“網絡填報+投遞”式報賬模式的運行及研究對策

劉翼

摘 要：近年來，隨著高校各項事業的快速發展以及經濟業務的持續增長，特別是科研經費的快速增長，財務報銷量成倍增加。同時，國家各項財務改革措施及經費管理制度的貫徹落實，使得會計業務的處理越來越復雜，報賬時間越來越長，成為制約學校財務工作效率和管理水平的瓶頸。為解決報賬難的問題，我校財務處在進行廣泛調研和可行性論證的基礎上，于2010年試行網上遠程報賬模式，運行效果良好，之后，財務處對報賬手段進一步研究、分析、總結，不斷加以完善，2015年，又推出了“投遞式報銷”模式。在財務處的有效實施和全校師生員工的積極配合下，“網絡填報+投遞”式報賬運行順利，效果良好，從根本上解決師生報賬難的問題。

關鍵詞：網絡填報 投遞 優缺點 對策及建議

中圖分類號：F233 文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2017）03-121-02

一、“網絡填報+投遞”式報賬的內涵

“網絡填報+投遞”式報賬是指報銷人根據經濟業務的內容，在網上遠程報賬系統中填寫報銷單、差旅費報銷單、借款單、領款單等報銷憑證，基本信息填寫完整后提交并打印，將相關原始單據按要求粘貼整理規范附在報銷單后面，按審批權限審批完成后投入財務處指定的投遞箱中即可，無需等候。財務處接件后及時辦理，對手續完備的報賬單據通過無現金報銷方式將報銷款項及時劃入報銷人指定的銀行卡或對公賬戶并短信通知。

二、“網絡填報+投遞”式報賬的操作流程

“網絡填報+投遞”報賬的流程是：當發生經濟業務后，報賬人員將相關票據分類粘貼整理，填制并打印報銷單，經過相關領導審批后投遞，財務人員進行相應的會計處理。

三、“網絡填報+投遞”式報賬的優缺點

（一）“網絡填報+投遞”式報賬的優點

1.方便快捷、節約報銷人的時間。傳統窗口報銷模式，報銷人要在窗口排隊等候，待會計審核制單后，簽字確認，再到出納柜辦理款項支付手續。整個報賬過程中，報銷人需要投入大量的時間和精力，增加報銷的時間成本。

“網絡填報+投遞”式報銷模式下，報銷人在網上遠程報賬系統中填制并打印好報銷憑證，覆行相關審批手續后，可隨時投遞，不受時間、空間限制，方便快捷，大大地節約了報賬時間。

2.報銷人通過網絡填報，減少了財務核算的差錯率。“網絡填報+投遞”式報銷模式下，填制單據的活動不再僅限于由財務人員完成，報銷人可在報賬前參與報賬過程中的數據輸入工作。審核制單人員直接從網報系統中提取報銷人錄入的報賬信息，審核、修改后生成記賬憑證；出納人員從賬務系統中提取款項支付信息，復核無誤后通過網銀劃轉款項。這一環節，數據信息錄入工作大部分由報銷人完成，財務人員負責對報賬信息的審核、修改和完善，充分提高了財務報賬效率，同時也減少了財務核算的差錯率。

3.款項通過網銀支付，資金運作安全、高效。“網絡填報+投遞”式報銷模式下，報銷業務完成后，出納人員將銀行賬和財務資金日報表金額進行核對相符后進行款項支付。對個人的資金直接轉入報銷人指定的銀行卡，而不再進行現金支付；對公款項支付，直接通過網銀將資金劃轉到收款方銀行賬戶，無需報銷人送達匯款單和支票。網銀支付，大大節省了業務辦理的時間，解決了報賬人員攜帶大量現金和傳送支票、匯款單等難題，確保款項支付安全、高效。

4.業務集中處理、工作效率高。傳統窗口報銷模式下，報銷人前來財務處報賬時間上沒有規律，有的時段報銷人很少甚至沒有，財務人員無事可做，只得空等著，而有的時段報銷人蜂擁而至，造成報賬擁擠現象，影響報賬效率。

