淺談設計院科技檔案信息化建設

孫輝+王梓林

摘 要：工程勘察設計類企業科技檔案的管理伴隨著科技的發展，正面臨著革新管理、更新硬件、培養信息化人才等挑戰。本文從遼寧省水利水電勘測設計研究院科技檔案管理和應用的實際情況出發，闡述基礎建設項目工程類科技檔案管理在應對大數據和信息化變革中的措施與想法。

關鍵詞：科技檔案 數字化 信息化

隨著國家“十三五”規劃發展要求，以及部分事業單位轉制政策推出，部分事業單位的經營形式被重新定位，企業經營領域和范圍不斷擴大，業務量激增，隨之而來的是成倍增長的業務信息和傳統科技檔案保存與應用效率滯后的矛盾。基礎的檔案信息化已經不能勝任數字化時代的檔案信息的管理和利用，面對這種矛盾，本文做如下探討。

一、基本建設項目檔案的管理和利用現狀

（一）檔案磨損嚴重查考不利

基本建設項目檔案是指在整個建設項目從醞釀、決策到建成投產（使用）的全過程中形成的、具有保存價值的各種形式的歷史紀錄，包括基建項目的提出、調研、可行性研究、評估、決策、計劃、勘測、設計、施工、調試、生產準備、竣工、試生產、（使用）等工作活動中形成的文字材料、圖紙、圖表、計算材料、聲像材料、以及其他形式與載體的文件材料。

其相對于文書檔案的查考更頻繁，許多項目在竣工后5-10年既要維護、又要擴建或是改建，使用頻率更高，給檔案帶來的磨損非常嚴重。本單位承擔省內外大型水利項目工程的建設，許多水庫建設的項目檔案在長時期內反復使用，長期保存對于這類紙質檔案來說，相當困難，磨損再所難免面。在本單位的基本建設項目檔案中，許多檔案是由稿紙裝訂成冊，部分壽命超過30年的藍圖內容模糊，紙邊磨損嚴重，給工程師、設計師查考起來，帶來諸多不便。與此同時，這些檔案，每年被查借閱頻率在8-10次之間，保存及其不宜。

同時，在20世紀80～90年代間出現機打鉛印的紙質檔案，檔案內容多為運算數據，但隨著保存時間的增長，許多數據逐漸模糊不清，已不具備查考性，但數據內容卻是非常重要，許多工程師在查考的時候，往往因為一個數據，費時查找卻終無所獲。因此，紙質的基本建設項目檔案在長久的使用中磨損嚴重，查考不利。

（二）永久保存的檔案修復差

許多重點建設項目是在建國初期立項并實施建設，例如大伙房水庫、湯河水庫，這些水庫沿用至今甚至未來百年。這種大型基礎建設項目工程檔案的保存是長期的、永久的、涉密的，利用起來是頻繁的。即使保有多分副本，在永久的保存、利用中，磨損、丟失的情況不可避免。在信息化時代尚未到來時，本院依規定，進行了透明圖、藍圖、白圖三種紙質配套保存，以應對在管理和利用中出現的丟失和磨損。本院自1954年建院，共完成了遼河、大凌河流域等各類規劃、工程勘察、涉及、監理等工作1000余項，館藏偽滿水利工程科技檔案430卷、科技檔案26000余卷，科技底圖8000余卷。這些科技檔案的紙質版仍被頻繁查借閱中，利用率高，磨損、丟失情況嚴重。因此，為滿足這些利用率高的紙質檔案永久保存，信息化、數字化迫在眉睫。

（三）網絡化發展沖擊原有管理制度

檔案管理制度建設無法跟上日益加速的經營發展，傳統紙質的檔案借閱制度與科技檔案信息化管理不搭配。檔案借閱制度繁瑣，查找費時，信息化只進行到檢索平臺的搭建，而信息資源內容調取繁瑣。這些務必會增加生產經營的時間和成本。由于基礎建設項目承擔國家重點項目工程，有些甚至涉及保密工程建設，在借閱和使用時需要逐層領導審批，制度把控做到保密，卻給利用帶來了不便。以本單位為例，工程師需要查考一項數據，通過檔案查找，往往時間在20～30分鐘，其中還要往返各領導辦公室批準簽字，給予查找檔案的許可權限。檔案借閱管理制度的繁復性，不但影響檔案信息利用，更增添不必要的時間成本。

二、新科技、新技術給科技檔案的管理和利用帶來挑戰

（一）應用軟件繁多給保存原始運算數據帶來困難

不同行業的設計軟件種類繁多，每個行業的設計軟件又有多款。以水利行業的設計軟件為例，主要有：從事水工用ansys，從事邊坡或者小農水用理正巖土，從事水文計算主要用EXCEL，水文模型類的軟件主要有：新安江模型、TOPMODEL模型、SWAT模型等。以上只是眾多應用軟件中普遍使用的簡單介紹。據簡單統計，本單位涉及水利水電的規劃、勘測、涉及、施工，業務體系較完善，涉及專業共48個，每個專業的設計軟件細分也很多。許多數據除最后出現在報告中，其運算是無法保存，經常數據無法獲得運算，難以檢驗，有時查找到的數據無。

