淺析積極開展檔案管理工作的新課題

阿麗

（內(nèi)蒙古阿拉善盟額濟(jì)納旗機(jī)關(guān)事務(wù)中心，內(nèi)蒙古 阿拉善 735400）

【摘 要】檔案管理工作作為記錄事務(wù)的記事簿并不斷還原著歷史真相。一個(gè)企業(yè)或單位的檔案管理真實(shí)記錄成為日后觀察事件和研究事務(wù)發(fā)展提供了最重要的依據(jù)。本文從檔案管理的工作意義以及重要作用出發(fā)，淺析積極開展檔案管理工作的新課題，旨在讓檔案管理工作最終實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、技術(shù)化、遠(yuǎn)程化、智能化的服務(wù)水平，并實(shí)現(xiàn)資源共享，提高檔案管理工作效率。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；工作；思考；新課題

一、檔案管理工作的意義以及重要作用

檔案管理工作的有效開展不僅是對(duì)企業(yè)或單位榮譽(yù)（業(yè)績(jī)）的一種衡量，更是對(duì)企業(yè)或單位管理水平的一種肯定。由于檔案管理中記錄的相關(guān)內(nèi)容包含著企業(yè)或單位在發(fā)展過程中的優(yōu)秀成果。所以說檔案資料為企業(yè)或單位在發(fā)展過程中提供了最全面、最完善、最詳盡的數(shù)據(jù)，并能讓人們做出最合理的分析，制定出相關(guān)的發(fā)展方向和研究策略，提供出最全面的研究資料。

隨著科學(xué)技術(shù)水平的不斷攀升，檔案管理工作不僅在觀念上需要改變，在新技術(shù)下管理模式也需要做出積極的改善。這就要求檔案管理的工作人員利用好新的理念、新的技術(shù)、新的方式積極的改善檔案管理的工作進(jìn)度，從全方面的角度看出事務(wù)發(fā)展現(xiàn)狀和反映的最新成果。為企業(yè)或單位的資源取向、戰(zhàn)略發(fā)展、未來前景做出更好地信息導(dǎo)向的作用，也讓企業(yè)或者單位在未來的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中獲得更加有力的地位。

檔案管理工作中最重要的兩項(xiàng)意義。一：作為考察數(shù)據(jù)最精準(zhǔn)的依據(jù)。檔案文件具有相關(guān)的法律效應(yīng)。檔案資料具有歷史的沿襲和自身自然形成特點(diǎn)，讓檔案資料的記錄內(nèi)容具有客觀性，在資料和數(shù)據(jù)的面前更具有令人信服的證據(jù)資源，因此檔案屬于最可靠的參考材料；二：檔案資料作為參考的作用。涉及到照片、圖片、手稿、錄音都能夠反應(yīng)出社會(huì)的發(fā)展最為客觀的材料信息，成為更加有力的說服數(shù)據(jù)。一旦涉及到工作難題或者是參考數(shù)據(jù)的時(shí)候，只要到檔案管理室就可以找到答案。作為檔案管理的工作人員來說，就需要定期接受檢查并及時(shí)更新相關(guān)的檔案管理的數(shù)據(jù)信息，做好檔案管理工作的認(rèn)真負(fù)責(zé)，做好有據(jù)可查，有檢可索，有點(diǎn)可擴(kuò)。

二、淺析積極開展檔案管理工作的新課題

（一）把握好檔案管理收集關(guān)卡

在檔案管理的工作中，檔案的種類名目相對(duì)繁多，形式也多種多樣。要正確處理好“有文不歸”和“有文必檔”的關(guān)系，在檔案管理的規(guī)章制度中明確指定出文件的規(guī)定范圍和收集的重點(diǎn)。目的在于把有價(jià)值的文件收集齊全。并積極結(jié)合自身單位檔案管理的體制，根據(jù)組織機(jī)構(gòu)的結(jié)構(gòu)設(shè)置，檔案管理形成的模式規(guī)律建立起一個(gè)縱橫交錯(cuò)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，并協(xié)調(diào)好各部門的關(guān)系，做到檔案管理的工作，層層有人負(fù)責(zé)，這是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。