“網絡填報+投遞”式報銷模式下，財務人員定期收取報銷單據后進行集中處理，可靈活掌握工作進度，合理調整工作時間，大大提高工作效率。

（二）“網絡填報+投遞”式報銷的缺點

1.退單率高，增加會計人員的工作量。實行投遞式報銷后，除少量特殊業務需到窗口現場辦理外，大部分業務都能通過投遞方式辦理。投遞式報賬對于報銷人來說，只需將手續完備的報賬單據投遞到財務處指定的投遞箱即可，剩下的工作由財務人員來完成。但對于財務人員，在收到報賬單據后，要審核票據是否真實、審批手續是否完備、內容填寫是否準確無誤等，經過審核后，對于不符合要求的報賬單據，需要注明具體退單原因，然后電話通知報銷人前來取回報賬單據。由于種種原因，好多報銷人不能及時取回單據，日積月累，財務人員手中積壓了大量的不合格單據，日后報銷人前來取單時，查找比較困難，這給財務人員增添很多工作量。

2.支付信息不準確，一次性支付成功率低。在支付環節：對個人打卡業務，財務人員從報賬系統中提取銀行卡信息，發送給銀行，由銀行進行批量支付，若銀行卡信息有誤，需退回更正后再執行支付；對公網銀業務，財務人員從報賬系統中提取報銷人提供的支付信息，經審核后再通過網銀轉賬，若收款方的賬戶信息有誤，需通知報銷人重新核實并提供正確的賬戶信息方能支付，這一過程每一階段都耗費較多的時間，且重復性強。

3.存在單據傳遞風險。在投遞式報賬的整個操作流程中，從投遞到業務辦理完畢，中間存在幾道環節，若出現單據遺失情況，很難鑒定是在哪個環節出了問題。例如，某報銷人說投了三分報銷單據，最后只報了兩份，另外一份既沒有顯示報銷成功，也沒有收到退單通知，問題到底出在那里？不外乎兩種情況：一種情況是可能報銷人根本就沒投遞過此單；另外一種情況是，報銷人確實投遞了，財務人員在取件、分發、審核過程中某個環節出了問題。不論是哪種情況，雖然投遞點和財務處都安裝有監控設施，但還是很難鑒定責任歸屬。不過就目前的運行情況來看，出現的問題主要是：當報銷人投遞的單據太多時，由于財務人員的疏忽，有時會將某張單據夾雜在其中已處理業務中，出現漏報的現象，經查實后再重新處理。

四、“網絡填報+投遞”式報銷中存在的問題及原因分析

“網絡填報+投遞”式報銷在改進報銷流程、提高報賬效率方面取得了很好的成績，大大地方便了師生員工辦理報銷業務，但由于相關輔助工作不到位，配套措施不完善，從而導致退單率高，報銷成功率低，重復性勞動強度大等現象，就其原因分析，主要是：

1.報銷人與財務部門之間的信息不對稱，報銷人對相關財務制度及報銷流程不熟悉，不能及時獲取相關財務信息，從而導致辦理報銷業務時，束手無策，完全憑個人感覺來填制報銷單，待財務人員審核時，問題重重，要么票據不合規、要么業務內容不符合報銷要求，一次性報銷通過率低，循環往復，不論是對報銷人還是財務人員，都增加了很大的工作量，影響財務報賬工作效率低，制約著單位財務管理水平的提高。

2.審批難成為制約財務報銷的主要因素。各類經費的審批權限各有不同，又多涉及職能部門或校領導，而相關審批人開會和出差的時間比較多，導致報銷人在辦理審批手續時，無法順利完成簽批程序，報銷人為完成報賬審批流程，多次往返，容易產生焦躁情緒。然而，財務報銷又是一項原則性極強的工作，對任何手續不全的經濟業務，財務人員都無法辦理。因此，審批作為報銷流程的重要環節，是制約財務報銷的主要因素，必須想辦法解決，才能有效提高報賬效率，從而提升財務管理水平。

五、完善對策及改進建議

從以上分析可以看出，“網上填報+投遞”報銷模式對解決報銷難的問題取得了一定的成效，但還存在一些不足之處，本文從財務人員和報銷人員兩方面對現有報銷模式進行分析、總結，提出進一步的完善對策及改進建議。

