從財務視角透析科研經(jīng)費管理中的問題及對策

顧非非

摘 要：目前我國科研經(jīng)費管理存在監(jiān)管不利、使用效率低下等問題，經(jīng)費管理仍然是各科研院所和高?？蒲胁块T、財務部門工作的重要內(nèi)容。文章從財務角度出發(fā)，首先提出經(jīng)費管理中存在的問題，其次分析產(chǎn)生這些問題的原因，最后提出解決問題的建議。

關鍵詞：經(jīng)費管理 科研項目 問題 原因 建議

中圖分類號：F230 文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2017）03-175-02

科研經(jīng)費的問題一直是學術界、管理層和各大媒體關注的熱門議題。近年來，隨著科研項目數(shù)量的增加，科研經(jīng)費的投入也呈現(xiàn)大幅增長，對科研經(jīng)費進行規(guī)范、科學的管理是整個科研工作可持續(xù)進行的重要前提和保障。因此，如何對科研項目經(jīng)費進行規(guī)范管理成為各個高校和科研單位科研部門、財務部門以及項目負責人都是非常重要的工作。

一、經(jīng)費管理中存在的問題

1.經(jīng)費支出結(jié)構不合理，賬面不能反映科研支出真實情況。科研項目按照資金的來源途徑不同分為縱向課題和橫向課題。報銷經(jīng)費時，縱向課題如國家自然科學基金項目、戰(zhàn)略性先導科技項目等按照該類課題相關管理辦法執(zhí)行，經(jīng)費使用需要嚴格執(zhí)行管理辦法中支出的范圍、比例，比如國家重點基礎研究發(fā)展計劃（973計劃）專項經(jīng)費管理辦法中明確規(guī)定了專家咨詢費、間接費在經(jīng)費中的支出數(shù)額或比例。而橫向課題和院級課題則按照高校和研究院的管理辦法執(zhí)行，沒有國家專門的經(jīng)費管理辦法，所以在支出口徑、支出范圍方面有過寬、過粗情況。就橫向課題來講，經(jīng)費支出管理條目不僅過于寬松，且各條目不夠細化，甚至有些單位在支出范圍上沒有限制性，在設備費、差旅費、會議費、項目管理費、勞務費、專家咨詢費等敏感條目都沒有設限。什么經(jīng)費可以報銷，什么經(jīng)費不能報銷，因為沒有定性和定量指標的控制，很難把握支出范圍和比例，結(jié)果導致支出結(jié)構不合理。橫向經(jīng)費因為審查不嚴格，各項管理制度流于形式，所以很多課題組都爭相把縱向課題不能列支或者已經(jīng)超過規(guī)定的費用如人員費、勞務費、專家咨詢費、差旅費、間接費用等與科研研究關聯(lián)性較小的支出計入橫向課題，反之，把橫向課題中購買的材料費、試驗費、出版印刷以及燃料動力費列入縱向課題，形成了“以橫養(yǎng)縱”的局面。當然，這種情況可能也跟人員費不足等也有直接的關系。

2.預算流于形式，經(jīng)費支出缺乏依據(jù)。財務人員在審核經(jīng)費報銷單據(jù)時，大部分還是停留在簡單的會計處理層面上。比如原始憑證是否真實合法，報銷流程是否符合規(guī)定，簽字審批是否齊全等。沒有對報銷的費用進行預算控制，也沒有對科研項目進行進程中控制。也就是說報銷時只要發(fā)票合理合法，財務部門便給予報銷，而不管是否已經(jīng)超出預算或者有沒有預算。同時項目組對科研經(jīng)費支出也比較隨意，這些因素共同導致科研經(jīng)費使用混亂。有些科研單位在分攤管理費用、辦公用的設備費、水電費、試驗大廳維修費等難以準確劃分的公共性費用時，很難找到準確依據(jù)，有些科研院所在沒有充分依據(jù)的情況下隨意分攤以上各項費用，擠占科研經(jīng)費。由于科研經(jīng)費支出隨意，使得預算的編制流于形式，為項目結(jié)題和中期檢查埋下隱患。很多項目平時使用經(jīng)費開支從來不統(tǒng)計、不計算，不能做到心中有數(shù)，也不能做到專款專用。待到項目結(jié)題驗收時，項目組根據(jù)財務部門提供的支出明細大規(guī)模進行調(diào)賬，比如材料費超支，就將要結(jié)題的材料費先行調(diào)賬到尚未結(jié)題的課題中，或者調(diào)賬到經(jīng)費比較寬裕的課題中。有些課題組為完成執(zhí)行率到年底集中花錢或者調(diào)賬，經(jīng)費開支是按照結(jié)題需要，而不是按照科研項目需要，導致經(jīng)費使用混亂。

