做好醫院檔案歸檔管理的意義及對策

張慧利

摘要：醫院檔案管理是醫院管理工作的一部分，醫院檔案歸檔制度是為了讓醫院檔案管理工作有序開展的保證，是醫院管理工作規范化、制度化、標準化的體現，也是醫院管理水平不斷提升的需要，對于醫院的發展起到了非常大的作用。

關鍵詞：醫院檔案；歸檔制度；建立；完善

一、建立歸檔制度勢在必行

檔案事業需要專業、科學和服務、政治來進行支撐，其他行業有每個行業的規則和制度，醫院檔案事業也是如此，需要標準的制度來進行規范和約束，為工作的開展提供依據。檔案室作為檔案管理機構的檔案集中部門，收集檔案是其第一道工序，因此在歸檔的時候需要有一套行之有效的制度來進行監督和約束，保證工作的順利開展。科學的歸檔制度不僅可以促進檔案收集工作的順利完成，還能夠保證檔案的時效性和真實性，而且檔案部門取得檔案，監督、指導和檢查本單位各部門文件歸檔工作也需要歸檔制度來作為依據。檔案歸檔制度的建立和完善是遲早的事情，目的都是為了讓檔案管理工作能夠順利的開發，讓檔案事業能夠有所發展。

（一）建立歸檔制度是規范文件歸檔工作的需要

歸檔制度是檔案工作可以順利開展的保證和前提條件，只有在完善的歸檔制度之下開展的檔案工作，才能夠獲得高質量的檔案資料。檔案歸檔制度缺失的時候，各項工作都依靠法律法規和條例辦法的查閱來作為依據，這樣讓檔案工作的效率得不到提升，加上法律法規面向的是大范圍，一些細節往往不是那么詳盡，這樣對于工作的某些內容就缺乏針對對，一些需要就得不到滿足，這樣開展工作的時候往往就會把我不清楚，不能夠很好的進行切入，甚至是單憑自身的理解來進行工作，導致工作的偏差。為了能夠獲得一套系統的工作規劃，我們需要科學、合理的歸檔制度。除了對歸檔的內容和流程有所約束，還對形式和方法、步驟進行了規定，這樣檔案工作者的工作和思想就能夠有跡可循。

（二）建立歸檔制度可以提高工作效率

建立有針對性的文件歸檔制度，規范了文件歸檔工作中由于涉及面廣而出現的理解方面的差異，很大程度上解決了制度執行不到位問題。例如：醫院實行的是部門立卷制度，在歸檔時間這個問題上，我們采取了分時間段歸檔的制度。首先根據工作性質，把歸檔部門分為黨務、行政、醫技三大系統，再根據單位歸檔文件的數量、歸檔順序等因素規定其歸檔時間。

二、及時完善歸檔制度的是保證歸檔制度順利實施的關鍵

因為歸檔過程會有很多的新問題不斷的出現，這樣就要求歸檔制度跟上腳步，進行修正，如果歸檔制度和歸檔現實之間存在較大的差距，那么歸檔工作就會出現問題，對檔案造成影響。

（一）對制度中缺失條款應及時補充

社會的發展越來越快，檔案事業的發展也日新月異。檔案工作中的新內容、新問題都不斷的出現，加上先進的科學技術的出現，讓檔案工作也獲得了很大的改變，曾經相對成熟的工作模式和制度在如今已經開始無法滿足需要，甚至會阻礙工作的開展，因此要將完善檔案歸檔制度作為重點工作，其中對制度的不足和補足都是首先需要處理的內容。