（一）建立完善的信息溝通機制，解決信息不對稱問題

在“網絡填報+投遞”式報銷過程中：常見的退單情況主要有：審批手續不全，報銷內容與經費負責人直接相關的業務沒有遵行審批回避原則；購物發票缺少購銷合同或者商品明細清單等附件，有的雖附有合同協議，但合同要件不全；發票未簽經辦人和證明人，沒有對發票的真實性進行查驗；版面費發票未附論文錄用通知等明細資料；報銷內容不在經費預算范圍內等。因此，財務部門要從報銷人的立場出發，深入分析，想方設法解決信息不對稱的問題。

1.做好財務宣傳工作。在學校財務網站、校園刊物、宣傳欄等界面刊登最新出臺的相關財經法規和制度，同時制作財務報賬指引手冊并分發到各學院、各部門，另外還可通過大型財務工作會議等方式，多渠道、多角度開展財務宣傳工作，讓全校師生員工充分了解財務報銷的相關要求。

2.開展調研、座談活動。財務部門要主動深入學院、部門進行調研，收集師生員工在報賬過程中遇到的難點、熱點問題，講解現有財務經費報銷體系的運作模式，與訪談對象交心談心，獲取解決財務報賬難的意見和建議，為今后改進財務管理、提升財務報賬效率提供幫助。通過調研、座談活動，解決信息不對稱問題，并對反饋回來的信息進行加工、整理，進一步完善現有報銷模式。

（二）完善審批職能，簡化審批程序

現行報銷模式中，針對財務報銷簽批難的問題，財務部門應結合實際情況，制定科學合理的審批辦法。常規的小額報銷業務，只需經費負責人簽批即可；若報銷金額較大，需根據經費審批權限報相關主管部門簽批；對于工程建設、大型設備采購等數額特別巨大的支出業務，必須經過黨委辦公會集體決策簽批。另外，鑒于相關職能部門領導事務繁忙，外出公干和開會的情況較多，給報銷人辦理報銷簽批手續帶來不便的情況，一般常規報銷業務可以考慮實行網上簽批，從而解決報銷簽批難的問題。

（三）做好相關的配套工作，為師生員工營造良好的財務報賬氛圍

1.在各部門設專職報賬員，由學校財務處對其進行業務培訓和指導，然后由其負責對本部門的所有報賬業務進行初審，這樣可以提高報賬的成功率，減少退單處理的工作量。

2.在投遞點設導報員，由其對所有投遞單據進行預審，若不符合要求的單據，及時指導報銷人完善相關手續后再投遞。導報員可由財務人員擔任，在財務工作人員不足的情況下，可以選用本校財經專業的畢業實習生，一方面解決了部分畢業生的實習問題，另一方面又彌補財務人手不足現實，達到資源的充分合理利用。

3.設置業務咨詢窗口，解答報銷人辦理業務過程中遇到的各種技術難題，報銷人可以通過財務網頁、電話或者現場咨詢等方式獲取所需服務。業務咨詢員必須精通相關政策、法規和財經專業知識，具備處理各種復雜問題的能力，才能更好的服務于廣大師生員工。

六、小結

本文以云南農業大學為背景，對高校報賬模式進行深入系統的分析研究，著力解決師生員工在報賬過程中遇到的難題。隨著社會的發展，各種現代化管理手段在工作中得以充分運用，這對財務管理提出了更高的要求，為適應社會發展形式，云南農業大學大膽創新，借助網絡信息化技術優勢，推出“網絡填報+投遞”式報銷模式，將財務管理與其他管理進行有效整合，從而實現信息互通、資源共享，從財務人員和報銷人員兩個方面對影響財務報銷效率的因素進行分析，通過更新報銷模式，優化報銷流程、簡化審批程序，普及財務知識，提升財務人員服務意識等，提高財務報銷效率，提升財務管理水平，切實解決“報銷難”的問題。

參考文獻：

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[4] 艾明陽，高校網上預約報賬流程優化研究，中國管理信息化2016（07）：01

（作者單位：云南農業大學財務處 云南昆明 650201）

（責編：玉山）