3.經(jīng)費使用缺少民主監(jiān)督，灰色支出頻現(xiàn)。由于科研部門、財務部門以及項目負責人三者信息的不對稱，以及各方對經(jīng)費管理辦法的掌握不夠熟練，所以在經(jīng)費的具體使用上就存在“灰色地帶”，也就是存在模棱兩可的經(jīng)費支出。這種支出問題比較嚴峻，比如辦公用品和材料費可以是實驗用品也可以是個人或家庭用品，差旅費可以外出調(diào)研也可以出去旅游等。這種既可用于課題研究，同時也可以用于個人的消費支出，我們暫且稱之為“灰色支出”。隨著課題規(guī)模的增加，灰色支出費用越來越多。特別嚴重的是，個別科研人員得到課題經(jīng)費后，并沒有真正進行研究，而是一點點地報銷灰色支出費用，最終把經(jīng)費耗盡。更有甚者，有些科研人員弄虛作假，用虛假票據(jù)套取項目資金。

4.報賬流程不合理，經(jīng)費報賬難度較大，會計人員配備不足。目前不少科研院所還是采用現(xiàn)場報銷為主的“集中”報賬方法。大部分業(yè)務比如購買材料轉(zhuǎn)賬付款、出差暫借差旅費、經(jīng)費的轉(zhuǎn)撥、購買少量的辦公用品等業(yè)務都需要報賬人員到財務部門現(xiàn)場辦理，完成“排隊—審核—復核—取現(xiàn)或轉(zhuǎn)賬”這一系列流程。有些報賬人員只有簡單的一張票據(jù)需要辦理，有些報賬人員則是積攢好多票據(jù)一起來辦理，辦理時間的長短都無法確定，但都要一樣排隊等候。在業(yè)務淡季報銷可能不會花費很多時間，但若是到了季度末、年末或者假期前的忙季，有些報銷人員可能連續(xù)排幾天隊都無法報銷。再加上財務人員崗位設置不合理等問題，報賬一度成為科研人員除科研工作外需要花費大量時間和精力的事情。近年來經(jīng)費的總量每年都在增加，各種憑證總數(shù)也是顯著增長，而財務人員數(shù)量卻沒有增加，審核人員的工作總量和工作強度可想而知。處于超負荷工作狀態(tài)下的財務人員要做好第一個審核關就沒有辦法完全保障，這對經(jīng)費的后續(xù)管理也埋下了隱患。

二、存在這些問題的原因

1.科研項目管理與經(jīng)費使用管理相分離。科研處負責合同的制定及科研項目的立項和結(jié)題工作，科研經(jīng)費的具體開支由項目組負責，研究所領導簽字審批，財務部門只負責對科研經(jīng)費支出進行會計核算。這就導致各部門之間管理脫節(jié)，互相獨立且出現(xiàn)信息不對稱。課題組報銷人對各項經(jīng)費管理辦法了解不夠深入。加之科研院所對科研項目都是重預算立項，輕監(jiān)管審核，導致科研經(jīng)費只注重前段的獲取途徑和獲取方法，不重視取得經(jīng)費后的跟蹤管理。

2.科研經(jīng)費來源復雜，種類較多，管理規(guī)定缺乏統(tǒng)一性?？蒲薪?jīng)費來源渠道廣、數(shù)量大、涉及部門多，科研經(jīng)費管理辦法不健全。由于管理辦法的不統(tǒng)一，政出多門，且不能夠進行科學合理的統(tǒng)籌規(guī)劃，進一步加大了管理的復雜程度。面對數(shù)量較多且復雜的各類管理辦法，眾多的科研人員根本不知道科研經(jīng)費怎么“花”，財務人員很多時候也不知道怎么報賬，所以經(jīng)常導致先行報賬，等發(fā)現(xiàn)問題再進行調(diào)賬的現(xiàn)象。