（二）建立預立卷制度

歸檔制度中對歸檔文件的質量要求內容較多且容易出偏差。但如果不重視文件的接收或簽發、傳閱和審批、收集和整理等前端控制工作，在辦理歸檔手續時，就會出現更多不規范文件，有時甚至無法彌補。如：對歸檔文件的紙質材料、紙張大小、字跡材料等內容的規范要求；對歸檔前文件資料的破損修復要求；對文件歸檔時每件的排列順序、規范要求等。對此我們建立預立卷制度，著重強調前端控制工作。具體內容包括：每個部門在文件正式歸檔移交前，先按制度規范整理文件，送交檔案部門，有檔案部門按歸檔制度要求檢查收、發文件登記是否齊全完整；文件收集、臨時性活動資料收集是否規范完整；每份文件是否生效；每份文件材料的排列是否規范；每份文件材料的字跡、用紙是否符合歸檔要求等內容，然后根據檢查情況分別給予指導和建議，使各歸檔部門能夠及時糾正、彌補差錯，以確保在正式歸檔時間內嚴格按照歸檔制度要求，圓滿完成文件的整理、歸檔、移交任務。

（三）制定文件歸檔工作獎懲辦法

有法可依，有法必依，執法必嚴，違法必究。這是針對國家法律而言。在我們的工作中，針對歸檔制度的執行同樣需要這樣。制度既然建立了就需要執行，既然執行就需要賞罰分明。制度是標尺，如何使用，使用的效果如何，關鍵要看歸檔文件整理的是否齊全完整，方法是否規范標準，完成時間是否符合規定要求等。假如礙于人情、面子，對工作質量、歸檔時間要求等一味遷就，執行制度不能獎罰分明，不能及時提出意見和幫助，過分強調人情面子，最終，造成返工或文件不能按時歸檔。為保證歸檔制度的順利實施，我們制定了“文件預立卷制度”、“文件歸檔考核辦法”、“三納入”、“四同步”，把文件歸檔工作的執行情況與部門負責人、檔案工作人員的經濟收入掛鉤，并取得上級主管領導的大力支持。制度合理、獎罰分明，激勵了大家的工作熱情，從而也有利于促進各項管理制度的順利實施。

三、加強電子文件的收集歸檔，提高檔案管理人員的科技素質

（一）加強電子文件歸檔制度的建立

電子文件開始逐漸的取代紙質文件，電子信息時代的到來似的電子文件開始成為檔案管理工作中的主要對象，而且電子文檔可以通過多種載體來進行儲存和傳播，電子文件的應用變得更廣闊。電子文件是在數字設備和環境中產生的，由光盤、磁盤等等作為載體，可以使用計算機進行讀取和傳遞，現在的自動化電子文件處理系統讓電子文件的管理變得更加簡便，電子文件的歸檔也是基于數字化基礎上的，所以目前的電子檔案歸檔工作就需要依靠電子文件歸檔制度來進行約束，因為電子文件的載體和傳播途徑比較多，其文件格式也可能不一樣，歸檔時就會造成一定的困難，如果有正確、嚴格的電子文件歸檔制度來約束，那么工作效率會提升很大。

（二）優化檔案工作者的素質和結構

因為檔案管理手段的發展，使得檔案管理工作者的要求也獲得提升，需要更加專業的人員來完成這些工作。像是醫療單位這些重視機構改革和人事制度改革的單位，因為部門工作人員的減少，工作量的增加，檔案工作的壓力會越來越大。一些精通于紙質檔案管理工作的人員，雖然經驗豐富，但是因檔案管理的理念和方式都已發生改變，他們也會變得無所適從，這就需要他們自生獲得提升，像是觀念的轉變，知識結構的調整，以及專業素養的培養等等。除了對現有人員的能力提升，還可以積極的引入優秀檔案管理人員，讓他們為檔案事業的發展提供幫助。同時，相關的業務部門還要出臺一系列與之相配套的規章制度和管理措施，以使我們在歸檔工作制度化、規范化、科學化。

總之，醫院檔案歸檔制度的建立和完善不只是作為檔案管理工作部門的重點工作，更是關乎整個醫院管理和運營的重要工作，需要我們每一個人都能夠引起重視，能夠積極的投入其中。