信息化背景下的高校財(cái)務(wù)檔案管理工作探析

侯瀟

摘要：財(cái)務(wù)檔案作為單位機(jī)構(gòu)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往來重要資料與證據(jù)，是財(cái)務(wù)工作流程中的關(guān)鍵內(nèi)容與最終環(huán)節(jié)。而高校的財(cái)務(wù)檔案管理工作在當(dāng)前的信息化背景之下，應(yīng)當(dāng)借助于高速發(fā)展的信息技術(shù)去全面提升財(cái)務(wù)檔案管理工作的質(zhì)量與效率，進(jìn)而充分發(fā)揮財(cái)務(wù)檔案在高校決策中的依據(jù)作用。基于此，文章將主要針對(duì)信息化背景下的高校財(cái)務(wù)檔案高校工作展開深入探析，力求推動(dòng)我國高校財(cái)務(wù)工作的規(guī)范化與高效化。

關(guān)鍵詞：信息化；高校；財(cái)務(wù)檔案；管理

現(xiàn)如今，我國檔案管理部門早已將信息化管理平臺(tái)建設(shè)提上了檔案建設(shè)的規(guī)劃日程，以信息化技術(shù)手段對(duì)檔案資料實(shí)行管理，能夠有效改進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理工作體系中的諸多弊端。因此，在高校財(cái)務(wù)檔案管理工作當(dāng)中，需要認(rèn)清當(dāng)前形勢，將信息化檔案管理視作發(fā)展目標(biāo)，助力高校傳統(tǒng)財(cái)務(wù)檔案管理方式的升級(jí)，為高校財(cái)務(wù)決策提供更為全面詳實(shí)的信息依據(jù)。

一、高校財(cái)務(wù)檔案信息化管理的必要性

隨著高等教育的大力發(fā)展，入學(xué)人數(shù)與辦學(xué)規(guī)模也在近年來有了巨大飛躍，愈發(fā)頻繁的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)使得高校的財(cái)務(wù)檔案數(shù)量急劇增加。面對(duì)著財(cái)務(wù)檔案信息資料不斷提升的被查詢與利用頻次，高校的財(cái)務(wù)檔案管理面臨著巨大壓力。而隨著信息技術(shù)在社會(huì)各領(lǐng)域之后能夠得到廣泛應(yīng)用并取得良好實(shí)效，高校也意識(shí)到了推行財(cái)務(wù)檔案信息化管理能夠有效提升工作效率，使得財(cái)務(wù)檔案信息得到更為完好的保管，并且更有利于查詢與利用，改善了以往人力、物力不足的問題。所以，不管是順應(yīng)社會(huì)時(shí)代的發(fā)展潮流，還是化解逐步加劇的工作挑戰(zhàn)，高校都很有必要推進(jìn)財(cái)務(wù)檔案信息化管理建設(shè)。

二、當(dāng)前高校財(cái)務(wù)檔案信息化管理中存在的不足

1.思想認(rèn)識(shí)偏差

財(cái)務(wù)檔案管理作為財(cái)務(wù)管理工作的最后環(huán)節(jié)，在高校的財(cái)務(wù)管理工作中卻是較為薄弱化解，一定程度上制約了財(cái)務(wù)管理工作實(shí)效的提升。而對(duì)于高校財(cái)務(wù)檔案管理工作的不重視很大一部分原因源自于高校領(lǐng)導(dǎo)與財(cái)務(wù)工作人員的思想認(rèn)識(shí)偏差，片面地認(rèn)為檔案管理工作僅僅是保管資料，并無多大技術(shù)含量，因此在制度建設(shè)、人才投入等方面都未上心，導(dǎo)致大部分高校在財(cái)務(wù)檔案管理方面尚未形成規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)。

2.管理水平較低

在高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的推行中，依舊有眾多高校采取的管理方式以紙質(zhì)化檔案為主，加之在財(cái)務(wù)檔案管理工作方面的投入力度不夠，導(dǎo)致檔案資料的收集、整理較為混亂與模糊。具體來講，主要表現(xiàn)為：高校財(cái)務(wù)部分人手不足且工作量大，在進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案收集時(shí)會(huì)顯得較為粗糙，并未對(duì)其細(xì)分化，更談不上按照類別、利用途徑等進(jìn)行整理與保存。所以，財(cái)務(wù)檔案資料的實(shí)用價(jià)值與價(jià)值大小含糊不清，導(dǎo)致檔案管理人員難以識(shí)別其重要性與否，同時(shí)也加大了檔案利用的難度，弱化了財(cái)務(wù)檔案信息的利用價(jià)值。

