不做，從思想上就沒有重視檔案管理工作。殊不知，疾病預防控制檔案是特定時間、特定地點、特定事件的現場記錄，是各種疾病的歷史見證，也是查驗真偽的第一手重要資料。二是疾病預防控制檔案的管理制度依舊有不完善的地方。多數疾病預防控制機構還在沿用落后的衛生防疫機構的檔案管理模式，檔案沒有集中統一管理，檔案的管理也缺乏科學性，建檔、歸檔也不明確。三是硬件設施條件難以滿足檔案利用管理的需求。傳統紙質檔案有自己一套完整的管理模式，但這套模式已無法滿足現代電子檔案管理利用工作的需求，而且疾病預防控制機構的配套設施不完善，檔案存儲環境過于簡陋、潮濕，計算機老化現象都會影響檔案的壽命。

2 疾病預防控制檔案管理和利用對策分析

2.1 健全檔案管理與利用機制

疾病預防控制檔案如果想要得到高效的管理和有效的利用，首先要建立健全檔案管理與利用制度，包括各項規章制度和一套行之有效的、科學的管理體系，這是檔案管理與利用工作的關鍵。由于疾病預防控制檔案的種類比較多，形式也各不相同，因此，檔案管理制度的完善要符合實際情況。同時檔案管理制度要不斷進行更新和完善，保證與時俱進，制定出一套標準的、規范的、統一的檔案收集標準，并明確檔案材料收集的范圍與收集的重點內容。在制定檔案管理與利用制度時，檔案管理人員應深入了解各科室的主要業務及其活動，在國家制定的相關規范制度的基礎上，與各科室進行協商，制定出科學有效的檔案管理與利用制度。

2.2 提高信息收集的全面性和實時性

檔案管理的本質是提高檔案的應用性，且將以往的檔案資料加以整理和存儲，在之后的工作中如果需要歷史資料的支持，所存儲的檔案資料便能夠發揮作用，更好地指導工作。因此，要使檔案具有價值，必須嚴格把握好檔案收集、整理等基礎環節的質量，案卷材料是否收集全面、完整、及時對檔案的價值有著重要的影響。另一方面，疾病預防控制中心在社會生活中起著重要的作用，尤其是對于突發公共衛生事件的應急處理。當發生此類事件時，疾控中心檔案室將在極短的時間內迅速為突發公共衛生事件提供檔案信息服務，包括數據資料、防病知識等，與醫院相配合，減輕突發衛生事件給社會造成的惡劣影響。

2.3 檔案信息資源合理利用

檔案工作要辦得好，就要將局面進行創新，檔案信息資源合理利用是一個重要的環節。首先，要將原有的被動服務變成主動服務，這就要求檔案管理人員要積極主動地預測上級和其他部門對檔案信息資源的需求，改變以往“坐等需求”的做法，這能夠在傳染病爆發時，讓疾病預防控制業務人員快速調取檔案，節約大量的時間。其次，要實現局域網上檔案的信息交流和資源共享，并且要能夠及時地更新疾病信息，讓人們能夠了解到最新的消息，這樣才能減輕民眾對疾病的恐慌。最后，在進行檔案信息化建設的同時，也要充分做好檔案信息資源的合理利用工作，做到邊建檔邊利用，不斷完善檔案，編纂人員要多方面、多角度地編纂專題檔案，整合相似的疾病預防控制檔案，將檔案信息資源能夠被充分合理的利用，進而使疾病預防控制部門檔案信息化工作早日得到普及。

2.4 檔案管理信息化建設

隨著科學技術的進步，檔案管理手段越來越豐富。在檔案管理的發展過程中，檔案資料的數量越來越多，尤其是信息化發展以來，檔案數量急劇增長，也為檔案管理和利用工作帶來了巨大的挑戰，如，存在檔案利用率較低、檔案保存環境較差、檔案資料不共享等問題，要想使這些問題得到根本性的解決，就要對檔案實現管理信息化。所謂檔案管理信息化，指的是借助計算機技術、現代信息技術等高科技技術對檔案信息資源進行保存、管理、處置、利用等工作，使疾病預防控制檔案能夠發揮出其最大價值，為疾病預防控制工作做出貢獻。檔案管理信息化建設主要包括以下幾方面的內容。

（1）實現檔案信息資源高度共享。疾控中心應將檔案管理納入辦公自動化的總體架構中，實現檔案管理與辦公自動化的一體化，其中要包括人事、行政、財務、傳染病、調查報告、監控數據、方案措施和疫情統計等數據資料。要將檔案信息進行數字化和網絡化建設，實現檔案的收集、存儲、管理、利用的一體化建設，使檔案資源高度共享，實現檔案信息資源最大程度的利用。

（2）加強基礎設施建設。基礎設施建設是疾控中心檔案信息化建設中十分重要的一環，是實現檔案信息化水平的前提條件。這些基礎設施主要包括存儲設備、網絡設備、操作系統、數據庫系統以及信息安全系統等，且硬件和軟件應當以滿足使用需求為目標，避免財力浪費，要將資源用在信息化建設的關鍵地方。

（3）利用大數據等分析手段對信息進行有效利用。檔案信息化建設的最終目標是使檔案管理工作更加方便，提高檔案管理的效率，提高檔案信息的利用程度。在對疾控檔案信息加以利用時，由于存儲的檔案資料數據量大、數據結構復雜，直接進行統計工作可能比較困難。因此，利用大數據分析等手段對檔案數據進行建模分析與統計工作能夠有效地解決這些問題，并能夠挖掘出隱含的信息，發揮出檔案信息的價值，更好地為疾控工作服務。

3 結 語

疾病預防控制檔案的管理與利用工作是公共衛生事業的一個重要組成部分，如果能夠提高檔案管理的有效性，發揮出檔案信息的最大價值，對當前我國公共衛生事業的發展有著十分重要的促進作用。因此，相關人員應當從實際出發，探析目前我國疾病預防控制檔案管理與利用工作的現狀以及所存在的問題，并找出合理的解決方案，切實提高我國疾病預防控制檔案管理與利用工作的有效性。

主要參考文獻

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