（二）新圖紙打印技術給圖紙保管帶來挑戰

工程科技類檔案通常是白圖、藍圖、透明圖配套保存，以確保查考之間的互相轉換。隨著制圖軟件（CAD）的普及，在使用時，為防丟失，或提供給施工單位或業主參考，通常需要反復出圖，或在丟失情況下轉換圖紙形式，即藍圖轉白圖或白圖轉藍圖。但是，隨著科技發展，透明圖（即硫酸圖）的保存受到了新科技的挑戰。目前市場上已出現藍白圖互相轉換印刷的機器，而透明圖則無需再保存，部分單位已經不再保存透明圖。

透明圖的出圖和保管一直是我單位的一大難題，該材質圖紙制作耗時、材質脆弱，排架查找困吶。由于單位工作需要，一個項目專業的圖紙出圖后，下一個編號可能在十年后才會編制印刷，隨后的編輯和查找利用工作即繁瑣又費時。

（三）信息時代的保密問題

信息時代科技檔案的信息化面臨多重挑戰。隨著人類社會進入到信息化、網絡化時代，信息是以電子的形式存在。信息的傳輸采用的是光電技術，現在，信息的存儲采用的是光磁技術，信息的處理采用了計算機技術、借助大數據、云計算技術等等，總之，由于信息的存在形式發生了變化，那么信息的安全問題由此而來。

個人隨身攜帶信息存儲和傳輸的終端——手機，可以簡單的將各種內容和格式信息拷貝，無需任何阻攔的傳輸到云端、手機、計算機中。面對這種情況，保密工作一般靠個人自覺和個人道德，實在無法對本單位檔案負責。除加大保密宣傳工作，還需工具上的革新。

三、數字化管理帶來的變革

綜上所訴，多種科技共同作用下，科技檔案的管理和利用正面臨改革，從制度到工具都應有全面的調整，以便更適應社會的發展需要和科技的變革。

（一）基礎建設項目技檔案管理制度革新

根據信息化需要更新科技檔案的管理制度及其歸檔流程。基礎建設項目科技檔案記錄著科研項目的發展過程，它不是記錄單一的科研項目。這類項目的科技檔案就具有極強的專業性、系統性、綜合性及階段性。對此科技檔案管理者務必要按照我國出臺的《科學技術檔案工作條例》來進行檔案管理，同時，部分項目設有專門針對該項目的檔案管理工作條例，對科技檔案的歸檔工作要做到“完整、詳細、統一、安全及充分利用”，杜絕科技檔案的不規范歸檔及內容外流。基于此，要把科技檔案工作和計劃管理、課題管理、成果管理等工作系統性地統一起來，這樣以來不僅落實好了科研工作而且高效地完成建檔工作，以此制定出一套科學的歸檔流程，從而確保科技檔案的準確性、完整性及系統性。只有這樣才能讓科技檔案的管理工作平穩發展，使之逐漸與世界科技檔案管理工作接軌，實現高效率、高質量的檔案管理工作。

（二）加強科技檔案利用和管理的宣傳工作

科技檔案的利用通常是針對本單位的工程師們在生產工作中的查考。應用人群主要是工程師，而管理人群是檔案室的業務人員。因此對于科技檔案的宣傳利用工作，就分為兩方面。其一，檔案業務人員，應嚴格按照相關的科技檔案管理規定，從事檔案的收集、整理和日常維護工作，同時，關注新的管理課題。其二，應針對本單位各部門的工程師做日常的檔案利用和保密的宣傳和培訓。具體內容涉及該類科技檔案歸檔、整編、檢索、借閱流程、保密等信息內容，在單位內部，樹立檔案應用和保護意識，既能提高單位科技信息保護，又能提高日常檔案查考效率。

（三）檔案信息保密建設

檔案信息保密問題一直是老生常談的話題。這一問題應貫穿信息化建設的始終。無論是基礎設施建設、還是應用系統平臺搭建、信息化資源建設、標準和規范建設以及人才隊伍建設都應充分考慮保密工作建設。基礎建設項目科技檔案涉及保密部分，從生產到歸檔，從檔案信息到查考利用，整個生命周期過程中都應時刻注重檔案保密。這方面既要單位內部做好宣傳工作，又要檔案部門和其他部門之間做好相互配合，同時，在網絡平臺搭建時充分考慮保密工作，權限賦予可以參考國外先進管理模式。網絡鋪設時可以采用雙網管理、責任制管理等制度建設也是必不可少的，以確保保密的科技檔案信息資源不泄密，追責有道。

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