檔案管理工作還需要把分散的檔案工作進(jìn)行加工、分別鑒別、集中歸檔，按照數(shù)據(jù)的分布信息找出其中的規(guī)律，檔案管理的工作人員積極的把死的材料變成鮮活的信息，為開展檔案管理的各項(xiàng)工作所服務(wù)，也為檔案管理工作提供全面、整齊、精準(zhǔn)、可靠的管理數(shù)據(jù)。檔案管理員應(yīng)加強(qiáng)平時(shí)對(duì)檔案管理工作的檢查和督導(dǎo)工作，做到定期檢查和隨時(shí)收集，包容并蓄，這樣不僅可以豐富檔案管理工作的內(nèi)涵，還拓寬檔案管理的收集范圍，豐富館藏，有效的防止資料文件的流失。

檔案管理工作積極宣傳展開工作，運(yùn)用多渠道、多形式、多樣式、多場(chǎng)面宣傳方式，宣傳檔案管理相關(guān)的知識(shí)和法律法規(guī)，適時(shí)增強(qiáng)全員的檔案管理法律意識(shí)，自覺的配合好檔案管理的工作，以便工作能夠更好地開展。

（二）實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化

檔案管理工作是一個(gè)專業(yè)性很強(qiáng)的工種，這就要求相關(guān)的工作人員要有良好的職業(yè)道德，積極的工作態(tài)度、勇敢的奉獻(xiàn)精神、滿腔的工作熱情，還需要有專業(yè)知識(shí)、計(jì)算機(jī)知識(shí)、思想政治知識(shí)、先進(jìn)的管理知識(shí)等。這就要求檔案管理工作人員在工作崗位之中結(jié)合自己所學(xué)的專業(yè)知識(shí)，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高自己業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，也提高計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的綜合技能，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化管理水平，最終達(dá)到事半功倍的效果。最好可以利用計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫(kù)模擬人工立庫(kù)，能夠按照分別條目把檔案中的相關(guān)內(nèi)容打印出來，作為檔案管理檢索后的替代物，降低人工因素在文件歸檔中的不利影響，完全發(fā)揮出計(jì)算機(jī)檔案管理的優(yōu)勢(shì)作用，不斷減少手工操作的時(shí)間因素，提高檔案管理的工作效率，更好地成就服務(wù)型社會(huì)。

（三）創(chuàng)新檔案管理工作的思維方式

通過對(duì)檔案管理工作的分析研究，按照主體分類對(duì)檔案中存在的大量信息進(jìn)行歸納、總結(jié)、綜合、摘編等相關(guān)步驟編制成各種檔案管理的參考資料，能夠讓檔案管理的資源庫(kù)更加系統(tǒng)、更加精準(zhǔn)、更加簡(jiǎn)練，提高信息查找的利用率，改變以往檔案管理的被動(dòng)局面，提高工作效率和相關(guān)的服務(wù)質(zhì)量。

檔案管理的工作人員需要從思想上樹立起高質(zhì)量的服務(wù)觀念，在工作中充分利用檢索查找等助手作用，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化、技術(shù)化、遠(yuǎn)程化、智能化的服務(wù)功能，積極實(shí)現(xiàn)資源共享。科學(xué)有效的建立起檔案管理工作的規(guī)章制度和管理模式，配置好最和適宜的保存管理設(shè)施，利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和現(xiàn)代化的管理模式，積極按照國(guó)家的相關(guān)規(guī)定保存好檔案文件，防止檔案文件的破損、褪色、散失、霉變等。確保文件檔案的完整和安全，對(duì)那些具有珍貴資源價(jià)值的檔案文件需要進(jìn)行特殊形式的保管，做好積極的保管對(duì)策。

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