關于檔案管理安全工作的研究

劉淑奕

【摘 要】做好檔案安全工作是推動檔案事業科學發展的前提，是健全檔案工作“三個體系”的重要保證。各部門各單位要充分認識加強檔案安全工作的重要性和緊迫性，不斷增強憂患意識和戒懼之心，增強責任感和使命感，把檔案安全工作抓實抓緊抓好。

【關鍵詞】檔案管理 安全工作 研究

【中圖分類號】F276 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2016）34-0168-01

目前，在檔案安全保管方面存在著注重檔案實體安全、忽視檔案信息安全，注重檔案安全制度建立、忽視對制度執行情況的監督與落實，注重檔案突發事件應急預案的制定、忽視應急預案的演練等傾向，要實現檔案館建設成為檔案安全保管基地的目標，加強檔案館安全保障能力，構建檔案安全保障體系尤為重要。

一、明確檔案安全防范重點，保證檔案安全保障體系切實有效

檔案安全保障體系建設從宏觀上說是一項龐大的系統工程，涉及基本理論、基礎設施、制度保障、技術支持等諸多方面；從微觀上講貫穿于檔案管理的各個環節，是關系到檔案實體與信息安全的重要保證。具體到每一個檔案館，在建立各自的檔案安全保障體系中，統籌兼顧，重點突出。對照不同類型的檔案安全事故，針對不同的檔案載體、不同的保存狀況、不同的存儲環境等因素，找準安全隱患，明確檔案安全防范重點，制定行之有效的檔案安全保障方案，打造切實可行的檔案安全保障體系。

二、加強檔案館庫建設，為檔案安全打造第一道防線

檔案館庫是檔案安全最重要的保證。但是由于受經濟發展階段所限，多年來，各級政府對檔案館庫建設的投入不足，檔案館庫建設普遍存在以下問題：一是館舍面積嚴重不足。以吉林省為例，全省70個綜合檔案館建筑面積低于1200平方米的有39個，占比65%；庫房面積不足500平方米的有53個，占比88.3%，有的檔案館建筑面積不足百平方米。《檔案法》賦予的檔案接收保管等業務工作無法正常開展。許多符合進館期限的檔案保存在各立檔單位中，造成極大的安全隱患。二是檔案的安全保管得不到保證。近幾年，檔案館舍建設越來越引起重視。很多省份都在預算內安排了館舍建設補助資金，用于檔案館臺的新建擴建和維修改造，取得了一定效果。今年國家啟動了中西部地區縣級檔案館建設工程，安排中央預算內投資補助中西部地區縣級檔案館館合建設。要抓住機遇，積極落實地方配套資金，嚴格按照《檔案館建設標準》和《檔案館建筑設計規范》要求，建設一批滿足未來30～50年需求的堅固、安全、符合檔案保管要求的現代化檔案館，為檔案安全打造第一道防線。

三、加強安全設施建設，保證檔案日常管理的安全運轉

完善的檔案館安全設施是保證檔案安全最有效的防護網。《國家檔案局關于副省級市以上國家檔案館安全技術防范系統建設工作的通知》提出了檔案館安全設施建設的新要求。各級檔案館要結合新館建設，建設完備的檔案館安全設施；現有館舍也要按照《通知》要求，重點建設監控、自動報警、自動滅火系統、溫濕度控制、門禁系統等安全設施建設，實現檔案安全管理的自動化和可控性。

四、建立健全完善的檔案安全工作制度，提高檔案安全管理的軟實力

保證檔案安全既涉及檔案的實體安全又涉及檔案的信息安全，體現在檔案工作的接收、保管、整理、鑒定、利用、數字化等各個環節中。要針對不同的工作環節，細化檔案安全工作制度。加強對制度執行情況的監督檢查力度，確保各項制度落到實處。 要重視建立珍貴檔案保護制度。對館藏珍貴檔案，除建立特藏庫外，對其中極為珍貴的“鎮館之寶”，應借鑒文博部門保存珍貴文物的經驗，如臺北故宮博物院保存的《富春山居圖》等珍品規定每4年才能展出一次。采取單獨裝具特殊保存珍品檔案，對其原件出庫條件、程序及時間間隔等做出明確的規定。要重視建立瀕危檔案排查制度，盡快對破損檔案采取搶救和保護措施。同時在搶救過程中，選擇適當的方式方法，避免對檔案的二次破壞。要重視建立檔案館應急預案定期演練制度。目前各級國家檔案館按照《檔案工作突發事件應急處置管理辦法》要求，普遍對各種突發災害和突發事件制定出相應的檔案搶救和保護預案，但是應急預案僅僅停留在紙面上，真正遇到突發事件，應急預案完全不能發揮作用。建立檔案館應急預案定期演練制度的目的就是要提高工作人員的安全意識、風險防范意識和突發事件應對能力，明確責任，建立起檔案館快速應急反應體系。

五、加快檔案數字化進程，保證數字檔案信息的安全

隨著我國信息化的普及，檔案信息化建設迅猛發展，檔案的數字化管理日益普遍。很多檔案館以利用需求為導向，加快檔案數字化進程。檔案數字化已成為保護檔案原件、提高服務能力、提高容災能力的重要手段。2008年北川縣檔案館在地震中倒塌，大量檔案嚴重損毀，2009年德國科隆市歷史檔案館倒塌，包括馬克思、恩格斯著作手稿在內的許多珍貴的檔案資料被埋在廢墟之下，直接導致相當數量的原始檔案無法彌補，用檔案館一位官員的話說：“這次損失的是總計18公里長檔案架上的德國歷史。”這兩次事件，讓我們更加認識到檔案數字化的重要性。檔案館數字檔案信息呈幾何級增長，數字檔案信息的安全保障必須受到重視。在檔案數字化過程中，要建立完善的管理制度和操作規程，同時針對數字信息易于竊取、易于改動、易于丟失等特點，從設備、系統、數據等各個環節強化安全管理，保證數字檔案信息的絕對安全。

無論多么完善的檔案館安全保障體系，都需要由人來執行。樹立檔案館人員“安全第一”的理念，提高安全意識和責任意識，嚴格檔案安全管理制度，掌握突發事件應急處置方法，對檔案館安全保障體系建設至關重要。