淺談人事檔案管理

孫宏霞

摘要：人事檔案真實地記載和反映了每個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力等，是每個人自身成長歷史的真實記載，為人事工作的決策提供了可靠地依據，為合理分配使用人力資源提供了可靠的信息參考。隨著我國政治、經濟體制改革的不斷深入，人事檔案出現了許多新情況，新問題。人事檔案工作面臨了不少新的挑戰，檔案工作如何與時俱進，加快發展，更好地為黨的組織和人事工作服務。

關鍵詞：人事檔案；管理

G275.9

一、人事檔案定義

人事檔案是機關、企事業單位在管理所屬人員時形成的以個人為單位集中保存的一種特殊的專門檔案，是全面系統地考察和了解一個人的憑證，人事檔案管理是人事管理的重要組成部分，也是黨的組織工作、人事工作和人力資源管理與開發、利用不可缺少的重要參考依據。人事檔案對于每個人來說也是極其重要的，它可以證明一個人從學校到各個工作崗位不同時期的人生軌跡，是工作經歷的記錄，具有重要的“憑證價值”和“參考價值”。個人轉正定級、職稱申報、辦理養老保險等，都需要檔案“說話”，它的作用不可被取代，如果沒有檔案，單位和個人的權益都無從得以保障。

然而，目前絕大部分單位由于多方面因素的影響，普遍存在對人事檔案管理的重要性認識不夠、硬件設施解決不完全到位、檔案管理人員不固定，管理水平不專，管理手段落后、人事檔案收集工作力度不夠、人事檔案管理的信息化程度不高等因素。從而導致人事檔案缺檔、斷檔、死檔的現象都不同程度地存在，不僅給人員的變動、工資調整、員工辭退等人事管理帶來諸多的困難，直接影響到人才的正確合理使用，而且不能使人才檔案信息得到正確使用，不利于快速、全面、真實地掌握人才隊伍現狀和科學加強隊伍建設，這些情況嚴重制約了人力資源的開發，難以為現代人力資源開發、使用提供有效的服務。因此，加強人事檔案管理，充分發揮人事檔案的資源優勢，更好地為選拔和使用人才提供更加真實可靠的材料，就顯得更為重要。

二、人事檔案管理存在的問題

1.檔案材料內容不準確

現有的檔案材料中存在許多內容前后不符以及內容失真的現象。如：“三齡一歷”記載多樣。出生年月公歷、農歷填寫隨意，且沒有說明。甚至更有個別干部的出生年月前后相差較大。參加工作時間、入黨入團時間前后不一致，基礎學歷越來越高。

2.檔案材料不齊全

一些年度考核表、履歷表短缺或雖有表但未蓋公章。還有一些如學歷、培訓、職稱、獎懲等材料，仍在個人手中未能及時收集歸檔。一些單位分管人事檔案工作人員并非專職人員，往往是身兼數職，有時只是將檔案材料作為要保存的材料加以收集堆放，沒有及時歸檔，也是導致個人檔案中材料不齊全的一個重要因素。

3.人事檔案管理方式和手段相對落后，運行效率較低

管理是一項專業性、政治性、機密性很強的工作。人事檔案管理需要專人管理，單獨存放。但現在大多數事業單位的從事人事檔案管理的人員往往身兼數職，且大部分靠手工操作，未使用干部人事檔案電子信息化管理系統，費時、費力、效率低。

4.人事檔案利用范圍狹窄

提供利用是檔案工作的目的之所在。從我國人事工作的現狀及傳統的人事檔案管理制度來看，現有的人事檔案利用范圍小、頻率低。但隨著社會主義經濟體制改革的深入及企事業單位人事制度和大中專畢業生就業制度的改革，事業單位工作人員由“單位人”變成了“社會人”，這就要求人事檔案要更加符合社會需求，擴大利用范圍提高利用頻率。

三、對人事檔案管理的建議

1.要解放思想，與時俱進

隨著經濟的發展，社會的進步，人事檔案的作用也發生著變化，不能象以前一樣，把人事檔案當作階級斗爭的工具，目前的主要矛盾是人民日益增長的物質文化生活需要與落后的生產力之間的矛盾，因此，在現時期，人事檔案對用人單位起參考作用，但是應該轉變觀念，人非圣賢，孰能無過？在處分類檔案中，有的人受過刑事處分，但是改造好后，在今后的工作中也能發揮他的作用，所以用人單位不能排斥這些人，給這些人一些改過自新的機會。

2.加強個人對人事檔案作用的認識

目前人事檔案作為記錄個人經歷、政治面貌、品德作風等內容的文件材料，發揮著憑證、依據和參考的作用，很多關鍵的個人證明等手續都“繞”不開檔案這一關。尤其對于求職心切的大學畢業生來說，計算工齡、工作流動、考研、報考公務員、轉正定級、職稱申報、辦理養老保險以及出國、升學、結婚、生育等都離不開檔案；特別是在行政機關和企事業單位，對人事檔案是相當看重的。雖然現在有的單位可以補辦新檔案，但以前的經歷、評價、身份等歷史資料將不復存在。

3.各級政府人事部門要高度重視流動人員人事檔案管理工作

要加強督促，定期檢查，發現問題，要及時查清事實，分清責任，嚴肅處理，決不能姑息遷就。對在檔案管理中不認真審查或審查把關不嚴的人員，要視情節輕重，給予批評教育直至紀律處分；對偽造檔案材料、出具假檔案、假證明的人員，要依據有關規定給予黨紀政紀處分，觸犯法律的，要依法追究法律責任；對工作不負責任、違反職業道德規范等不適合做人事檔案管理工作的人員，要堅決調離或予以辭退。對發生違紀違規行為的單位，要限期整改；問題嚴重的，要責令停業整頓，直至吊銷許可證。

4.加強電子文件歸檔管理，提高檔案管理水平

根據檔案管理的要求，對各種不同類型載體的檔案（如：紙質檔案和照片、錄音、錄像檔案）進行數字化處理和轉換，加強對本單位電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作，保證產生的有保存價值的電子文件真實、完整、有效。

5.穩定檔案隊伍，提高業務素質，檔案人員必須從雜業型轉向專業型

檔案管理領域缺乏懂軟件開發又精通檔案專業知識的復合人才；提高整支隊伍素質，創造條件有針對性適合不同工作崗位的學習進行知識更新，適應對外指導工作和內部基礎管理工作；建立競爭機制，克服人的惰性，充分發揮入的主觀能動性，有他們的用武之地和舒展才能的場所；建立激勵機制，合理設置崗位。

結束語：科學規范的管理人事檔案是當前檔案管理中的主要手段，是提高人事檔案管理的主要手段和措施。在人事檔案管理的過程中，堅持以實際狀況為主，與時俱進才能夠在當前社會發展的過程中發揮其應有的作用，提高社會發展的相應手段和措施。