論Excel在財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用

摘 要：隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用越來越廣泛。基于財(cái)務(wù)信息化的不斷推進(jìn)，Excel強(qiáng)大的表格處理和數(shù)據(jù)分析能力，幫助財(cái)務(wù)管理人員在復(fù)雜多變的環(huán)境中正確地做出決策。文章首先介紹了Excel處理數(shù)據(jù)的方法；其次闡述了Excel相比其他財(cái)務(wù)軟件存在的優(yōu)勢，以此說明Excel應(yīng)用于財(cái)務(wù)管理工作的必要性；最后以固定資產(chǎn)折舊、利潤管理為例，介紹Excel在財(cái)務(wù)管理工作中的具體應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：Excel；財(cái)務(wù)管理；應(yīng)用

一、Excel概述

Excel是微軟公司開發(fā)的辦公軟件Office的組件之一，是一種功能強(qiáng)大的電子表格軟件。它擁有強(qiáng)大的計(jì)算、分析、傳遞和共享功能，可以將復(fù)雜的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化成可用的信息。

Excel處理數(shù)據(jù)的一般有以下幾種方法：

1.利用工作表進(jìn)行數(shù)據(jù)整理：Excel能通過表格的形式將數(shù)據(jù)記錄并加以整理，使數(shù)據(jù)更加清晰直觀，更易轉(zhuǎn)換成有用的信息。對表格進(jìn)行增刪、排序、篩選等操作，能快速地幫助用戶從海量的數(shù)據(jù)中搜索出需要的數(shù)據(jù)，減少干擾信息，提高工作效率。

2.利用函數(shù)進(jìn)行計(jì)算分析：Excel給用戶提供了大量的內(nèi)置函數(shù)，基本能滿足一般用戶的需求，用戶也可以根據(jù)需要自定義函數(shù)。函數(shù)實(shí)質(zhì)是預(yù)定義的公式，不僅能簡化計(jì)算過程，而且能提高數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確性。

3.利用圖表進(jìn)行決策分析：Excel提供了繪制圖表的功能，把表、圖、文三者相結(jié)合，直觀形象地傳達(dá)信息。Excel提供了多種圖表類型，用戶能夠迅速創(chuàng)建滿足各種需求的圖表，進(jìn)而分析決策。

4.利用多樣的分析工具進(jìn)行數(shù)據(jù)分析：Excel支持?jǐn)?shù)學(xué)模型，具有數(shù)據(jù)分析和預(yù)測功能。Excel提供了多樣的分析工具，包括模擬分析，規(guī)劃分析，創(chuàng)建方案等，還有一些高級分析工具能幫助用戶進(jìn)行更深入的數(shù)據(jù)分析，幫助用戶簡化工作，優(yōu)化決策。

二、Excel在財(cái)務(wù)管理中存在的必要性

隨著世界經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，整體的理財(cái)環(huán)境日益復(fù)雜，財(cái)務(wù)管理工作中應(yīng)用了大量復(fù)雜的數(shù)學(xué)公式，傳統(tǒng)的手工計(jì)算已經(jīng)無法滿足財(cái)務(wù)管理工作的需求。在這種情況下，各種財(cái)務(wù)軟件應(yīng)運(yùn)而生，給財(cái)務(wù)人員帶來許多便捷，但由于軟件本身的局限性也給企業(yè)帶了一定的煩惱，如通用性差、功能不全、成本昂貴等。相反，Excel卻能克服這些弊端，從中脫穎而出，幫助財(cái)務(wù)人員更高效地開展工作。

Excel與其他財(cái)務(wù)軟件的相比存在的優(yōu)勢：

1.功能靈活：財(cái)務(wù)軟件能實(shí)現(xiàn)的功能都是開發(fā)人員預(yù)先設(shè)置好的，不能隨意改動；Excel的使用更靈活方便，財(cái)務(wù)人員能自定義函數(shù)、調(diào)整表格格式、設(shè)置數(shù)字格式等。

2.流通性強(qiáng)：目前還沒有一款財(cái)務(wù)軟件能滿足所有企業(yè)的需求；Excel不用考慮企業(yè)的規(guī)模及所在行業(yè)的特征，是應(yīng)用最廣泛的辦公軟件之一，適用于各個(gè)領(lǐng)域的企業(yè)。

3.適用對象廣：財(cái)務(wù)軟件只能適用于財(cái)務(wù)工作，不能用于其他層面的工作；Excel既可以用于財(cái)務(wù)管理工作，也可以用于非財(cái)務(wù)管理方面。

4.對接度高：財(cái)務(wù)軟件各模塊功能不匹配，也難以與其他軟件對接；Excel能與大多數(shù)的數(shù)據(jù)庫對接，可以導(dǎo)入多種來源的數(shù)據(jù)，各工作簿之間也可以進(jìn)行數(shù)據(jù)操作。

5.可移植性高：財(cái)務(wù)軟件對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、硬件和數(shù)據(jù)庫有一定的要求，；Excel幾乎能安裝在任何一臺計(jì)算機(jī)上。

6.成本低：財(cái)務(wù)軟件購置成本高，后期維護(hù)和培訓(xùn)費(fèi)貴；Excel取得成本低，使用方便，簡單易學(xué)，大大降低了企業(yè)的成本壓力。

