論采購管理系統在博物院的應用

陳靜靜

[摘 要]完善的采購管理系統是規范業務流程、提升工作效率的根本保證。因此，本文從核心功能需求、外部接口需求、核心業務流程幾個方面詳細介紹了故宮博物院的采購管理系統，并分析了采購管理系統的設計與實現。

[關鍵詞]采購管理系統；設計；故宮博物院

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.06.096

[中圖分類號]F274 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）06-0-02

1 采購管理系統概述

預算和采購是財務管理的兩個重要方面，易用、高效、功能齊全的預算管理系統和采購管理系統能使財務管理工作事半功倍。采購管理系統是故宮博物院財務管理系統的一個子系統，它主要用于規范故宮博物院常規采購和政府采購流程的各個環節。首先，其將故宮博物院目前在采購申請工作中的每個流程都加以整理和規范，這主要包括部門申請、財務處審核、故宮博物院采購審核委員會審核、采購辦公室制訂采購工作方案以及記錄正式進入采購工作各個環節流程的信息。其次，其將故宮博物院對采購申請及審核各個環節的管理思想、規章制度納入了流程管理中。

2 采購系統需求

2.1 核心功能需求

2.1.1 采購流程

采購流程分為采購申請流程和采購執行流程兩部分。

采購申請流程如下：采購申請流程由院內任意員工起草，經過層層審批，即科級、處級、財務處初審、財務處處長審核和院辦主任審核等流程，完成審批的全過程。采購申請人在采購申請單預算名稱選項上只能選擇本部、處的預算項目。采購申請單上需要指定采購執行人。

采購執行流程：采購申請單獲批之后，院辦發文，同時生成支付憑單給采購執行人，由采購執行人填寫具體的報銷單據，提交財務處審核，審核通過后去財務處報銷，完成采購執行流程。

2.2 外部接口需求

采購管理系統作為財務管理系統中的一個子系統，它與財務管理系統中其他子系統，共同形成故宮博物院財務管理的整體解決方案。采購子系統在財務管理系統中，將與預算管理子系統、固定資管理子系統協同完成故宮博物院的采購業務工作。財務管理系統的用戶管理模塊與統一身份認證系統的LDAP目錄結構進行整合，以順應統一身份認證機制。

2.3 核心業務流程

2.3.1 采購申請

采購申請流程如圖1所示。

圖1的說明如下。“呈報”向上級提交申請。“征求意見”：可以全院范圍內選擇要征求意見的對象。“退回”：采購申請單退回上一步操作人。“駁回”：結束采購申請流程。“交院辦”：交院辦主任，由院辦主任決定采購采購申請單下一步的走向。“下發”：采購申請單下發到財務處副處長或財務處的科室。“決策支持”：將采購申請單發到別的部處。“召集政采委”：將采購申請單提交到院政采委的委員。“請示院領導”：將采購申請單提交到院長。“發文”：表示申請流程結束，生成文號。

2.3.2 采購執行

采購執行流程如圖2所示。

3 系統設計與實現

3.1 功能模塊

采購管理系統主要以故宮院內各種采購申請審核流程為主，其主要功能不但包括采購工作流程控制，還涉及采購執行的模塊。同時，還有一些采購單和支出憑單的關聯問題。具體內容包括五個部分：①部門采購申請；②財務處采購審核；③院辦采購審核；④采購單據執行；⑤綜合統計查詢。

3.2 其他功能

3.2.1 預算占用

預算占用是指采購申請所占用的金額。每次采購申請開始時都會從預算中預先劃出本次申請所占用的金額，其他的采購申請將無法使用此部分的預算金額，當整個采購執行完成時再根據本次采購的實際支付情況釋放多余的占用金額。預算支付是指采購執行中實際支付的金額。

在實際采購執行過程中，當多個采購同時申請支出某一項目下的預算時，由于申請人和審核人均無法知曉該項目預算金額的執行和占用情況，因此，曾數次出現“多個采購申請均成功通過審批，甚至發票已開出，結果項目預算金額不足”的問題，給預算執行帶來不小的困難。為了解決這個難題，相關人員開發了“預算占用”功能。這個功能將對采購申請資金執行采取“先占用、后使用”的原則，即當采購申請通過本部門領導審批后，申請資金即被占用，其他采購只能繼續申請該項目下“未被占用”的預算資金。若采購最終未能執行，申請單被財務處駁回或由采購申請人自行刪除，其占用的預算資金將立即釋放。若采購成功執行完畢，系統將最終根據支付憑單的金額重新計算該項目的預算占用情況。在采購申請單起草和審批的流程中，采購申請人和審批人能夠隨時查看本項目預算資金執行和占用的詳細情況，如預算總金額、資金占用詳細信息、未占用金額、已支付金額以及相應的采購申請單內容，并根據實際情況做出相應的決策。

3.2.2 支付憑單廢止功能

自預算調整子系統上線后，年度預算金額與采購金額緊密銜接，在實際操作運行中，存在采購支付憑單填寫錯誤直接影響預算金額真實性的問題，或者由于某種原因要廢除支付憑單，重新釋放預算金額的情況。該錯誤的發生一般出現在采購執行完成以后，因此，為釋放預算系統中虛占的資金數量問題而設計出了這個流程。財務處觸發支付憑單廢止流程，將要廢止的憑單發給指定人員，該人員填寫好相關意見后，經由部門正處同意后提回財務處，經財務處長同意后，該支付憑單廢止，同時釋放其占用的金額。

4 采購管理系統的應用效果與展望

采購管理系統自投入使用以來，較好地完成了故宮博物院全院的預算執行任務，使工作人員快捷、便利地在線完成報銷手續。并由此積累了大量預算執行的過程數據，用于分析、預測預算執行情況，極大地減少了項目安排過程中的人為因素和隨意性，為領導提供了決策支持，實現了采購管理的程序化、規范化、科學化、人性化。

當然，系統的完善是無止境的。長遠來年，該采購系統在系統架構方向，還應該引入更靈活的擴展機制，支持動態的采購模塊配置以及強大的數據挖掘能力，以更為美觀、多樣的展現方式。此外，還應通過總結歷史數據，對未來的預算執行制訂給出一些建議，形成一個“預算—執行—完成—分析—反饋—預算”的完整閉環。

主要參考文獻

[1]敬輝蓉，李傳昭.采購管理理論綜述[J].工業工程，2008（2）.

[2]王兵，徐小斌，鄭洪帖.基于供應鏈的采購管理[J].商業研究，2002（10）.