信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策

孫麗

隨著世界各國經濟科技的不斷進步，信息時代逐漸到來，信息傳播無處不在。各種各樣的信息都需要進行檔案管理工作，實現檔案管理也是為了將信息保存得更加有序，為事件提供依據，所以完善信息時代檔案管理工作是非常有必要的。本文針對信息時代檔案管理工作所面臨的問題進行探討，最后提出了解決策略。

為了更好的管理信息檔案，傳統的管理辦法已經不再滿足需求，所以出現了許多新問題，這就需要我們在今后的管理工作中加入很多新的元素，比如電子化，數字化等。檔案管理的發展雖然遇到了很大問題，但是這也是一個機遇，只要把握住這個機遇就能幫助檔案管理工作進行的更順利，減少檔案管理工作人員的壓力，提高工作效率。所以本文針對信息時代的檔案管理工作進行了調查研究，并發現了許多問題，經過整理后進行總結，并探討出一定的解決措施，以供大家參考。

檔案管理信息化的概念

檔案管理也就是將相關部門的有關檔案在一定的規律下進行組織規劃，目前我們已經開始運用一些現代化技術對檔案信息進行收集整理，并合理保存，實現檔案信息的有效利用。檔案管理中所需要管理的信息其實就是將傳統的紙質信息改變為電子信息，保存在計算機或者硬盤中，方便查找和攜帶。這種數字化管理的運用在我國還處于初步階段，所以也出現了許多問題。

信息時代檔案管理工作面臨的問題

信息時代，檔案管理工作雖然幫助我們提高了信息管理的效率，但是在管理工作中也逐漸出現一些問題，這些問題不但影響著檔案管理的工作進度，還有許多其他不利因素，成為了信息管理工作上的當務之急。接下來，我們簡單概括下信息時代檔案管理工作中面臨的問題。

安全性與保密性。檔案管理的新形式是將信息直接錄入到計算機中。這樣雖然方便查找和保存，但是也無形中增加了安全性風險和保密性風險，有可能被不法分子通過網絡入侵信息，從而盜取重要信息。這也是目前檔案管理工作中最需要注意的問題，也是困擾我們很久的問題。現在網絡上存在許多黑客。這些黑客通過遠程操作可以直接竊取重要信息，一旦信息遭到破壞，想要恢復是十分困難的，而且信息一旦泄露，這就很可能造成嚴重的后果，甚至無法彌補。所以信息安全性與保密性上還存在著很大問題。

信息管理人員素質不足。隨著檔案管理的信息化，傳統的信息管理方法已經不再使用，但是相關管理人員沒有專業知識，造成管理上的缺陷。在我國各大高校都還沒有展開對相應專業人員的技術培訓，導致這方面的人才嚴重缺失。再加上目前相關管理人員的培訓工作并不受到重視，沒有強大的管理能力自然會給檔案管理發展帶來很大困擾。可以說專業能力是非常重要的一個管理技術。管理人員已經不能再用傳統的管理辦法進行新形式管理，一定要引起重視。

檔案價值鑒定變困難。檔案價值鑒定的意義在于對檔案的真假進行辨別，這包括對檔案的來源、載體以及標志等指標進行檢查，從而判斷檔案信息真實性。但是現如今的檔案管理是完全信息化的，可以輕而易舉對檔案信息進行復制，這就導致信息來源丟失，沒有可靠性，而檔案的載體都是一樣的，所以檔案不光失去了信息來源，也失去了唯一性。給檔案價值鑒定增加了很大難度。

信息時代檔案管理的對策

建立健全檔案信息安全保障體系。為了將檔案內管理信息安全性和保密性提高，可以針對檔案信息建立健全安全保障體系，充分保證信息安全。首先加強計算機網絡建設，保證計算機使用安全性。管理人員可以定期對電腦進行檢查，對重要數據進行備份，避免丟失。同時要求處理好檔案信息與網絡之間的聯系，加強監督，對使用人員進行限制，防止病毒入侵。

加強檔案信息管理人員培訓。為了將檔案信息管理工作進行的更加順利，應該對管理人員進行嚴格培訓，對管理人員提出更高的要求。這就要求管理人員在工作中有嚴謹的態度，對檔案管理系統的熟練掌握以及應對突發事件的能力。相關單位只有不斷將管理人員素質提升才能保證檔案管理工作能夠有序進行。高校可以開設相關課程，邀請專家到校進行授課，培訓新一批優秀人才，重視檔案管理工作的發展。

強化信息檔案管理觀念意識。檔案信息化建設是國家各項建設中的一向重要環節，除國家機密以外，我們在信息檔案管理服務領域上還應該保證更多信息的分享進度，將各地方檔案管理工作納入到國家信息化建設工作當中去，強化信息檔案管理觀念意識。大力宣揚信息檔案管理的重要性，引起社會重視。

健全并完善相關法律規定。為了將檔案管理工作作用完全發揮，我們就要重視這項工作，所以國家可以健全并完善相關法律規定，讓不法分子及時落網，保證檔案信息的安全。另外，還需要將計算機以及網絡技術進行相關標準的確定，加快該行業體系的建立，不斷提高相關標準，使檔案信息充分發揮他的作用。只有健全的法律規定才能保證該行業隨時有正確的指導思想，才有發展的動力。

信息時代給我們的生活帶來了很多便利，但是有很多工作還沒有跟上時代變化的腳步，還需要不斷克服困難，研究新對策，爭取早日將相關問題解決。我們應該抓住這個機遇，借鑒他國發展過程，運用科學合理的手段將我國檔案管理水平大幅提升，實現信息檔案管理工作的完善。