由此可見，Excel在財(cái)務(wù)管理工作中的地位是其他軟件無法取代的，應(yīng)用于財(cái)務(wù)管理是十分有必要的。

三、Excel在財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用案例

1.固定資產(chǎn)折舊函數(shù)的應(yīng)用

案例1：某企業(yè)購置了一項(xiàng)價(jià)值為1000元的固定資產(chǎn)，使用年限為3年，凈殘值為100元。要求計(jì)算在直線折舊法、雙倍余額遞減法和年數(shù)總和法下各年的折舊額。

（1）直線折舊法：SLN函數(shù)的功能是返回固定資產(chǎn)的每期線性折舊費(fèi)，語法為“=SLN（cost，salvage，life）”。每年計(jì)提的折舊費(fèi)用為：SLN（1000，100，3）=300元。

（2）雙倍余額遞減法：DDB函數(shù)的功能是使用雙倍余額遞減法或其他指定方法，計(jì)算一項(xiàng)資產(chǎn)的給定期間內(nèi)的折舊值，語法為“=DDB（cost，salvage，life，period，factor）”。第1年折舊費(fèi)：DDB（1000，100，3，1，2）=666.67元；第2年折舊費(fèi)：DDB（1000，100，3，2，2）=222.22元；第3年折舊費(fèi)：DDB（1000，100，3，3，2）=11.11元。

（3）年數(shù)總和法：SYD函數(shù)的功能是返回某項(xiàng)資產(chǎn)按年限總和折舊法計(jì)算的某期折舊額，語法為“=SYD（cost，salvage，life，per）”。第1年折舊費(fèi)：SYD（1000，100，3，1）=450元；第2年折舊費(fèi)：SYD（1000，100，3，2）=300元；第3年折舊費(fèi)：SYD（1000，100，3，3）=150元。

在上述案例中，利用Excel的內(nèi)置函數(shù)就能快速高效地計(jì)算各年的折舊額。同樣也可以利用其它財(cái)務(wù)函數(shù)來計(jì)算分析貨幣資金的時(shí)間價(jià)值、固定資產(chǎn)更新決策，證券投資等。

2.圖表功能在財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用

案例2：某公司生產(chǎn)一種零部件，已知產(chǎn)量與成本總額的關(guān)系，如圖1所示。要求確定成本總額與產(chǎn)量之間的函數(shù)式。

分析：在本案例中，從圖形直接反映出成本總額與產(chǎn)量之間是非線性關(guān)系。在這種情況下，要通過計(jì)算來確定成本總額與產(chǎn)量之間的關(guān)系，運(yùn)算量龐大，過程繁瑣。此時(shí)，可以利用Excel中圖形功能來進(jìn)一步確定它們之間的函數(shù)式。

在圖形中選取成本總額數(shù)據(jù)系列，單擊右鍵，執(zhí)行【添加趨勢線】命令，可以直接在圖形上得到成本總額（y）與產(chǎn)量（x）的函數(shù)式：y=0.52x2+38.25x+150000。

3.數(shù)據(jù)分析工具在財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用

案例3：在案例2中已知成本總額（y）與產(chǎn)量（x）的關(guān)系為y=0.52x2+38.25x+15000，假設(shè)產(chǎn)品單價(jià)為820元，要求確定最高利潤及其對應(yīng)的產(chǎn)量。

分析：通過公式可以確定利潤（z）與產(chǎn)銷（x）之間的函數(shù)式：z=820x-（0.52x2+38.25x+150000），若通過手工計(jì)算這個(gè)一元二次方程，過程較復(fù)雜，因此可以借助Excel數(shù)據(jù)分析中的規(guī)劃求解工具來快速得出結(jié)論。

在此案例中，需要執(zhí)行【數(shù)據(jù)】菜單下的【規(guī)劃求解】命令，依次輸入?yún)?shù)，如圖2所示：設(shè)置目標(biāo)為因變量（z）；可變單元格為自變量（x）；由于一元二次方程可能有一正一負(fù)兩個(gè)解，需要再加上約束條件x>=0。點(diǎn)擊【求解】，得出結(jié)論：當(dāng)產(chǎn)量（x）為752件時(shí)，利潤（z）達(dá)到了最大值14318.97元。

四、結(jié)束語

從上述的案例中我們可以看出，運(yùn)用Excel的函數(shù)、圖表分析、數(shù)據(jù)分析工具能幫助財(cái)務(wù)人員大大減少運(yùn)算量，提高工作效率，提升信息處理的準(zhǔn)確性和時(shí)效性，充分體現(xiàn)了Excel在財(cái)務(wù)管理工作中的地位。

Excel在企業(yè)財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用還遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒開發(fā)完，財(cái)務(wù)管理工作者應(yīng)該加強(qiáng)對Excel的認(rèn)識和學(xué)習(xí)，來挖掘其更深的潛能，使復(fù)雜和枯燥的財(cái)務(wù)工作變得得心應(yīng)手，進(jìn)而提高財(cái)務(wù)管理水平，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

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作者簡介：顧夏（1985.06- ），女，漢族，籍貫：上海市浦東新區(qū)，學(xué)歷：研究生，作者單位：上海杉達(dá)學(xué)院