汕尾電大校內(nèi)教務(wù)管理信息化的實(shí)踐與現(xiàn)狀分析

陳一魁

摘要：本文先從電大的辦學(xué)特點(diǎn)入手，分析我校的教務(wù)工作現(xiàn)狀，并通過對(duì)現(xiàn)狀的調(diào)研進(jìn)行功能需求分析；然后，介紹我校教務(wù)管理信息化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)，以及所取得的成效；最后，從成效中總結(jié)出不足，并拓展到全省的角度，分析全省基層電大普遍存在的教務(wù)信息化總體水平不高，進(jìn)程緩慢的現(xiàn)狀與原因，并結(jié)合我校實(shí)踐給出相關(guān)的建議。

關(guān)鍵詞：汕尾電大；校內(nèi)教務(wù)管理；教務(wù)管理信息化；信息化系統(tǒng)

【中圖分類號(hào)】G728

一、課題背景

廣播電視大學(xué)（簡稱：電大）是一所由開放教育為主體的多元辦學(xué)、多種教育類型協(xié)調(diào)發(fā)展的現(xiàn)代遠(yuǎn)程開放大學(xué)。電大系統(tǒng)包括了中央電大、省級(jí)電大和市縣電大。在管理權(quán)限上，雖然按學(xué)校級(jí)別劃分為中央電大、省電大、分校、教學(xué)點(diǎn)四個(gè)等級(jí)，但實(shí)際上，分校這一層的管理功能已經(jīng)弱化，形成中央電大、省電大、教學(xué)點(diǎn)三級(jí)為主體的管理層級(jí)。本課題也是以電大教務(wù)管理系統(tǒng)教學(xué)點(diǎn)平臺(tái)為研究與分析對(duì)象。

本課題是以我校（汕尾市廣播電視大學(xué)）的教務(wù)實(shí)際為出發(fā)點(diǎn)，以校內(nèi)各類學(xué)生信息為主要研究對(duì)象，以優(yōu)化校內(nèi)教務(wù)工作為目標(biāo)，研究如何通過信息化手段將原本只能由幾名教務(wù)人員承擔(dān)的教務(wù)工作分解到各個(gè)班級(jí)管理員（俗稱“班主任”）身上，從而達(dá)到提高數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性和工作效率的目的。

二、現(xiàn)狀調(diào)研與分析

與普通全日制學(xué)校相比，電大辦學(xué)有兩個(gè)明顯特點(diǎn)：一是學(xué)籍八年有效，年限較長。二是電大教學(xué)對(duì)象是成人學(xué)生，他們受工作與生活等因素的影響較大，中途退學(xué)休學(xué)、重修重考占很大的比例。因此，在電大的教務(wù)管理工作中，個(gè)性化的要求更高，工作強(qiáng)度更大。通過對(duì)我校教務(wù)工作的親身實(shí)踐與調(diào)研，發(fā)現(xiàn)對(duì)我校校內(nèi)教務(wù)管理工作影響較大的主要有以下二方面：

（1）對(duì)學(xué)生的注冊(cè)信息缺乏準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)，影響學(xué)校經(jīng)濟(jì)收入。

傳統(tǒng)的工作方式很難對(duì)每位學(xué)生每學(xué)期的注冊(cè)信息進(jìn)行精確的統(tǒng)計(jì)與查詢，經(jīng)常會(huì)造成出現(xiàn)兩種情況：一是某位學(xué)生已經(jīng)退學(xué)了，但因未及時(shí)注銷學(xué)籍，導(dǎo)致學(xué)校還再為他繳納各種管理費(fèi)用；二是有些學(xué)生利用此漏洞故意不交學(xué)費(fèi)，等畢業(yè)證拿到手，學(xué)校再進(jìn)行追繳已經(jīng)來不及了。給學(xué)校經(jīng)濟(jì)帶來不可彌補(bǔ)的損失。

（2）對(duì)學(xué)生重修重考科目缺乏準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)，影響學(xué)生按時(shí)畢業(yè)。

電大辦學(xué)特點(diǎn)決定了電大每學(xué)期都要處理大量的重修重考信息，這部分信息個(gè)性化程度很高，幾乎每個(gè)學(xué)生的重修重考信息都是不一樣的。

三、信息化系統(tǒng)設(shè)計(jì)

根據(jù)以上的調(diào)研，本課題主要是從以上分析的三個(gè)方面著手進(jìn)行系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與開發(fā)，對(duì)應(yīng)的三個(gè)模板分別是：注冊(cè)與學(xué)籍管理、補(bǔ)考登記與考試編排、教材發(fā)放與管理。這三部分表面雖相互獨(dú)立，實(shí)際卻相互關(guān)聯(lián)。

