高職院校會計檔案管理

葉小麗

會計檔案的基本概念

隨著我國經濟水平和科學技術的不斷發展，越來越多高職院校采用會計電算化的方式進行日常工作，會計檔案的內涵和外延都產生了深刻的變化，而新的會計檔案形式仍然沒有規范的管理方法和處理措施，這是促成高職院校會計檔案管理混亂的原因之一。而我國現階段高職院校多數由中專學校升格合并，多校合并時沒有對需要銷毀的會計檔案進行清理，也極易造成管理不當的現象。

會計核算專業資料具體包括會計憑證類、會計賬簿類、財務會計報告類和其他類會計核算資料，而這四大類資料就構成了會計檔案的全部范圍。眾所周知，會計檔案不僅僅是會計活動的產物，同時也是記錄和反映經濟業務的重要史料與證據。所以，保管好會計檔案可以方便在必要的時候進行查閱和審計。而在高職院校當中的會計檔案有以下幾類：

會計憑證：是一種記錄經濟業務和明確經濟責任，并且按一定格式編制的據以登記會計賬簿的書面證明。會計憑證分為原始憑證和記賬憑證。原始憑證是在經濟業務最初發生時就馬上填寫的書面證明，包括如飛機票、火車票等外來原始憑證或借款單、工資發放明細表等自制原始憑證。而記賬憑證則是以原始憑證為依據，作為記入賬簿內各個分類賬戶的書面證明，如收款憑證、付款憑證、轉賬憑證等。

會計賬簿：會計賬簿具有一定格式并且由相互聯系賬頁所組成，是通過序時、分類等方式全面的記錄一個單位經濟業務事項的會計檔案。連接會計憑證和會計報表的中間環節就是設置和登記會計賬簿，做好會計賬簿的工作對于加強經濟管理具有非常重要的意義。

財務會計報告：是指高職院校對國家上級主管部門提供的反映單位某一特定日期財務狀況的書面文件。包括資產負債表、收入支出表、財政補助收入支出表和附注等。

其他：包括上級主管部門下發的有關財會文件，高職院校內部制定的有關財會部門的制度文件和銀行存款對賬單、銀行存款余額調整表、國庫統一支付對賬單、會計檔案移交清單和會計系統支持軟件及密碼等。其他類會計檔案也是高職院校會計檔案的重要組成部分，而這部分會計檔案也常常與文書檔案相混淆。

會計檔案的重要性

會計檔案是單位總結經驗、確定責任事故、分析和判斷事故原因、打擊經濟犯罪的重要依據之一。單位可以通過會計檔案所提供的過去經濟活動史料。對本單位進行經濟前景預測，并由此預測作出實際經營決策，進一步編制相關財務、成本計劃。鑒于會計檔案的重要性，《會計檔案管理辦法》第四條規定，各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴防損毀、散失和涉密。

會計檔案管理問題

對會計檔案的重要性認識不夠。有領導和財務人員對會計檔案的管理不重視，沒有充分認識到會計檔案承上啟下的重要作用，人為不重視的觀念是導致會計檔案管理混亂的首要原因。領導對會計檔案管理的忽視容易造成會計檔案管理人員在管理會計檔案時疏忽大意，沒有做好相應的管理和保密工作，使會計檔案的管理雪上加霜。

會計檔案的鑒定銷毀不及時。目前，全國高職院校所存放的會計檔案大多數都已經超過法律規定的存放年限，應給予銷毀的會計檔案大量堆積，而沒有對會計檔案進行定期清理不僅造成了大量陳年會計檔案的累積，在不利于查閱的情況下也占用了相當大的儲存空間。造成該現狀的原因有以下幾點：責任意識缺失和執行力度的不強，大部分高職院校在會計檔案的管理過程中不愿意銷毀到達存放期限的會計檔案，擔心承擔相關責任；現階段大多高職院校由中專學校升格合并而成，但在合并時大量會計檔案沒有進行及時的清理和銷毀，只是簡單將兩校的會計檔案搬到一起作為合并；上級主管部門和財務部門缺乏相應的監督，致使會計檔案銷毀工作不能如期進行；高職院校領導和財會人員對會計檔案銷毀工作不重視。由于銷毀會計檔案不僅要承擔相應責任，也需要消耗大量人力物力財力，而有點領導會認為不能銷毀上個領導任期所產生的會計檔案，避免承擔責任耗時耗力。

會計檔案管理問題的解決措施

會計檔案管理人員方面：會計檔案管理人員平時應積極主動宣傳相關會計檔案管理法規，通過潛移默化的宣傳加強財務工作人員和相關領導對會計檔案管理的重視度，盡早將會計檔案管理工作納入工作指標當中。同時會計檔案管理人員也應當積極提升自身職業修養素質，參與培訓，做好對會計檔案正確分類、立卷、銷毀等管理工作。

高職院校單位方面：不僅僅是會計檔案管理人員，從全單位和領導的角度上來看，也應當自上而下的加強對會計檔案的管理重視，設置專門管理會計檔案的崗位，劃撥固定的會計檔案室，做好檔案室的設施工作，包括防潮防蟲等。

加強對會計檔案重要性的宣傳力度。通過宣傳學習提升財務人員對會計檔案重要性的理解和認識。多舉辦培訓班，提升會計檔案管理人員素質和財務人員職業能力，確保會計檔案的正確管理。

完善相關管理制度和責任辦法，明文列出會計檔案銷毀的責任歸屬，明確各會計人員的職權范圍，定期銷毀會計檔案。

財務部門方面：在加強對紙質會計檔案重視程度的同時，注意對本單位電子會計檔案的整理與分類，有意的對電子會計檔案進行管理，根據單位電子檔案的大致特征和范圍制定出一套適應單位電子檔案的管理辦法，將電子檔案管理提上進程。

其他學校部門方面：提倡各部門協助工作，正確分離文書檔案與會計檔案，確保單位檔案管理工作的有序進行。同時也應當做好檔案工作與會計檔案管理工作的對接，規范會計檔案書寫和蓋章簽字方式等。