淺析做好教學秘書管理工作的方法與途徑

張琦華+谷圣美+余科達+陳震

【摘要】教學管理工作在整個教學環節中有著舉足輕重的地位，因此作為教學管理工作的關鍵執行者——教學秘書的工作的質量和效率直接關系到教學質量。本文從教學秘書的工作職能出發分析，探討教學秘書應具備業務能力、工作意識和態度，旨在分享如何做好教學秘書管理工作的方法與途徑。

【關鍵詞】教學秘書；管理工作；方法與途徑

【中圖分類號】G647.2

高等院校的教學工作可劃分為教學的實施和管理，在兩類工作當中，教學秘書都扮演著重要的角色。教學實施工作當中，教學秘書是溝通學生與老師的橋梁，處于教學工作的最前沿；在教學管理工作當中，有大量的工作直接需要教學秘書承擔。因此教學秘書的工作質量和效率直接關系到教學質量。而由實際工作經驗發現，教學秘書工作環節多，內容繁雜。教學秘書如何更好地發揮這個重要的作用，更好地為教學服務，是一個值得探討的命題。筆者將從教學秘書的工作職能出發，分析教學秘書應該具備的業務能力、工作意識和態度，并簡單分享如何做好教學秘書管理工作的方法與途徑。

一、工作職能

通常來說，教學秘書工作的職責包括以下內容：

（一）各項教學工作的管理者和組織落實者

教學管理工作包括教學運行管理、日常教務工作管理、學籍管理、教學檔案管理、教師上課情況及工作量的管理等工作。比如，在各學期開學前和開學初期，教學秘書需要協調學院各專業負責人，幫助他們制訂學生專業培養方案，合理安排課程，這包括課程的學時數、學分數、主講教師及考核方式等；并及時將專業培養方案的相關信息上報校教務處，以便統一安排。各課程正式啟動后，教學秘書需要及時了解和掌握課程的運行情況，當教學過程中出現問題時，教學秘書需要積極、及時地應對，協助處理解決。

（二）教學領導的助手和參謀

在教學管理中，需要有相當多的判斷和決策。在這些決策中，教學秘書雖然不是直接決策者，但需要為負責決策的教學領導提供必要的準確的信息、依據和建議，以幫助他們做出最佳的決策。為此，教學秘書平時需要搜集、整理各種信息和資料，才能在必要時提供足夠的信息支持。

（三）教學管理方面的規章制度的溝通橋梁

圍繞教學管理的規章制度，教學秘書是最必不可少的溝通橋梁，這包括下達和上傳兩層含義。下達，指教學秘書承擔著向師生員工宣傳學校和相關主管部門制定的各項規章制度的職能。當學校和上級主管部門有教學管理相關文件下發時，往往會組織教學秘書會議，教學秘書需要做好會議記錄并向分管領導轉達會議精神，并通過書面或網絡的形式將文件和精神傳達到師生。上傳，指教學秘書需要征求和聽取師生對教學管理工作的意見和建議，及時反饋給分管領導和教務處。

（四）教學、科研、教師和學生的服務者

教學秘書工作融綜合性管理與服務于一體。除了上文提到的教學上的協助管理職能，教學秘書還要為科研服務，為學生服務。為科研服務，指教學秘書既需要協助各導師做好項目、課題申報工作；為學生服務，指為學生的學習、科研和生活創造良好的環境。

二、應具備的素質

基于上述工作職能，教學秘書不僅需要有能夠應對繁多工作的業務能力，還需要有良好的工作態度和意識。

（一）業務能力

1. 決策能力

作為管理者，教學秘書需要有判斷能力。這意味著，當教學秘書面對多個意見或方向時，能夠有理有據地選出最優或相對最優的意見或方向，并堅持果斷地去執行它。

2. 協調能力

教學秘書是聯系“教”與“學”的紐帶，因此需要有協調多方的能力。這里的多方協調，包括與母體大學的協調，在職能部門之間和領導之間協調，在行政與教學工作協調，在師生之間協調。

3. 統籌時間能力

教學秘書工作繁多，因此教學秘書需要能夠有效管理自己的時間。筆者建議可每學期、每周、每天根據自己的工作任務，整理出工作計劃，并按計劃記錄工作進度，這樣可幫助自己合理安排工作任務次序，提高時間的利用率，避免因繁雜的任務導致自己失去方向，造成的時間浪費。

4. 自我控制能力

教學秘書由于需要協調多方，因此必須有良好人際關系。所以，對教學秘書而言，正確處理好各方面的人際關系是不可缺少的能力。這要求教學秘書在日常工作中要沉著、冷靜、寬容和耐心，善于控制自己的情緒，客觀分析問題，一直能和善地與人共事。

5. 處理好工作中被動性與主動性關系的能力

教學秘書工作的輔助地位決定了它的被動性，這體現作為領導的幫手和教務處的助手，教學秘書往往隨時需要按領導的指示辦事。但教學秘書亦需要有自己的主動性，不能僅僅被動接受任務，很多管理工作和服務工作必須主動去承擔，能夠主動提出切實可行的建議和創新性的方案，到位但不越位，充分發揮教學秘書在教學管理中的參謀和智囊作用。

（二）工作態度和意識

1. 熱愛工作崗位

教學秘書要熱愛自己的崗位和事業，事事高度負責，一絲不茍。不過由于教學秘書工作往往比較冗雜，因此教學秘書需要充分意識到自身工作的重要性，在工作崗位上才能保持飽滿的工作熱情和積極性。

2. 高度責任心

教學秘書多項工作關乎正常的教學秩序，具有高度的重要性，如果沒有責任意識，麻痹大意，輕則影響工作效率和工作質量，重則造成嚴重的教學事故。因此教學秘書必須時刻保持高度的責任心，時刻做到盡心、盡力、盡責。

3. 勤于記錄

教學秘書工作繁雜，所以需要勤于記錄，避免忙中出錯，或者避免遇到推諉時責任切分不清。因此筆者建議對每項工作的由來、去向、是否已落實都做好清晰記錄。

4. 學習意識

知識經濟時代，信息瞬息萬變、知識更新不斷加快。一個稱職的教學秘書需要學習教學管理相關專業知識和各種輔助管理知識，如教育心理學、教育管理學、教育哲學、高等教育學等，不斷調整、更新自己的知識結構，才能與時俱進。

5. 創新意識

隨著知識更新加快，教學政策也在不斷地更新變化，這需要教學秘書具有創新精神和創新意識，不能因循守舊。教學秘書可將教學管理實踐與理論研究相結合，借鑒其他高校的創新管理成果，在自己的工作崗位中不斷創新，為領導提供教學管理的新鮮意見和建議。

綜上所述，教學秘書作為管理者、服務者、溝通橋梁和參謀，在教學工作中扮演著重要的角色。教學管理工作無小事，因此，教學秘書必須在實踐工作中不斷鍛煉自己的工作能力，并且培養并保持住應有的工作態度和意識，把最優質的服務提供給廣大師生，使教學管理保持旺盛生命力。

參考文獻：

【1】任世存. 教學秘書如何獲得職業幸福感[J]. 秘書. 2015（02）

【2】陸瑜芳. 秘書的定位、換位和越位[J]. 秘書. 2015（06）