（一）注冊(cè)與學(xué)籍管理

注冊(cè)與學(xué)籍管理模塊主要是管理學(xué)生的學(xué)籍信息，按學(xué)籍狀態(tài)將學(xué)生分成三種類型，一種是在籍并已注冊(cè)的學(xué)生，一種是在籍但未注冊(cè)的學(xué)生，另一種是注銷學(xué)籍的學(xué)生。本模塊的功能主要分為兩部分：

（1）新生數(shù)據(jù)的處理。從省校下發(fā)的新生錄取名單中提取新生數(shù)據(jù)，并導(dǎo)入系統(tǒng)中，同時(shí)第一學(xué)期自動(dòng)注冊(cè)，并自動(dòng)打印出學(xué)生證。而且，我們?cè)趯W(xué)生證中加上學(xué)號(hào)的條碼，以后只需要通過掃描槍掃描條碼便可方便的獲得學(xué)號(hào)信息。

（2）從第二學(xué)期開始，學(xué)生要憑學(xué)生證到學(xué)校刷卡交費(fèi)，并同時(shí)將學(xué)生的注冊(cè)學(xué)期登記入系統(tǒng)中。便于教務(wù)人員和班主任的查詢與統(tǒng)計(jì)。

本模塊的具體業(yè)務(wù)流程如下圖所示：

（二）補(bǔ)考登記與考試編排

補(bǔ)考登記與考試編排模塊主要是對(duì)本學(xué)期所有學(xué)生的開考課程的考試時(shí)間與試室進(jìn)行統(tǒng)一編排，并生成學(xué)生考試時(shí)間表，學(xué)生考試時(shí)間表可以由班主任打印出來，也可以發(fā)布到網(wǎng)上，由學(xué)生自行查詢。開考課程有兩種類型，一種是本學(xué)期各專業(yè)開設(shè)的課程；另一種是由于學(xué)生之前考試不合格，在本學(xué)期申請(qǐng)重修重考的課程（簡稱為補(bǔ)考課程）。本模塊的操作流程如下圖所示：

（三）教材發(fā)放管理

教材發(fā)放管理主要包括教材的入庫、發(fā)放與庫存管理。基本流程如下圖所示：

圖3 教材發(fā)放與管理模塊基本流程

系統(tǒng)總體功能規(guī)劃如下：

（1）公共模塊：主要包含戶權(quán)限的分配和數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)兩個(gè)功能

（2）注冊(cè)與學(xué)籍管理模塊：主要包含新生數(shù)據(jù)批量導(dǎo)入、學(xué)生注冊(cè)登記、學(xué)籍注銷與恢復(fù)、補(bǔ)注冊(cè)、轉(zhuǎn)專業(yè)、打印學(xué)生證等功能。

四、系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)與運(yùn)行成效

本系統(tǒng)屬于學(xué)校教務(wù)管理系統(tǒng)，主要側(cè)重業(yè)務(wù)流程的設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)庫的設(shè)計(jì)與功能的開發(fā)。因此，采用了SQL2005+Delphi的技術(shù)路線。主要有兩方面的原因，一方面是自身對(duì)這兩項(xiàng)技術(shù)比較熟悉；另一方面是這兩項(xiàng)技術(shù)已經(jīng)發(fā)展得非常成熟，非常適合中小型系統(tǒng)的開發(fā)。在系統(tǒng)的架構(gòu)上準(zhǔn)備采取以C/S結(jié)構(gòu)為主，可以提高系統(tǒng)的安全性，只對(duì)部分需要提供給學(xué)生查詢的信息再采用B/S結(jié)構(gòu)進(jìn)行開發(fā)。SQL2005+Delphi對(duì)這兩種開發(fā)架構(gòu)都提供了很好的支持。

系統(tǒng)采用ADO組件實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)庫的訪問與調(diào)用，Delphi完全支持ADO數(shù)據(jù)訪問技術(shù)，采用一套完整的ADO組件實(shí)現(xiàn)對(duì)ADO對(duì)象的封裝與調(diào)用。

經(jīng)過反復(fù)的開發(fā)與測試，目前，我校校內(nèi)教務(wù)管理系統(tǒng)三個(gè)模塊都已經(jīng)陸續(xù)投入使用，并且取得非常好的運(yùn)用效果，與傳統(tǒng)的教務(wù)流程緊密結(jié)合，成為我校校內(nèi)教務(wù)工作密不可分的一部分。教務(wù)人員通過本系統(tǒng)生成的匯總數(shù)據(jù)向上級(jí)電大進(jìn)行數(shù)據(jù)上報(bào)，準(zhǔn)確性與效率大大提升。系統(tǒng)投入使用取得的主要成效體現(xiàn)在以下三方面：

