簡要分析高職院校人事檔案管理

蹇蘭

【摘 要】人事檔案管理工作在高職檔案管理領域中占據的地位是十分重要的，但是在實際管理工作進行的過程中卻存在著一定的問題，主要是集中在認知以及制度等層面之上的，所以就需要使其向著規范化、制度化的方向轉變的過程中，逐步的使得從事管理工作的人員的綜合素質水平得到一定程度的提升，并予以檔案的利用和開發工作充分的重視，筆者依據實際工作經驗在對影響到高職檔案作用發揮的因素進行分析的基礎上，提出高職院校人事檔案管理工作力度增強的過程中應當使用到的措施，希望能夠在今后相關的工作人員對這個問題進行研究的時候起到一定程度的借鑒性作用。

【關鍵詞】高職院校；人事檔案；管理；簡要分析；現階段

前 言

隨著我國高等教育管理機制改革深化程度的提升，人力資源管理水平在各種類型的高職院校競爭的過程中起到的作用變得越發的重要了，假如說想要使得高職院校在越發激烈的市場競爭中謀得一席之地，一定是需要擁有數量眾多的高素質人才的，人事檔案在人才的引進、開發以及應用等環節中起到的作用是十分重要的。怎樣才可以使得人事檔案更好的為高職院校干部人事工作提供服務，這就是一個人事檔案管理部門需要解決的問題了。

一、對高職院校人事檔案使用和作用發揮造成影響的相關因素

（一）管理水平較為低下、意識滯后性強

人事檔案是檔案學中的一個分支領域，從專業的層面上展開分析，人事檔案是隸屬于檔案部門包含的范圍之內的，針對檔案人員展開的管理工作也應當由檔案部門負責，才可以為人事檔案理論研究及檔案人員的專業培訓工作順利開展奠定較為堅實的基礎。但是在各種類型的原因的影響之下，現階段我國高職院校內部人事檔案管理領域中卻存在這雜亂無章這樣一種問題，有一些檔案是歸屬于檔案室來管理的，有一些是歸屬于組織部門管理的，還有一些是歸屬于辦公室來管理的。上文中提及到的這種管理歸屬問題的多元化，使得檔案記載內容及具體使用呈現出一種分散的態勢，涌現出來了“一人多檔案”這樣的問題，難以形成系統、完善的綜合性檔案資料。

（二）填寫的資料并不是十分的準確

有些職教工作人員在個人履歷表、任免書以及工資審批表中填寫的資料，出現了年齡、具體參加工作時間以及文化程度不同這樣一種問題，比方說某些檔案中的出生年月就有三四種，從而也就會在職教工人檔案管理工作進行的過程中起到一定程度的阻礙性作用。

（三）施行的管理模式滯后性比較強

現階段高職院校使用到的人事檔案管理方法，局限在“看堆式”管理的范圍之內。重視管理、輕視服務、操作難度高、反應能力比較弱，現代化管理水平相對來說較為低下。在對信息技術加以一定程度的應用的基礎上，可以使得呈現出不斷增長態勢的檔案信息資源實現暢通無阻的交流共享，從而也就可以從時間和空間層面之上為檔案使用者提供更多的方便，進而也就可以從某些層面之上使得高職人事檔案管理工作的效率和簡易程度得到一定程度的提升，但是現階段某些高職院校卻沒有予以信息技術充分的重視，從而也就難以使得人事檔案將其作用發揮出來了。

二、高職院校人事檔案管理工作進行的過程中應當使用到的措施

制度規范意識的強度應當得到一定程度的提升，在實踐的過程中逐漸的使得各項規程的完善程度得到一定程度的提升，依據規程中提出的明確要求的基礎上辦理事務，克服掉工作當中的隨意性，將檔案進口關、出口關管理好，細化收集、處理、歸檔以及節約等流程的規則，以便于可以對檔案材料的完整性和真實性做出一定程度的保證。應當將人事檔案部門設置在和人事工作有著較為密切的相互聯系的人事處當中，從而也就可以為后續的協調和材料收集工作的開展奠定堅實的基礎；其次在檔案經費管理這個領域中，一定是需要對經費的落實情況做出一定程度的保證的，并適當的增添必要的硬件設施。

各個單位及部門中形成的人事檔案資料往往都是需要在處理結束之后移交到人事檔案部門中做歸檔處理的，任何相關的組織及個人都不能夠使用任何理由來積壓和滯留應當做歸檔處理的材料

結 語

總而言之，只有在實踐的過程中逐步依據本學校的實際情況構建出完善的人事檔案管理機制，提升管理工作的水平，并積極的推行人事檔案現代化管理技術，逐步的使得人事檔案向著制度化、規范化和科學化的方向轉變的基礎之上，才可以實現管理范圍拓寬這一個目標。優化調整管理模式，在管理等層面之上做出創新，只有在使得先進的設備的總體應用能力得到一定程度的提升的基礎上，才可以逐漸的實現認識檔案工作現代化管理，才可以滿足我國市場經濟發展進程向前推進的過程中提出的客觀要求，最終也就能夠更好的為教育事業的發展提供服務了。

參考文獻：

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