3.檔案分類的合理性不足

部分高校雖然每年都會(huì)按照《會(huì)計(jì)檔案制度》中的要求，將會(huì)計(jì)檔案、文書檔案全部裝訂成冊，然而在這一過程中依舊存在分類不合理的情況，加之為構(gòu)建系統(tǒng)化、簡明化的檢索工具，也給高校財(cái)務(wù)檔案信息的查詢帶來困難。久而久之，高校的檔案室中勢必會(huì)堆積如山，需要銷毀時(shí)則難不分資料重要與否一并執(zhí)行，導(dǎo)致諸多重要信息得不到保存、此外，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)與軟件磁介質(zhì)在歸檔保存過程中為做到及時(shí)性，造成會(huì)計(jì)檔案的安全性與完善性不足。

4.管理人員綜合素質(zhì)偏低

在高校財(cái)務(wù)檔案信息化管理建設(shè)中，需要既擁有檔案管理專業(yè)技能有具備信息素養(yǎng)的人才，而這類人才的數(shù)量在目前來看極為稀少。究其原因就在于：一是高校領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為這項(xiàng)工作的內(nèi)容只是保管資料，并無多大技術(shù)含量；二是對(duì)于財(cái)務(wù)檔案管理人才，高校并無系統(tǒng)的培訓(xùn)計(jì)劃，更談不上提升財(cái)務(wù)檔案管理人員的信息素養(yǎng)；三是目前高校財(cái)務(wù)部門并未配置足量且專職的財(cái)務(wù)檔案管理專員，大多為后勤或行政兼職。

三、高校財(cái)務(wù)檔案管理的信息化建設(shè)工作

1.實(shí)行制度化管理

強(qiáng)化高校財(cái)務(wù)檔案管理的環(huán)境建設(shè)，以科學(xué)合理且切實(shí)可行的管理體系建設(shè)去制定完善的財(cái)務(wù)檔案管理制度，推行制度化管理，提高信息化建設(shè)實(shí)效。具體來講，需要做好以下制度建設(shè)工作：（1）存檔管理制度。高校財(cái)務(wù)檔案管理人員需要按照財(cái)務(wù)收支項(xiàng)目、類目及檔案利用方向等作為依據(jù)，對(duì)所有財(cái)務(wù)資料進(jìn)行歸檔，并對(duì)其內(nèi)容價(jià)值進(jìn)行鑒定，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案資源的合理收集與整理。同時(shí)，還應(yīng)標(biāo)注內(nèi)容與存檔時(shí)間，確保所有財(cái)務(wù)檔案資料都能得到有序且完整的保存；（2）保存管理制度。為了保證高校財(cái)務(wù)檔案管理工作的快速、精準(zhǔn)，提高檔案資料利用者的滿意程度，財(cái)務(wù)檔案室應(yīng)當(dāng)進(jìn)行各項(xiàng)類別檢索工具的編制工作，比如編制各年度的財(cái)務(wù)總結(jié)目錄索引、各項(xiàng)財(cái)務(wù)卷宗的文件名索引等等（3）輸出管理制度。應(yīng)當(dāng)組建財(cái)務(wù)管理小組，結(jié)合高校利用財(cái)務(wù)檔案資料的實(shí)情去進(jìn)行針對(duì)性的財(cái)務(wù)檔案專題開發(fā)，以檢索、編制等功能的實(shí)現(xiàn)，去提升財(cái)務(wù)檔案的高效利用。（4）安全管理制度。加強(qiáng)對(duì)信息化平臺(tái)的監(jiān)控力度，實(shí)行物理隔離，將各類財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，同時(shí)結(jié)合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理辦法，采取“一式兩套”的安全管理標(biāo)準(zhǔn)。

2.完善基礎(chǔ)設(shè)施

在當(dāng)前的信息化背景之下，高校財(cái)務(wù)檔案管理的信息化建設(shè)工作推行則需要對(duì)相關(guān)設(shè)施進(jìn)行完善，而涉及到信息化建設(shè)的設(shè)施通常包含存儲(chǔ)設(shè)備、服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫、操作系統(tǒng)、交換機(jī)、路由器等等嗍。要想確保高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)工作能夠擁有穩(wěn)定的硬件運(yùn)行平臺(tái)，則需要配備大容量且讀寫速度快的存儲(chǔ)器與服務(wù)器、安全性與穩(wěn)定性極強(qiáng)的操作系統(tǒng)、覆蓋范圍極廣的高校信息網(wǎng)絡(luò)，同時(shí)配置好路由器與交換機(jī)。此外，基礎(chǔ)設(shè)施除上述硬件設(shè)備以外，還包含軟件平臺(tái)，其中則涵蓋了高校財(cái)務(wù)檔案管理數(shù)據(jù)處理軟件、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)以及操作程序、電子檔案管理程度等等。可見，唯有在軟硬件平臺(tái)的良好搭配下，才能夠推動(dòng)高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)工作