（一）注冊(cè)與學(xué)籍管理模塊的投入使用，不僅提升了學(xué)籍管理的工作效率，而且因?yàn)閷?duì)交費(fèi)信息的精確統(tǒng)計(jì)與及時(shí)追繳，為學(xué)校挽回大量經(jīng)濟(jì)損失。

（二）教材發(fā)放模塊的投入使用，大大減少了教材的錯(cuò)發(fā)、漏發(fā)，避免了教材庫存的浪費(fèi)。

（三）補(bǔ)考登記與考試編排模塊的投入使用，避免了補(bǔ)考信息的錯(cuò)報(bào)與漏報(bào)，避免與學(xué)生發(fā)生不必要的糾紛，同時(shí)大大提升期末考試編排的效率。

五、結(jié)束語

我校的教務(wù)信息化工作雖然取得了一些成果，一定程度上提高了工作效率，但更多暴露出來的是存在很多不足。我校校內(nèi)教務(wù)管理信息化工作早在2005年便已經(jīng)開始，但期間斷斷續(xù)續(xù)、走走停停。可以說，教務(wù)信息化工作開展進(jìn)程的緩慢一定程度上掩蓋了信息化工作所取得的成效。造成信息化工作進(jìn)程緩慢的原因，表面上是由于人員不足、投入有限，但更深層次的原因是由于學(xué)校對(duì)教務(wù)信息化工作缺乏中長期規(guī)劃，走一步算一步，沒有長遠(yuǎn)考慮。

通過調(diào)研發(fā)現(xiàn)，在廣東電大系統(tǒng)中，除個(gè)別經(jīng)濟(jì)條件較好的市級(jí)電大做得較好外，絕大部分市縣電大都普遍存在信息化總體水平不高、進(jìn)程緩慢、各自為戰(zhàn)等現(xiàn)狀。為了更有力的推動(dòng)市縣電大教務(wù)信息化工作的開展，結(jié)合我校實(shí)際，我有以下幾方面的建議：

一是由省校牽頭，成立信息化部門或領(lǐng)導(dǎo)小組，引領(lǐng)統(tǒng)籌下屬市縣電大的教務(wù)信息化工作。

雖然各市縣電大校內(nèi)教務(wù)信息化需求有所差異，但畢竟是同系統(tǒng)同級(jí)別的學(xué)校，需求大同小異。完全可以由省校牽頭成立相關(guān)部門或小組，對(duì)市縣電大信息化需求進(jìn)行統(tǒng)一調(diào)研，形成統(tǒng)一的系統(tǒng)開發(fā)方案。系統(tǒng)的開發(fā)可以交由第三方公司進(jìn)行，也可以將已經(jīng)做得較好的學(xué)校的研究成果或經(jīng)驗(yàn)直接向全省市縣電大進(jìn)行推廣。這樣勢必能大大提高全省市縣電大的信息化總體水平，有力推動(dòng)各市縣電大的信息化進(jìn)程。

二是市縣電大要重視信息化人才的引進(jìn)與培養(yǎng)。

市縣電大要多引進(jìn)具備開發(fā)能力的計(jì)算機(jī)教師，不能單獨(dú)按招生比例來配備計(jì)算機(jī)專業(yè)教師的數(shù)量。對(duì)現(xiàn)有的教師與工作人員要多進(jìn)行信息化知識(shí)的培訓(xùn)。信息化是當(dāng)前的時(shí)代潮流，是各項(xiàng)事業(yè)改革與發(fā)展的方向。信息化的基礎(chǔ)知識(shí)已經(jīng)成為各學(xué)科的必備知識(shí)，因此對(duì)早期畢業(yè)的教師進(jìn)行比較系統(tǒng)的信息化知識(shí)培訓(xùn)是非常必要的。

綜上所述，我校對(duì)教務(wù)管理中的注冊(cè)與學(xué)籍管理、教材發(fā)放管理和報(bào)考與編排管理三個(gè)方面進(jìn)行了信息化的嘗試與探索，設(shè)計(jì)并開發(fā)出了相應(yīng)的教務(wù)管理系統(tǒng)，系統(tǒng)已經(jīng)在本校投入使用多年，取得比較好的成效。然而，本校同絕大多數(shù)市縣電大一樣，校內(nèi)教務(wù)管理信息化水平不高，進(jìn)展緩慢。要想改變市縣電大信息化過程中的不利局面，省級(jí)電大應(yīng)該發(fā)揮其引領(lǐng)與統(tǒng)籌作用，市縣電大則應(yīng)重視人才的引進(jìn)與培養(yǎng)，并通過政策引導(dǎo)與鼓勵(lì)有關(guān)人員積極投入到信息化工作當(dāng)中。

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