3.項目結(jié)余經(jīng)費管理較松，科研項目結(jié)題流于形式?？蒲许椖块L期結(jié)題不結(jié)賬現(xiàn)象，或是雖然結(jié)題結(jié)賬，但對項目的結(jié)余資金長期掛賬，不處理不收回。這種長期掛賬不結(jié)題的科研項目也給財務核算造成巨大的壓力。每年年末財務決算時，財務部門都要對這些沒有結(jié)題或者雖然結(jié)題但不結(jié)賬的課題重新梳理。同時，科研項目驗收部門對已經(jīng)結(jié)題的科研項目，只注重其是否完成了技術指標和成果指標，而忽視經(jīng)費結(jié)算的重要性，對課題的剩余資金也是視而不見。這種結(jié)余資金不及時回收也給課題組調(diào)賬、支出一些不合理費用提供了便利的條件。

三、對策與建議

1.加強監(jiān)管和處罰力度，建立和實施經(jīng)費管理考評機制。以前，科研管理部門重項目管理，輕經(jīng)費監(jiān)管。對課題承擔單位和負責人來說，課題申報和驗收是件大事，只要申報成功就有經(jīng)費，至于經(jīng)費怎么用是自己的事情?？蒲胁块T要改變過去對科研經(jīng)費監(jiān)管的不重視態(tài)度，應將課題經(jīng)費的管理納入到課題的中期檢查和結(jié)題驗收工作中。一旦發(fā)現(xiàn)經(jīng)費管理中的問題，將加大處罰力度，比如在一定的時間內(nèi)不允許申報課題，通過這種方法強制科研單位和負責人重視經(jīng)費的使用和監(jiān)管。同時理順科研管理部門、經(jīng)費管理部門和經(jīng)費使用部門（課題組）三者關系。

2.完善課題經(jīng)費的會計核算，統(tǒng)一經(jīng)費項目和會計科目。目前，科研經(jīng)費支出的會計核算科目和經(jīng)費核算項目不一致，比如經(jīng)費項目分為直接費用和間接費用，直接費用中又分為設備費、材料費、測試化驗加工費、燃料動力費、差旅費、會議費、國際合作與交流費、出版文獻費、勞務費、專家咨詢費、基本建設費等。而會計科目則是按照經(jīng)濟內(nèi)容進行核算的。比如發(fā)生的電費，按經(jīng)費項目應歸入燃料與動力中，但是會計科目則是在電費中核算；又比如郵寄費、復印費，按經(jīng)費項目應歸屬于燃料與動力中，但是會計科目則是歸入相應的經(jīng)濟業(yè)務內(nèi)容中。核算口徑上的不一致導致中期檢查或者結(jié)題時財務人員需要對會計資料重新進行歸類。建議應對這兩者進行統(tǒng)一，或者增加核算大類，比如會計核算可以先按照經(jīng)費項目分類，在經(jīng)費項目下再設置明細科目進行會計核算。這樣將有助于減少結(jié)題檢查時的工作量。

3.嚴格按照預算執(zhí)行，加強會計信息化建設。目前，很多科研院所的經(jīng)費核算還是處于半手工化半信息化狀態(tài)。經(jīng)費預算與實際支出沒辦法及時、準確配比，所以預算執(zhí)行率到什么程度等信息都存在滯后現(xiàn)象。所以科研院所應該與軟件公司合作開發(fā)適合科研項目管理的信息化平臺，使財務人員和項目負責人能隨時查看到經(jīng)費的使用情況。還可以設置提醒功能，比如經(jīng)費執(zhí)行率達到一定的指標時提醒相關人員，這樣就可以大大減少項目負責人和財務人員的工作量。項目負責人可以隨時關注經(jīng)費的使用情況，財務人員可以對已經(jīng)達到執(zhí)行率的課題或經(jīng)費項目不給予報銷，這樣將會在很大程度減少調(diào)賬的數(shù)量，可以節(jié)省大量的人力物力。

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（作者單位：上海商業(yè)會計學校 上海 200000）（責編：賈偉）