3.財(cái)務(wù)檔案信息的數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化

要想全面實(shí)現(xiàn)高校財(cái)務(wù)檔案信息的數(shù)字化，則需要保證檔案信息的完整性與精準(zhǔn)性，所以在對(duì)財(cái)務(wù)檔案信息進(jìn)行收集整理時(shí)需要確保規(guī)范與及時(shí)。此外，在針對(duì)高校財(cái)務(wù)檔案信息實(shí)行數(shù)字化處理的過程當(dāng)中，要先對(duì)電子檔案實(shí)行歸總分類，之后對(duì)具備利用價(jià)值的紙質(zhì)財(cái)務(wù)檔案實(shí)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，以高質(zhì)量的數(shù)字化轉(zhuǎn)化工作去保證財(cái)務(wù)檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化，為高校財(cái)務(wù)檔案管理工作的信息化奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

高校財(cái)務(wù)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化在信息化建設(shè)中是一項(xiàng)極為關(guān)鍵的工作內(nèi)容，也是實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案信息數(shù)據(jù)共享的重要步驟。首先，應(yīng)當(dāng)構(gòu)建財(cái)務(wù)檔案信息數(shù)據(jù)庫，因此也就要求高校財(cái)務(wù)檔案管理人員需要將已經(jīng)完成數(shù)字化轉(zhuǎn)化的檔案信息錄入到檔案數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，保證所錄入的內(nèi)容能夠被數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)與識(shí)別；其次，還需對(duì)高校的財(cái)務(wù)檔案管理網(wǎng)站進(jìn)行逐步完善，保證網(wǎng)站在檔案信息傳遞共享中發(fā)揮重要平臺(tái)作用，進(jìn)而提高高校網(wǎng)內(nèi)以及與其他高校信息傳送利用的效率。基于此，高校在進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫及管理系統(tǒng)的開發(fā)中，需以高校各單位的財(cái)務(wù)檔案信息需求作為參考，并且協(xié)調(diào)各部門之間管理職能去構(gòu)建順暢的財(cái)務(wù)檔案管理收集渠道，以更為高效的財(cái)務(wù)檔案管理模式去為檔案資料的需求者提供下載、檢索等服務(wù)，并且可以現(xiàn)代通信技術(shù)為需求者展開咨詢、互動(dòng)等服務(wù)，進(jìn)而保障高校財(cái)務(wù)檔案信息能夠助力高校發(fā)展建設(shè)。

4.提高管理人員綜合素養(yǎng)

為有效推行高校財(cái)務(wù)檔案管理的信息化建設(shè)，高校方面需要重視專業(yè)人才的培養(yǎng)與引進(jìn)。在過去的高校財(cái)務(wù)檔案管理工作當(dāng)中，通常會(huì)指派專門的財(cái)務(wù)人員對(duì)財(cái)務(wù)方面的檔案信息進(jìn)行管理，而受委托的管理人員一般在檔案管理專業(yè)技能方面會(huì)表現(xiàn)較差，大部分為高校的后勤或行政人員，進(jìn)而導(dǎo)致高校的財(cái)務(wù)檔案管理工作難以發(fā)揮出其決策指導(dǎo)作用。可見，傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案管理工作方式對(duì)于高校發(fā)展建設(shè)而言，難以為其提供行之有效的信息資源，而利用信息化技術(shù)去轉(zhuǎn)變高校的財(cái)務(wù)檔案管理工作模式，引進(jìn)更為專業(yè)的檔案管理人才，利用這部分人才在檔案管理專業(yè)與計(jì)算機(jī)專業(yè)方面的能力去推動(dòng)高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)。此外，對(duì)于在崗人員還應(yīng)做好必要的培訓(xùn)工作，通過專業(yè)素質(zhì)與信息素質(zhì)的提升去不斷優(yōu)化人才隊(duì)伍，促使高校的財(cái)務(wù)檔案管理隊(duì)伍能夠不斷適應(yīng)信息化背景下的財(cái)務(wù)檔案管理工作。

四、結(jié)語

綜上所述，對(duì)于高校財(cái)務(wù)檔案管理工作而言，實(shí)行信息化管理并非一蹴而就便可完成，而需要借助于高校各部門問的良好合合作，才能夠?yàn)楦咝５陌l(fā)展提供更堅(jiān)實(shí)的信息基礎(chǔ)。而身為高校財(cái)務(wù)檔案管理工作者，需要不斷提高自身的管理技能，為全面推行的高校財(cái)務(wù)檔案信息化管理做好準(zhǔn)備，全力推動(dòng)高校檔案管理工作的信息化建設(shè)。