人事檔案管理存在問題及對策分析

普興林

摘要：人事檔案是人才信息的重要反映載體，對企事業(yè)單位選拔人才起著重要作用。人力資源開發(fā)又以人事檔案有著密不可分的關系，是人力資源開發(fā)最重要的環(huán)節(jié)。

關鍵詞：人事檔案管理 存在問題 對策分析

一、人事檔案的重要性

人事檔案是我國各級各類國家機關、社會團體和企業(yè)事業(yè)單位在人事管理活動中形成的記述和反映某人德才表現(xiàn)，以個人為單位組合起來，以備日后查考的文件材料。由此可見人事檔案是每個人自然情況、學歷、社會經(jīng)歷的原始記錄，它真實客觀地反映了個^思想品德、政治信仰、業(yè)務能力、工作狀況、獎懲等方面情況。它的原始性、真實性和完整性，決定了人事檔案具有憑證作用和法律效應。在組織部門選人用人、人才流動、職稱評聘、調(diào)資、參加社會保險等方面起著依據(jù)作用。

二、人事檔案管理面臨的狀況

1.對人事檔案的認識

人事檔案與每個人的工作、生活密切相關，但它不是時刻都在發(fā)揮作用。人們往往在用的時候想起了它，不用的時候不聞不問。領導不重視，工作人員責任淡薄，人事檔案管理工作處于被動應付的局面。由于認識不到位，服務觀念不強，人事檔案管理發(fā)展緩慢，跟不上檔案服務信息化、網(wǎng)絡化的要求。觀念陳舊，服務意識差，管理水平相對落后，造成檔案管理混亂，嚴重制約著人事檔案服務功能的正常發(fā)揮。

2.人事檔案管理中存在的問題

第一，用人隨意性。因人事檔案不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益和社會效益，所以不被看重。許多單位把人事檔案管理工作簡單化，不可能把優(yōu)秀人才放在檔案管理崗位，也沒有根據(jù)人事檔案的特點考慮、篩選合適的檔案員，導致一些檔案員不勝任信息時代的檔案工作。新時期的檔案員不但要具備人事、檔案專業(yè)素質(zhì)，也要有計算機操作及網(wǎng)絡技術(shù)能力。第二，缺少專職人員。人事檔案管理的處境如同雞肋，負責人事檔案工作的人員通常兼任其他工作。這樣檔案管理未必是檔案員工作的重心，兼職檔案員沒時間熟悉人事檔案業(yè)務，更沒有時間學習和補充人事檔案專業(yè)知識和相關的業(yè)務知識，工作中難免出現(xiàn)紕漏。第三，人員不穩(wěn)定。人事檔案工作是一個專門性工作，有自己一套完整的理論、法規(guī)和方法，具有獨立的范圍、任務和程序。熟悉人事檔案業(yè)務需要一個過程，而忽視人事檔案工作業(yè)務性強、專業(yè)化程度高的特點，把人事檔案管理工作視為見習崗位，工作人員經(jīng)常流動，勢必造成人事檔案管理混亂。給檔案利用帶來很多麻煩，一些人因檔案中缺少證明材料，漲不了工資，辦不了社保，享受不到社會福利待遇，人才流動受阻等，讓當事人產(chǎn)生諸多不滿，成為影響社會和諧的因素。

3.人事檔案文件收集管理不足

人事檔案收集工作不全面，管理好人事檔案，就需要一套完整的收集檔案工作管理制度相匹配，很多單位沒有這樣的管理制度，加之從業(yè)人員流動性較大，沒有專職的管理人員。導致材料收集歸檔工作被動，出現(xiàn)材料歸檔不全現(xiàn)象。

4.人事檔案管理信息化程度較低

計算機的發(fā)展突飛猛進，在日常生活、工作中得到普及。然而在運用于人事檔案管理方面，還在停留在原地，許多先進的技術(shù)沒有得到開發(fā)、利用。這就極大的阻礙了^事檔案管理效率的提高和科學發(fā)展。

三、加強人事檔案管理工作的對策分析

1.提高認識，轉(zhuǎn)變觀念

首先要強化檔案意識，從領導到工作人員都要充分認識人事檔案在人事工作中的基礎作用，清楚人事檔案的社會價值。本著對組織和個人負責的態(tài)度，重視和加強人事檔案工作。其次要找準工作的重心，從約束管理型向服務管理型轉(zhuǎn)變。人事檔案管理是基礎，服務是宗旨。把人事檔案的工作重點轉(zhuǎn)移到服務上來是形勢的需要，要服務人力資源開發(fā)的大局，做好檔案管理工作。

2.配備專職的人事檔案管理人員

加強檔案的科學管理，健全和完善人事檔案管理制度，增強人事檔案管理人員自身建設，加強學習培訓，提高人事檔案管理水平，有效地收集、整理、保護和利用檔案。

3.提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)

人事檔案管理員要具備熟悉人事工作、熟悉檔案工作，政治上可靠、作風正派、責任心強。同時，人事檔案工作是一項保密性很強的工作，工作人員必須堅持原則，樹立牢固的保密觀念。通過學習、業(yè)務培訓，不斷豐富專業(yè)知識，提高業(yè)務技能，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，以滿足新時期人事檔案工作的需要。

4.健全和完善人事檔案管理制度

人事檔案管理是一個動態(tài)過程，在人事檔案材料的收集補充、檔案材料的鑒別、檔案的移交和轉(zhuǎn)遞、檔案的登記、借閱、檢查等環(huán)節(jié)中都要建立相關的規(guī)章制度，并在實際工作中不斷完善，以保證人事工作的政策性、紀律性，人事檔案內(nèi)容的連續(xù)性、完整性，歸檔材料的真實和精煉。避免有人無檔，有檔無人的現(xiàn)象發(fā)生。要以提供完美的服務為目標，處理好保密與公共服務的關系，盡量減少因管理不善造成的漏洞。

5.加強人事檔案管理的信息化建設

在社會多元化、資源網(wǎng)絡化的今天，傳統(tǒng)的管理方法已不適應社會的需求，必須以創(chuàng)新的精神改進人事檔案管理手段，在人事檔案管理工作中落實和踐行科學發(fā)展觀。要加大現(xiàn)代化管理進程中軟、硬件的投入力度，建立復合型檔案管理員隊伍；加快檔案資源信息化，檔案保護現(xiàn)代化，檔案利用網(wǎng)絡化的速度；提高人事檔案管理的科技含量，為社會提供快捷、高速、準確的服務。

四、結(jié)束語

隨著形勢的發(fā)展變化，人事制度改革的繼續(xù)深入，探索和研究人事檔案新的管理模式勢在必行。人事檔案管理工作既要規(guī)范化管理，又不能墨守成規(guī)。應堅持以服務為宗旨，以創(chuàng)新的服務理念為指導，采取積極措施，把握人事檔案工作的發(fā)展方向，把人事檔案管理工作融人民生、民利工程中，發(fā)揮人事檔案的特殊作用，為新時期人才管理和使用提供更好的服務。