淺論學院人事檔案管理

段紅宇

摘要：人事檔案是人才信息的重要載體，是知人善任的重要依據。管好用好人事檔案，對人才資源開發起著重要作用。隨著學院不斷發展，檔案管理存在著這樣那樣的問題，有待進一步提高認識，加強管理，從而使人事檔案的管理水平更上一層樓。

關鍵詞：人事檔案 管理

人事檔案是記錄一個人的主要經歷、政治面貌、品德作風等個人情況的文件材料，起著憑證、依據和參考的作用，在干部選拔、轉正定級、職稱申報、辦理養老保險等工作中，都需要使用人事檔案。

一、學院人事檔案管理中存在的問題

第一，人事檔案管理是學院人事處工作內容之一，由于學院人事處工作繁重，人員緊張，長期以來，沒有設專職人事檔案管理人員，而是作為人事干事的一項崗位職責，業務內容之一。2016年，學院新一輪聘任中，人事處設了人事檔案管理干事崗，但，檔案管理干事崗位職責中還有一條：做好教職工社會保險轉入、轉出、醫療機構變更、生育津貼申報等工作。看似簡單的一條，一年中，又有機關事業單位養老保險改革，實際工作下來，社會保險工作占了三分之二的時間。

第二，學院是由三個學校合并發展起來的，三校區的人事檔案分別存放在各校區的檔案室，但，三校區都沒有獨立的人事檔案室，學院本部人事檔案與財務檔案存在一室；學院東區和學院南區人事檔案與自己校區的其它檔案存在一起。如此，人事檔案管理存在不安全因素。

第三，學院沒有人事檔案管理規程，修訂有《文檔管理工作規程》。《文檔管理工作規程》中涉及人事檔案的內容不多，只是提到：學校教職工的人事檔案由人事干事根據人事管理工作的相關規定對每一位員工的必要資料進行收集、整理規范、存放到位；人事管理干事在收集、整理、存放員工個^檔案資料過程中，負責對資料的真實性、準確性審核把關，并按照各項資料應歸檔的時間節點按時完成工作。

第四，歸檔材料不完整，檔案管理不夠規范。隨著近年來學院的快速發展，對人才的關注、引進成為學院生存與發展的重心。于是，招聘一些高學歷、高職稱的人才，招聘進來的這些高層次人才大多數檔案材料漏缺，不僅缺少學歷學位材料，年度考核材料，還有專業職稱變動材料、工資變動材料等都有缺漏。傳統的人事檔案管理是以被動的方式進行收集，如果制度不完善或移送不到位，執行不嚴格，就會造成人事檔案材料收集的不完整。

二、解決學院人事檔案管理中問題的對策

第一，設專職人事檔案管理干事。人事管理干事的崗位職責中不應有做好教職工社會保險轉入、轉出、醫療機構變更、生育津貼申報等工作這一條。社會保險工作政策性強，人員情況復雜，計算機操作中又時常發生問題，業務辦理的時間點控制的也很嚴等等，需要有社保經驗的，計算機操作水平高的人員勝任。人事檔案管理干事應專注于，專心于檔案管理，社會保險工作中有查個人檔案的地方，人事檔案管理干事應該積極配合，而不應該學院的社會保險工作由人事檔案管理干事—人承擔，否則就喧賓奪主了。

第二，設三室分開的人事檔案管理辦公室。按規定，學院應安排出人事檔案庫房、查閱室和人事檔案管理干事辦公室，三室分開。但，由于學院辦公用房緊張，一次到位，不現實，但，應該盡力做到兩室分開，安排出人事檔案室、查閱室和人事檔案管理干事辦公室。學院本部、東區和南區的人事檔案集中存放在同一校區同一檔案室，沒有條件把庫房、整理和查閱分兩室，起碼應做到隔開，并要做到防火、防潮、防蛀、防盜等。

第三，制定《人事檔案管理規程》。包括：目的、適用范圍、職責、具體的工作規程和支持性文件。具體的工作規程應有以下內容：人事檔案的建立、人事檔案的保管、人事檔案的查閱等。每一環節的控制要點要抓得準，描述要清晰，操作起來有據可依。比如查閱，教職工查閱人事檔案須符合查閱條件，并填寫《人事檔案查閱審批表》，經領導批準后由人事處檔案管理干事負責接待。

第四，認真按照人事檔案材料分類及排列順序收集材料，加強部門之間的溝通配合，保證歸檔材料完整。人事檔案材料分十類，依次排列。第一類履歷材料；第二類自傳材料；第三類鑒定、考核材料；第四類學歷學位等材料；第五類政審材料；第六類黨團材料；第七類獎勵材料等十類材料。考核材料中的《事業單位專業技術人員年度考核登記表》；工資材料中的《事業單位工作人員工資變動審批表》等由人事處負責統一發放，統一收集，統一填報的材料，能做到及時收集和整理。可，人事檔案材料的來源渠道不只是人事處一個部門，還有教職工個人、黨委辦公室和上級單位等。所以，保證人事檔案的完整性，還要加強教職員工的檔案意識和部門間的溝通配合。

總之，人事檔案是人才信息的重要載體，是人才的主要信息源，管好用好人事檔案，對人才資源開發起著重要作用。加強人事檔案管理，從而使人事檔案的管理水平更上一層樓，為學院的進一步發展服務好。